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Excel"數(shù)據(jù)有效性"和"條件格式"高級應用 |
| 發(fā)布時間: 2012/7/4 16:36:07 |
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數(shù)據(jù)錄入是一項既枯燥又煩瑣，且容易出錯的事情。不過如果我們能夠合理的利用Excel中的“數(shù)據(jù)有效性”和“條件格式”這兩項功能，那么我們的數(shù)據(jù)錄入工作的出錯機率將會大大的降低。但是朋友們知不知道如果把Excel函數(shù)和“數(shù)據(jù)有效性”、“條件格式”結(jié)合起來能夠達到更好的效果嗎？那么我們且來看看。 一、檢查空單元格 大量數(shù)據(jù)錄入完畢之后肯定先要檢查一下有沒有遺漏的單元格沒有輸入數(shù)據(jù)。如果用肉眼去看的話，太沒效率了。試試“Isblank”函數(shù)吧。拖動鼠標，將所有數(shù)據(jù)區(qū)域全部選中，接著點擊菜單欄中的“格式”---“條件格式”在彈出的條件格式對話框中的第一個下拉列表框中選擇“公式”在后面的輸入框中輸入 “=isblank(a1)”  接著點擊“格式”按鈕。在“單元格格式”對話框中切換到“圖案”選項。任意選擇一種填充顏色。單擊兩次“確定”返回主界面。這時我們可以看到數(shù)據(jù)區(qū)域中的所有空白單元格全部都會以我們剛剛所預設的顏色顯示。  顏色顯示。見圖2 這里需要注意一點。我們一定要設置單元格的填充顏色，而不是設置字體格式。因為我們需要空白單元格高亮顯示，如果我們設置的是字體格式而不是單元格的填充顏色的話，此時因為空白單元格中沒有任何數(shù)據(jù)，所以該格式起不到任何效果。 二、防止數(shù)據(jù)重復輸入。 很多時候我們在工作中錄入的數(shù)據(jù)是不允許重復的。例如本例中的“學號”或是員工資料中的“身份證號”“畢業(yè)證號”等等。我們同樣可以利用函數(shù)來防止我們重復輸入。 拖動鼠標選中我們不允許重復的數(shù)據(jù)區(qū)域。本例中為“B2：B13”接著點擊菜單欄中的“數(shù)據(jù)”---“有效性”在“允許”下拉列表框中選擇“自定義”在公式一欄中輸入“=COUNTIF($B$2:$B$13,B2)=1”  接著切換到“出錯警告”標簽。在錯誤信息一欄中輸入“您輸入了重復數(shù)據(jù)!”。  最后點擊“確定”返回主界面。 現(xiàn)在我們在B列中輸入學生的學號時，如果輸入了相同的學號，則系統(tǒng)會彈出如下對話框阻止您。 三、檢查字數(shù)。 有時候我們輸入數(shù)據(jù)的時候，該字段的字數(shù)全都是一樣的，這樣我也可以用函數(shù)來檢查。例如我們輸入員工的身份證號碼。這些字段的字數(shù)全是18位。這時我們有必要有函數(shù)來檢查一下我們輸入的字數(shù)是否足夠。我們假設本例中的“學號”字段全部都是五位數(shù)。拖動鼠標選中“B2：B13”接著點擊菜單欄中的“數(shù)據(jù)”---“有效性”。在“允許”下拉列表框中選擇“自定義”在公式一欄中輸入“=len(b2)=5”。接著切換到“出錯警告”標簽。在錯誤信息一欄中輸入“您輸入的字數(shù)有誤!”。接著點擊“確定”返回。現(xiàn)在如果我們在“學號”這一列輸入的字數(shù)不夠五位數(shù)，那么系統(tǒng)同樣會彈出對話框阻止。  四、查找前幾名的數(shù)據(jù)。 大家都知道用“Max”或“Min”函數(shù)來返回數(shù)據(jù)的最大值或最小值。但是如果我們需要系統(tǒng)返回前幾名或是后幾名的數(shù)據(jù)呢？例如：我需要總分前三名的同學的姓名以紅色顯示。不知道大家還有沒有辦法？ 來試試“large”函數(shù)吧。 拖動鼠標選中所有學生姓名也就是"A2:A13"區(qū)域。接著點擊菜單欄中的“格式”---“條件格式”在第一個下拉列表框中選擇“公式”。在第二個輸入框中輸入公式“=I2>LARGE($I$2:$I$13,4)”再點擊“格式”按鈕。在“單元格格式”對話框中設置好字體格式。單擊兩次確定返回主界面。現(xiàn)在我們可以看到前三名的同學姓名已經(jīng)以我們設置的格式顯示在單元格中了。 本文出自：億恩科技【mszdt.com】 |
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