Word文檔中的重復(fù)字符串自動更新技巧

發(fā)布時間: 2012/7/21 15:13:53

我常遇到這種情況：Word文檔已經(jīng)輸入完成時，某一個數(shù)值發(fā)生了變化，要將文檔中所有相同的數(shù)值也要進行改變，通常我們用“編輯/替換”命令來實現(xiàn)，但這種方法屬于事后補救，顯得麻煩。最好是可以在輸入過程中，某一些固定字符發(fā)生變化后，其它重復(fù)字符自動進行改變。筆者總結(jié)出如下兩種方法：

　　一、定義書簽法

　　將相關(guān)的數(shù)值及文字(如“利潤比上年同期增長70%”等)輸入到Word文檔中，然后選中這一特定字符串，執(zhí)行“插入/書簽”命令，打開“書簽”對話框，輸入一個便于理解的名稱(如“替換百分比”)，然后按下“添加”鍵，這個對話框就自動關(guān)閉了。

　　以后需要輸入該詞條時，執(zhí)行“插入/引用/交叉引用”命令，打開“交叉引用”對話框，按“引用類型”右側(cè)的下拉按鈕，選擇“書簽”選項，然后在下方列表中選擇需要的書簽名稱，并確定“引用內(nèi)容”為“書簽文字”，最后單擊“插入”按鈕即可

　　執(zhí)行完這些操作后，如果要對相關(guān)數(shù)值進行修改，如改為“利潤比上年同期增長70%”我們只需在原始數(shù)據(jù)(也就是定義成書簽的那個數(shù)據(jù))上修改，然后按“Ctrl+A”組合鍵選中全文，再按一下F9功能鍵，后面相同的數(shù)值也會做出應(yīng)的更改，更加方便、準確、高效。

　　二、選擇性粘貼法

　　將需要的特定字符(如“利潤比上年同期增長70%”等)輸入到Word文檔中，然后選中這一特定字符，執(zhí)行“復(fù)制”操作。再將光標定在需要再次輸入此詞條的位置上，執(zhí)行“編輯/選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“粘貼為鏈接”選項(其它選項不需要更改)，確定返回就行了。重復(fù)執(zhí)行此操作，直到將所有的相關(guān)數(shù)值及文字輸入完成

　　以后按照方法一的操作步驟，就可以更新數(shù)據(jù)了!

　　小提示：這兩種方式支持對原始數(shù)據(jù)進行刪除，如果要在原始數(shù)據(jù)上面添加文字或者數(shù)據(jù)，那可就不行了。

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