如何控制ERP系統(tǒng)運行風險

　　一、提高數(shù)據(jù)的準確性與合理性

　　據(jù)有的專家說：ERP實施是“三分設(shè)計、七分管理、十二分設(shè)計”由此可見，數(shù)據(jù)在ERP系統(tǒng)實施過程中的最要性。所以企業(yè)運行ERP時，要做數(shù)據(jù)的收集、數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理的等工作，保證數(shù)據(jù)的準確性與合理性。

　　1.做好數(shù)據(jù)輸入人員的合理分工

　　由于系統(tǒng)初始化的數(shù)據(jù)量和種類非常大，如果讓一個人或幾個人來完成可能會造成數(shù)據(jù)輸入的混亂，為此我們必須在數(shù)據(jù)輸入前做好嚴格的、合理的人員分工，保證數(shù)據(jù)輸入工作更加有條不紊。比如按照財會、材料、固定資產(chǎn)、生產(chǎn)、庫存、訂單、供應(yīng)商、銷售、客戶等來合理的分組與組內(nèi)分工。

　　2.保證數(shù)據(jù)收集與輸入準確性

　　數(shù)據(jù)正確性包括兩方面的含義。首先，收集到的數(shù)據(jù)本身必須是正確的(即數(shù)據(jù)來源是正確的),否則會造成“垃圾進、垃圾出”的數(shù)據(jù)處理有效率無效果現(xiàn)象;數(shù)據(jù)本身的正確性更多的依賴于企業(yè)各部門數(shù)據(jù)收集人員,他們應(yīng)當保證上交數(shù)據(jù)是正確的,沒有遺漏、重復(fù),也沒有過時、失實的數(shù)據(jù)。其次在把收集到的數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)的過程中，不能引入任何附加的錯誤。

　　3.尋找數(shù)據(jù)不準的原因，提高準確性

　　數(shù)據(jù)不準確的原因有很多種，主要有：(1)激勵機制。在以工時定額為基準的獎勵制度下，當操作人員估計當月的獎金數(shù)己經(jīng)差不多了，或打算下月自己要請幾天假時，他/她會留下一些工時放到下個月去用，而不如實填報;此外，分配任務(wù)的班組長還有可能把工時定額油水大的活安排給與自己關(guān)系好的人去做，甚至?xí)�打亂了整體計劃�？傊�，以完成工時定額作為發(fā)獎金的標準，其指導(dǎo)思想不是以客戶滿意為中心，因此，必須改革這種不利于數(shù)據(jù)準確的激勵機制。

　　(2)各個業(yè)務(wù)人員數(shù)據(jù)處理不及時。以庫存業(yè)務(wù)為例，如果沒有做到“日清月結(jié)”，編制計劃往往根據(jù)的是一個滯后的信息，得出的結(jié)論就將是錯誤的。因此我們一定要制定規(guī)范化的“工作準則與工作規(guī)程”，來保證數(shù)據(jù)的正確與實時傳遞，準確和實時的信息為企業(yè)的業(yè)務(wù)分析和決策提供可靠的保障。

　　4.在數(shù)據(jù)準確性的基礎(chǔ)上，進一步保證數(shù)據(jù)的合理性

　　數(shù)據(jù)準確不等于這個數(shù)據(jù)就是合理的。拿“定貨批量”這個參數(shù)舉例，對采購來講，由于產(chǎn)品設(shè)計上的問題，標準化和通用化工作比較差，同一種類型物料的規(guī)格過于雜亂，以至于按照每種規(guī)格的需求數(shù)量定貨，由于批量小，會增加采購成本。如果按照供應(yīng)商要求的最小批量定貨，又會造成庫存超量。使有些企業(yè)上了ERP系統(tǒng)，庫存不但未減，反而增加的怪現(xiàn)象。

　　二、建立完善的系統(tǒng)運行內(nèi)部控制制度

　　保證ERP系統(tǒng)的正常運行是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，我們應(yīng)該根據(jù)企業(yè)的實際建立起完善的系統(tǒng)運行內(nèi)部控制度。

　　1.建立健全的ERP崗位責任制

　　建立ERP崗位制度，要明確每個工作的職責范圍，切實做到事事有人管，人人有專責，辦事有要求，工作有檢查。ERP崗位設(shè)置可以根據(jù)企業(yè)的實際情況按照不同的思路劃分為不同的崗位。比如可以把工作崗位分為基本職能崗位和ERP系統(tǒng)崗位。其中基本職能單位可以設(shè)置為銷售、生產(chǎn)、庫存、采購、財務(wù)、出納、稽核、產(chǎn)品開發(fā)、物流、投資、戰(zhàn)略等崗位。

