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EXCEL中大量數(shù)據(jù)快速錄入的技巧

發(fā)布時(shí)間: 2012/9/20 17:05:08

一、表頭的設(shè)計(jì)處理

　　首先要自己設(shè)計(jì)一張工作表。表頭上的表項(xiàng)設(shè)置，必須建立在對(duì)上級(jí)部門數(shù)據(jù)庫的認(rèn)真剖析的基礎(chǔ)之上。如果是傳統(tǒng)的DBF數(shù)據(jù)庫，當(dāng)然可以直接在EXCEL中進(jìn)行相關(guān)操作；如果是ACCESS數(shù)據(jù)庫，經(jīng)過適當(dāng)處理，我們也可以在EXCEL2000中對(duì)它進(jìn)行操作。實(shí)在不行，那就逐項(xiàng)記錄下所要錄入的數(shù)據(jù)項(xiàng)，自己設(shè)計(jì)一個(gè)表頭也是可以的。表頭最好用漢字注明，這樣可以避免錄入時(shí)出現(xiàn)張冠李戴的情形，需要時(shí)再適當(dāng)調(diào)整一下就行了。

　　二、“查找、替換”和“自動(dòng)更正”功能的巧用

　　再來分析一下這些數(shù)據(jù)：在“畢業(yè)學(xué)校”一欄，有好多個(gè)學(xué)生畢業(yè)于同一所學(xué)校，重復(fù)輸入效率肯定不高。對(duì)，有了，先自己定義幾個(gè)字符來臨時(shí)替代一下各個(gè)學(xué)校的名稱（如用“4Z”代表“棗陽市第四中學(xué)”，等全部完成后再按“Ctrl+H”把所有的“4Z”全部替換為“棗陽市第四中學(xué)”不就行了？

　　[提示：盡量用一些簡單好記、易錄入、不會(huì)與其他內(nèi)容發(fā)生混淆的字符來執(zhí)行替換，不過不要光顧了簡單好記，否則，你用“4”代替“棗陽市第四中學(xué)”試試，做了“全部替換”后可別罵人喲！]

　　如果你連Ctrl+H這一步也想省去，你可以試試EXCEL的“自動(dòng)更正”功能。使用自動(dòng)更正功能，可以簡化用戶對(duì)大量重復(fù)數(shù)據(jù)的輸入操作，例如可以將上面的“4z”定義更正為“棗陽市第四中學(xué)”，定義的方法是：

　　1.從工具菜單中選擇“自動(dòng)更正”，打開自動(dòng)更正對(duì)話框。

　　　　2.在“替換”框中輸入數(shù)據(jù)，如：“4z”，在“替換為”框中輸入數(shù)據(jù)，如：“棗陽市第四中學(xué)”，單擊“添加”，再單擊 “確定”。

　　　　之后，只需在單元格中輸入“4z”兩字，即會(huì)自動(dòng)更正為“棗陽市第四中學(xué)”。

　　三、輸入法的自動(dòng)切換

　　在輸入數(shù)據(jù)時(shí)，一張工作表中同時(shí)包含漢字、英文字母和數(shù)字，那么對(duì)于不同的單元格，輸入時(shí)不斷地切換輸入方式也是人為增加的錄入工作量。只要作一下預(yù)處理，便可以使Excel對(duì)不同類型的單元格實(shí)現(xiàn)輸入法的自動(dòng)切換。

　　啟動(dòng)Excel 2000，新建一工作簿，取名為“2002.xls”，右鍵單擊工作表標(biāo)簽“Sheet1”，選擇“重命名”，改名為“學(xué)籍登記表”。先將小張經(jīng)常使用的“智能陳橋輸入法”設(shè)為默認(rèn)漢字輸入法：單擊右下角的“En”圖標(biāo)，選擇“屬性”，在出現(xiàn)的對(duì)話框中選擇語言標(biāo)簽下的“智能陳橋輸入平臺(tái)”，單擊[設(shè)為默認(rèn)值]并確認(rèn)。按上述設(shè)計(jì)輸入表頭內(nèi)容，然后選中“姓名”、“性別”等需要輸入漢字的那些列，在菜單中依次選擇“數(shù)據(jù)→有效性→輸入法模式”選項(xiàng)卡，在“模式”下拉列表框中選擇“打開”，單擊[確定]按鈕（如圖1）。再選擇其他各列，同上操作步驟，調(diào)出“輸入法模式”選項(xiàng)卡，在“模式”下拉列表框中選擇“關(guān)閉（英文模式）”，單擊[確定]按鈕即可。

　　經(jīng)過這樣簡單的處理之后，在錄入過程中，當(dāng)插入點(diǎn)處于不同的單元格時(shí)，Excel 2000能夠根據(jù)我們進(jìn)行的設(shè)置自動(dòng)在中英文輸入法間進(jìn)行切換，省去了來回進(jìn)行中英文切換的麻煩�！　�

