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菜鳥(niǎo)必需掌握的幾個(gè)辦公技巧 |
| 發(fā)布時(shí)間: 2012/7/4 16:33:31 |
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很多人認(rèn)為只有掌握了Excel的函數(shù)、圖表、這些高級(jí)應(yīng)用才能熟練、高效的辦公。其實(shí)不然，在我們?nèi)粘Ｉ钆c工作中用的最多的還是Excel的一些基本操作.如果能熟練使用這些基本操作同樣能讓我們這些菜鳥(niǎo)在工作中事半功倍。 應(yīng)用一 用Excel打造超強(qiáng)收藏夾. 我們的文件通常都是分門(mén)別類(lèi)的存放于電腦中不同的文件夾里.每次做完一張表格,保存好之后又要切換到其它文件夾中打開(kāi)其它的表格繼續(xù)輸入.如果遇到幾個(gè)不在同一文件夾且放置在深層目錄里的文件,那么光在文件夾里切換就得花不少時(shí)間,有沒(méi)有辦法讓我們能夠方便的打開(kāi)我們每天經(jīng)常用到的工作簿或是其它文檔甚至常用軟件呢? 1. 在桌面上新建一個(gè)名為“收藏夾.xls”的工作簿。并打開(kāi)該作簿。 2. 選中任意單元格，輸入“=hyperlink(“D:\工作記錄\2008年工作記錄.xls”，“2008年工作記錄”)” 括號(hào)中第一對(duì)雙引號(hào)內(nèi)輸入你所需要打開(kāi)的工作簿的路徑。第二對(duì)雙引號(hào)內(nèi)輸入你要顯示在單元格中的內(nèi)容。注：以上文本均用英文半角輸入。無(wú)外引號(hào)。 如下圖所示  可以毫不夸張的說(shuō):hyperlink函數(shù)可以到達(dá)你的電腦中的任何地方. 應(yīng)用二： 重復(fù)上一次操作我用F4 每天我們都要重復(fù)做許多相同的操作。如：經(jīng)常插入行、列。合并單元格。或是給許多單元格中的數(shù)據(jù)設(shè)置格式。這時(shí)F4鍵可以派上用場(chǎng)了。 例如：拖動(dòng)鼠標(biāo)選中我們需要合并的單元格再點(diǎn)擊工具欄上的合并單元格按鈕將單元格合并。如果我們還有其它單元格需要合并，那么只需要選中我們需要合并的單元格再按F4鍵就行了。也許有人會(huì)說(shuō)：用填充柄也可以達(dá)到這個(gè)效果。如果你所需要合并的單元格大小一樣而且位置是連續(xù)的確實(shí)可以用填充柄。但是如果你每次所需要合并的單元格大小不一樣或者位置并不連續(xù)，那么再用填充柄就有點(diǎn)力不從心了。同理，如果我們需要給許多無(wú)規(guī)律的數(shù)據(jù)添加格式（有規(guī)律的數(shù)據(jù)可以使用“數(shù)據(jù)有效性”）我們可以先將第一個(gè)單元格的格式設(shè)置好之后再選中其它需要設(shè)置格式的單元格，再按下F4鍵�？�，是不是全部變成一樣的格式了。 應(yīng)用三： 妙用Tab與Enter鍵。讓活動(dòng)單元格自動(dòng)回到行首。 很多人在錄入數(shù)據(jù)的時(shí)候輸入完一個(gè)單元格的數(shù)據(jù)之后習(xí)慣于用→鍵將活動(dòng)右移。如下圖所示  當(dāng)我將A4單元格的數(shù)據(jù)輸入完畢之后用→鍵將活動(dòng)單元格移到B4。以此類(lèi)推。每次我都用→鍵將活動(dòng)單元格右移，當(dāng)我輸入到該行的最后一格I4時(shí)我必須用Enter鍵或↓鍵將活動(dòng)單元格下移一格。