六種措施 全面有效保護(hù)OFFICE文檔安全

OFFICE文檔是我們辦公中使用最普遍的文檔格式之一，它里面存儲(chǔ)內(nèi)容一般都是涉及公司或個(gè)人的重要內(nèi)容，在很多情況下是禁止別人修改或者查看的。那么如何才能做到這一點(diǎn)呢?其實(shí)，合理運(yùn)用OFFICE軟件本身的一些設(shè)置即可較好的滿(mǎn)足大家的要求。下面我們就以Word 2003為例向大家介紹具體的做法。

一、設(shè)置保存密碼

使用密碼對(duì)文檔進(jìn)行保護(hù)，是一種最常用的做法。密碼保護(hù)一共分為兩層，即打開(kāi)權(quán)限密碼和修改權(quán)限密碼。對(duì)文檔設(shè)置密碼一共有兩個(gè)地方可以進(jìn)行，操作都比較簡(jiǎn)單。如果該文檔是初次保存，那么我們就可以在打開(kāi)“另存為”窗口設(shè)置保存位置和文件名時(shí)，單擊“另存為”窗口右上角的“工具”按鈕，在彈出的菜單中選擇“安全措施選項(xiàng)”命令打開(kāi)“安全性”窗口，在這里我們就可以分別設(shè)置“打開(kāi)文件時(shí)的密碼”和“修改文件時(shí)的密碼”了，建議大家不要將這兩個(gè)密碼設(shè)為同一個(gè)內(nèi)容。

如果文件初次保存時(shí)沒(méi)有設(shè)置密碼，那么也沒(méi)關(guān)系，我們只需要打開(kāi)“工具”菜單下的“選項(xiàng)”命令，將打開(kāi)的“選項(xiàng)”窗口切換到“安全性”標(biāo)簽，在這里同樣可以設(shè)置打開(kāi)和修改權(quán)限密碼。

對(duì)于擁有打開(kāi)權(quán)限密碼，那么在打開(kāi)受保護(hù)的文檔時(shí)，該文檔是只讀屬性，如果對(duì)進(jìn)行了修改，那么只能換名存盤(pán)，不會(huì)影響到原文檔的內(nèi)容;如果擁有修改權(quán)限密碼，那么就表示對(duì)文檔擁有了完全控制權(quán)。

二、防止文檔屬性暴露信息

即使我們對(duì)文檔進(jìn)行了加密，但是還不能保證肯定安全。因?yàn)楫?dāng)我們?cè)诮�立文檔時(shí)如果先輸入文檔的內(nèi)容，然后再保存時(shí)，那么就會(huì)在文檔屬性的“摘要”標(biāo)簽中顯示一些個(gè)人信息。對(duì)此，我們只需要在資源管理器中打開(kāi)該文檔的屬性窗口，將其切換到“摘要”標(biāo)簽，然后將標(biāo)題、主題、作者、備注等信息全部刪除，或者填寫(xiě)一些無(wú)關(guān)緊要的內(nèi)容。

其次，我們也可以直接在文檔中打開(kāi)“工具”菜單下的“選項(xiàng)”命令，然后在“安全性”標(biāo)簽中把“隱私選項(xiàng)”下的“保存時(shí)從文件屬性中刪除個(gè)人信息”項(xiàng)選中即可。

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