　　ERP系統(tǒng)崗位分為直接管理、操作、維護ERP系統(tǒng)及計算機軟、硬件人員等。各企業(yè)可以根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求和本單位的工作需要，在保證數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置崗位，各崗位保持相對逢君之惡。

　　2.建立ERP操作管理制度

　　通過ERP操作管理制度的建立，明確規(guī)定上機操作人員對ERP軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，對操作密碼的嚴格管理等，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作ERP軟件;預(yù)防未經(jīng)審核的各種原始憑證輸入系統(tǒng);操作人員離開機房前，要執(zhí)行相應(yīng)的退出命令;根據(jù)本單位的情況，由專人保管必要的上機操作日記，記錄操作人、操作時間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。

　　3.建立計算機硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度

　　建立硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度的建立，要經(jīng)常對有關(guān)設(shè)備進行保養(yǎng)、保持機房與設(shè)備的整潔等措施保證機房設(shè)備和計算機正常運行;確保ERP數(shù)據(jù)和ERP軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除;對有關(guān)磁性介質(zhì)數(shù)據(jù)進行雙備份，并且存放在不同的位置;對ERP軟件更換、修改、升級和硬件設(shè)備進行更換時，要有一定的審批手續(xù)，并由有關(guān)人員進行監(jiān)督，以保證ERP數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全;健全硬件和軟件的定時維護措施和有關(guān)防治計算機病毒、黑客等入侵的措施。

　　4.建立ERP檔案管理制度

　　通過檔案管理制度的建立，實現(xiàn)對ERP數(shù)據(jù)檔案的管理，并由專人負責;做好ERP數(shù)據(jù)的防磁、防火、防潮和防塵等工作;對重要的ERP檔案進行雙備份，并存放在不同的地點;實現(xiàn)對磁性介質(zhì)檔案的定期檢查與復(fù)制，防止磁性介質(zhì)的損壞而使ERP數(shù)據(jù)丟失;同時對有關(guān)ERP開發(fā)設(shè)計有關(guān)的檔案資料也要進行保管。

　　三、認真進行模擬運行

　　實施ERP這樣一個大型的信息集成系統(tǒng)，涉及企業(yè)所有的主要業(yè)務(wù)部門，關(guān)系到各個業(yè)務(wù)流程細節(jié)，想不"排練"就直接拿到實際中去應(yīng)用，具有極大風險性。不論是哪個模擬階段，都要事先擬出模擬提綱，記錄模擬過程和結(jié)果，尋求正確的運行方法�？傊�，要建立模擬運行的檔案，作為項目管理的階段成果和下一步改進工作的依據(jù)。

　　1.軟件功能模擬運行(原型測試)

　　軟件功能模擬運行的主要目的是為了弄清楚軟件的全部功能，以及各個參數(shù)之間的關(guān)系及相互影響。列出現(xiàn)行管理流程與軟件系統(tǒng)的流程之間的差異，分析差異，確定進一步的解決方案。這項工作是在軟件己經(jīng)安裝完畢，由軟件公司或咨詢公司進行了軟件應(yīng)用培訓(xùn)后，在專家指導(dǎo)下進行的。

　　在軟件應(yīng)用程序培訓(xùn)的過程中，培訓(xùn)教材通常都有一個案例，事先設(shè)好一套現(xiàn)成的數(shù)據(jù)企業(yè)的人員按照教材規(guī)定的步驟，學(xué)習(xí)如何操作。學(xué)習(xí)的目的是要用軟件提供的功能來解決企業(yè)的實際管理問題。

　　此外，企業(yè)還必須結(jié)合自己的情況，把自己設(shè)計的數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中，再一次運行�？梢灾挥脴O少量零部件(比如說15-30種)的產(chǎn)品來測試，但是必須包羅了企業(yè)在管理上需要解決的問題。

　　在傳統(tǒng)手工管理中有許多參數(shù)是從來沒有用過的，如排隊時間、等待時間等類的問題，在建立工藝路線文件時，需要在原型測試階段弄清楚這些參數(shù)如果不錄入行不行?試一試如果留著空白會是什么結(jié)果，錄入了又將是什么結(jié)果;數(shù)據(jù)偏大或偏小又是什么結(jié)果，影響有多大。這都是軟件模擬要做的工作。千萬不要遺留下很多"潛伏"的問題到以后再去研究處理，否則，不僅延誤實施進度，而且還會挫傷員工士氣。

　　ERP系統(tǒng)實施設(shè)計完成后，將進入系統(tǒng)運行階段，然而在系統(tǒng)的運行過程存在著數(shù)據(jù)、轉(zhuǎn)換、二次開發(fā)、安全等風險。因此我們必須對運行過程中的各種風險加識別并給以控制，來保證系統(tǒng)的安全順利運行。

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