　　四、不定長數(shù)據(jù)的預(yù)處理

　　對(duì)于學(xué)生家庭住址這一欄，列寬該如何設(shè)置呢？太寬了會(huì)造成表格過寬左右滾動(dòng)不方便，太窄又怕萬一哪個(gè)學(xué)生的地址比較長，豈不被它右邊的列給擋住了？不要緊，有兩招都是專門對(duì)付這種情況的：

　　第一招、在“家庭住址”列上方單擊，選中整列，依次選擇菜單“格式→單元格→對(duì)齊”，在“文本控制”下選中“縮小字體填充”復(fù)選框（如圖2），單擊[確定]按鈕，調(diào)整該列到合適的列寬。這樣如果某個(gè)同學(xué)的地址超過了單元格的寬度，Excel能夠自動(dòng)縮小字符的大小把數(shù)據(jù)調(diào)整到與所設(shè)列寬一致，以使數(shù)據(jù)全部顯示在單元格中。即使以后對(duì)這些單元格的列寬進(jìn)行了更改，其中的字符也可乖乖地自動(dòng)增大或縮小字號(hào)，以適應(yīng)新的單元格列寬。

　　第二招、選中“家庭住址”列后，勾選圖2中的“自動(dòng)換行”復(fù)選框后，Excel能根據(jù)列的寬度和文本內(nèi)容的長度自動(dòng)換行，這樣就不必瞇起眼睛去忍受那些小字了！

　　五、讓EXCEL也“自動(dòng)編號(hào)”

　　我們都知道，EXCEL的自動(dòng)填充是它的一大特色功能。利用它來進(jìn)行序號(hào)的“自動(dòng)編制”，簡直就像是量體裁衣一樣方便。一般自動(dòng)填充的方法都是用鼠標(biāo)左鍵指向填充柄，按住鼠標(biāo)向下拖動(dòng)完成的（填充柄是位于選定區(qū)域角上的小黑塊，將鼠標(biāo)指向填充柄時(shí)，鼠標(biāo)的形狀變?yōu)楹谑�。拖�?dòng)填充柄可以將內(nèi)容復(fù)制到相鄰單元格中，或填充日期系列）。如果表格有太多的行，這種方法不便掌握拖動(dòng)的距離。這里介紹一種本人摸索的更簡單的操作方法：用鼠標(biāo)左鍵雙擊填充柄。一切OK！注意：這樣做有時(shí)候不能達(dá)到預(yù)期的填充效果。還必須滿足下列條件：

　　1、只能縱向填充不能橫向填充。

　　2、欲填充的列的左(右)相鄰列非空，且中間無間斷，否則以上填充將在間斷處停止。計(jì)算機(jī)學(xué)習(xí)網(wǎng)站www.boydavid.com

　　3、該方法對(duì)文本形式的序列也起作用。　　　　

六、自動(dòng)定位小數(shù)位

　　因?yàn)橛幸淮笈T如123.5之類的學(xué)生成績需要錄入，如果錄入前先進(jìn)行下面的設(shè)置，將會(huì)使你的輸入速度成倍提高（可以不需要輸入小數(shù)點(diǎn)）。

　　單擊“工具”→“選項(xiàng)”→“編輯”選項(xiàng)卡，選中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，在“位數(shù)”微調(diào)編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)。在此，我們鍵入“1”（如圖3）。單擊“確定”按鈕。

　　現(xiàn)在，在工作表的某單元格中鍵入“1235”，則在你按了回車鍵之后，該單元格的數(shù)字自動(dòng)變?yōu)?ldquo;123.5”。方便多了吧！此時(shí)如果你在單元格中鍵入的是“89”，則在你結(jié)束輸入之后，該單元格中的數(shù)字自動(dòng)變?yōu)?ldquo;89.0”。

　　另外，如果你在“位數(shù)”框中輸入一個(gè)負(fù)數(shù)，比如“-1”，則Excel將在輸入的數(shù)字后自動(dòng)添上兩個(gè)“0”。如果要暫時(shí)取消在“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”功能中設(shè)置的選項(xiàng)，可以在輸入的數(shù)據(jù)中自帶小數(shù)點(diǎn)。利用Excel的“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”的功能，對(duì)于大量帶有固定小數(shù)位的數(shù)字，或帶有固定位數(shù)的以“0”字符串結(jié)尾的數(shù)字的輸入，將大大提高編輯速度。

　　七、讓表格個(gè)性化

　　為了提高工作效率，越干越起勁，同時(shí)好為了避免錄入時(shí)間過長后出現(xiàn)差錯(cuò)。選中整個(gè)工作表，單擊格式菜單下的“自動(dòng)套用格式……”，出現(xiàn)“自動(dòng)套用格式”對(duì)話框，選擇一種比較你所喜歡的方案，單擊[選項(xiàng)]按鈕，展開對(duì)話框下部的“應(yīng)用格式種類”選項(xiàng)框，為了保持前面的諸多設(shè)置，必須去掉“數(shù)字”、“對(duì)齊”、“邊框”等復(fù)選項(xiàng)前的選擇，只復(fù)選“字體”和“圖案”兩項(xiàng)，[確定]后完成設(shè)置。
本文出自：億恩科技【mszdt.com】

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