文檔管理的基石——文檔組織

縱觀時下人們的生活，大至國家、民族、各級行政區(qū)域，小至舞臺上的生、旦、凈、末、丑，分類組織的理念無處不在；打開計算機瀏覽網頁，互聯(lián)網各網站上的組織分類更是鋪天蓋地，甚至興起了一批專門對網站進行分類的網上導航類網站。

圖1

分類組織將無規(guī)律的事物按照其內在聯(lián)系歸屬不同門類之下，使之更加便于認知、查找、管理與使用。文檔管理亦是如此，清晰的文檔組織能夠幫助使用者快速地了解系統(tǒng)中文檔的邏輯結構，方便查找和有序化管理，并為用戶的使用帶來便利。

然而，筆者卻驚訝地發(fā)現(xiàn)，目前國內大部分的文檔管理類產品對文檔組織的理解與行動都處于無意識階段或者初級階段，導致用戶仍然無法從文檔組織中獲益。

基本分類組織

圖2

圖3

上圖為某網盤類產品（如圖2）和Windows 7系統(tǒng)（如圖3）初始階段提供的簡單文檔組織分類，兩者都從一定的角度創(chuàng)建了一些分類的項目，如“我的音樂”、“我的照片/圖片”、“我的視頻”從文件格式的角度對文件進行了簡單分類，“下載”、“收藏夾”、“我收到的共享文件”從用戶行為的角度分類文檔。

這樣的分類組織方式不夠合理，界限不明，相互交織，往往造成用戶的困惑，最終仍無法讓用戶快速準確獲得所需信息。例如“我的資料”中可能也包含一些視頻、音頻和圖像資料，“下載”中用戶可能下載的文檔類型更是無所不包。如此分類組織，對用戶而言，有等于無。

怎樣帶給用戶更加合理的分類組織方式？業(yè)界對此莫衷一是。不同的用戶使用環(huán)境和用戶偏好，使得相關的產品很難從中提取出適宜的通用模板。

而由愛數(shù)公司推出的愛數(shù)AnyShare 3.0這款企業(yè)文檔管理產品，針對企業(yè)辦公文檔管理的實際需求，提出三大基礎文檔分類組織方式（如圖4），依據(jù)不同文檔的交互對象與共享收攏空間劃分“我的文檔”、“部門文檔”、“共享文檔”三大基礎分類。

圖4

作為企業(yè)級文檔管理產品，愛數(shù)針對其用戶群體的特點，對企業(yè)協(xié)作和共享環(huán)境下的文檔組織管理作出如下分析：

1.企業(yè)文檔交互協(xié)作與行政組織架構息息相關

企業(yè)這部機器的正常運作依賴于其各個部件——各個部門的穩(wěn)步運轉，故企業(yè)大部分的文檔交互協(xié)作行為都在部門內部進行。

愛數(shù)AnyShare 3.0提供的“部門文檔”為企業(yè)提供部門內文檔交互與知識共享平臺，將文檔交互、協(xié)作、共享收攏于部門內部，避免不必要的擴散帶來的文檔組織混亂。

2.企業(yè)文檔也可能存在靈活的交互協(xié)作與共享

企業(yè)大型網站更新、市場活動可能需要多個部門合力完成，或是某個技術難題的攻克可能抽取多個部門的技術骨干……這些跨部門的交互協(xié)作在企業(yè)中也時有發(fā)生。

愛數(shù)AnyShare 3.0中的“共享文檔”分類全面支持這種分離于行政組織架構之外的、基于主題的文檔交互協(xié)作，企業(yè)員工可在“共享文檔”下單獨開辟的特定主題空間完成協(xié)同工作。

3.企業(yè)文檔可分為知識性文檔與信息性文檔

知識性文檔主要用于工作經驗、技術、公司文化等傳遞之用，定向傳播給指定人員或部分人員吸收學習，較少改動。“共享文檔”與“部門文檔”即可根據(jù)不同的共享空間滿足用戶對知識性文檔的分類組織需求。

信息性文檔則主要為員工的業(yè)務服務，一方面可能是作為員工工作的參考資料，如一些權威分析報告、評論等，另一方面也可能是經過員工編撰的產品文檔等。這類文檔會經過員工的加工、再造。這類文檔可依據(jù)實際的文檔交互范圍，歸類至愛數(shù)AnyShare 3.0特定主題的“共享文檔”、部門內部協(xié)作的“部門文檔”或員工自行編撰管理的“我的文檔”下。如部門內協(xié)作完成的文檔，可將其和相關的參考資料一同存放于“部門文檔”下的相應文件夾中。

至此，愛數(shù)AnyShare 3.0針對其用戶群體的特點量體裁衣，采取適合企業(yè)文檔管理、協(xié)作、共享的文檔組織方式。而網盤類產品等，也應當細致分析各自用戶群體的特性，探尋滿足用戶需求的文檔組織模型。

邏輯分類

三大基礎分類雖然能夠滿足用戶基礎的文檔分類需求，但文檔本身即具有多重屬性，我們可以從下例中了解分析。

下圖為大家比較熟悉的購物網站收藏商品提示，用戶在收藏商品時，可為商品打上多個標簽，以后即可通過標簽在收藏夾中查找此商品。

圖5

事物的屬性往往并不是單一的，如圖中用戶收藏的衣服，同時被此用戶標注上了“春裝”和“連衣裙”兩個標簽，而其他用戶也可能為其標注“絲綢”/“皮革”、“紅色”/“黑色”等其他角度的標簽分類。

回到文檔管理，也同樣存在這樣的問題，一份報表既可以按照生成時間歸類至“3月報表”，也可以依據(jù)部門歸類至“生產部”。可見，文檔組織也從來不是單一維度的簡單那分類，這使其變得更加高深莫測。

愛數(shù)AnyShare 3.0尊重文檔的自然屬性，在三大基礎分類的基礎上，更進一步提供“文檔庫”這種靈活的邏輯分類方式，支持對工作文檔的多維度分類。

邏輯分類通過創(chuàng)建“文檔庫”與被包含工作文檔的邏輯聯(lián)系，使得存儲在用戶三大基礎文檔分類目錄不同位置的工作文檔在同一視圖下呈現(xiàn)，如同各大購物網站的分類標簽。

如上圖，某公司的兩條產品線分別生產產品A和產品B，而產品A與產品B的設計文檔分別存儲在部門A與部門B的“部門文檔”下。此時用戶即可通過訪問名為“設計文檔”的文檔庫，快速找到各條產品線的設計文檔。

用戶根據(jù)實際的文檔管理需求，從各個角度建立文檔庫與工作文檔的邏輯聯(lián)系，即可完成對文檔的多維度分類組織。

文檔組織是文檔管理的第一步，也是促成文檔有序化管理的基礎，大部分文檔管理相關類產品雖然開始甦生一些文檔組織意識，卻仍然存在較大的改進空間。在這方面，愛數(shù)AnyShare 3.0已經給出了一個很好的開端，也期待行業(yè)更多的關注，推進文檔組織思想步入成熟，切實為文檔管理夯實基礎。

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