再按8次←鍵才能回到下一行的行首。也就是A5單元格。如果要錄入大量數(shù)據(jù)的話，在這個(gè)操作上也要浪費(fèi)不少時(shí)間。試試這個(gè)方法吧,當(dāng)我輸入完A4單元格的數(shù)據(jù)之后不用→鍵而是用Tab鍵將活動(dòng)單元格右移。以此類(lèi)推，每次我都用Tab鍵將活動(dòng)單元格右移, 當(dāng)我輸入到該行的最后一格I4時(shí)只需要按下Enter鍵，這時(shí)活動(dòng)單元格會(huì)自動(dòng)回到第二行的行首，也就是A5單元格。軟件設(shè)計(jì)者也考慮到了不同用戶的不同輸入習(xí)慣。比如有些用戶輸入了A4的數(shù)據(jù)之后再輸入A5的數(shù)據(jù)，接著輸入A6。把這一列輸入完畢之后再輸入第二列的數(shù)據(jù)。對(duì)于這類(lèi)人，用Enter鍵也可以達(dá)到上述效果。先拖動(dòng)鼠標(biāo)選中需要錄入數(shù)據(jù)的所有單元格。  這時(shí)活動(dòng)單元格會(huì)以高亮顯示，這時(shí)可以在活動(dòng)單元格中輸入數(shù)據(jù)，完成后，按下Enter鍵，活動(dòng)單元格會(huì)下移一格，我們只需要在每次輸完數(shù)據(jù)之后按下Enter鍵,就可以達(dá)到當(dāng)活動(dòng)單元格到達(dá)我們所選擇的區(qū)域的邊緣時(shí)自動(dòng)回到第二列第一格的功能. 應(yīng)用四: 搜索我要另覓捷徑. Excel的“查找與替換”功能相信大家都不陌生，按快捷鍵Ctrl+F主可以調(diào) 出“查找與替換”。然后輸入我們需要查找的關(guān)鍵字，接著點(diǎn)擊“查找全部”。 這只是Excel查找與替換的基本應(yīng)用。當(dāng)我們點(diǎn)擊該對(duì)話框中的“選項(xiàng)”按鈕，會(huì)發(fā)現(xiàn)更多高級(jí)應(yīng)用。  在默認(rèn)狀態(tài)下Excel會(huì)將你所輸入的關(guān)鍵字與工作表中的內(nèi)容進(jìn)行模糊匹配。也就是如果你查找“電腦”，Excel會(huì)將“電腦愛(ài)好者”“電腦雜志”這所有包含“電腦”二字的內(nèi)容全部查找出來(lái)。如果我們需要精確匹配關(guān)鍵字，只要勾選“單元格匹配”就行了。 在Word中有一項(xiàng)“選擇格式相似的文本”功能。只要選擇需要需要查找的字符，右擊鼠標(biāo)在快捷菜單中選擇“選擇格式相似的文本”項(xiàng)。那么所有與該關(guān)鍵字格式一樣的字符都會(huì)反白顯示。Excel也有這種功能。點(diǎn)擊“查找與替換”對(duì)話框中“格式”按鈕上的黑色倒三角形符號(hào)。在下拉列表框中選擇“從單元格選擇格式”。這時(shí)鼠標(biāo)會(huì)變成一個(gè)十字光標(biāo)和一個(gè)吸管圖像。在需要查找的單元格中單擊。再點(diǎn)擊“查找全部”。Excel會(huì)以該單元格中字符的格式為搜索條件，將所有與該單元格中字符格式相同的單元格全部搜索出來(lái)。 看完了這篇文章你還認(rèn)為高效辦公只是高手的專(zhuān)利嗎? 本文出自：億恩科技【mszdt.com】 服務(wù)器租用/服務(wù)器托管中國(guó)五強(qiáng)！虛擬主機(jī)域名注冊(cè)頂級(jí)提供商！15年品質(zhì)保障！--億恩科技[ENKJ.COM] |
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