物料編碼―PDM/ERP成功的基石

　　物料編碼對于制造產(chǎn)業(yè)而言，是一項非常專業(yè)而艱巨困難的工作，許多企業(yè)曾經(jīng)重復三次/五次修改物料的編碼原則，仍然認為公司使用的物料編碼技術(shù)有許多問題或困難，但卻又似乎找不到更好的解決方案。尤其，編碼規(guī)則訂定容易，但是訂定的好或不好，卻會影響整個公司的營運效率，因為料號只要編訂一次，但是一旦料號編訂之后，每天公司的研發(fā)、制工、營業(yè)、生管、物控、采購、品管、倉管、制造、外包、成本、售后服務、進出口……等部門的數(shù)十人、數(shù)百人、數(shù)千人或數(shù)萬人的員工，都要使用這個物料編號來工作，這個影響企業(yè)經(jīng)營績效的層面是非常重大的。

　　物料編碼一旦出錯，后續(xù)修改也相當?shù)睦щy，所以物料編碼相當于大廈的地基，一開始就應該務必正確，或應該花更多的時間在上面。物料編碼的正確/成功與否，是整個PDM/ERP信息化的基石。

　　為了協(xié)助許多在物料編碼上發(fā)生困擾的企業(yè)找到解決方案，我根據(jù)多年來輔導企業(yè)經(jīng)營管理和企業(yè)全面信息化的經(jīng)驗，希望能幫助客戶從根本上解決物料編碼問題。

　　二、如何判斷物料編號規(guī)則訂定的合理與否：

　　在編訂物料編號的時候，必須先思考下列幾個關鍵問題：

　　1、高效性：

　　既然物料編碼是企業(yè)內(nèi)部幾乎每一個部門的每一個人員每一天的工作都要處理無數(shù)次的事項，如何讓每一個使用者快速有效率的查詢、輸入物料編碼，對經(jīng)營成本和效益是一個至關重大的事件，高階經(jīng)營主管不能不加以關心，并且必須對物料編碼原則加以明確的下決策，以確保公司所使用的物料編碼是相當具備效率性的做法。

　　2、易學性：

　　一個企業(yè)的員工是會不斷流入，也會不斷流出的，規(guī)模越大的企業(yè)，人員流進流出的數(shù)量當然會比較多，如何讓新進員工在到職后的最短時間內(nèi)完全掌握狀況，將可以避免人員因為工作交接上的失誤所造成的損失。如果能夠讓新進員工減少記憶的事項，讓學習曲線縮短，卻又能夠把工作做得很好，這種物料編碼原則將會是一個比較好又合理的管理制度。

　　3、擴充性(成長性)：

　　一個企業(yè)的規(guī)模是可以不斷成長擴大的，不僅是在人數(shù)上的成長擴大，廠別會擴大增加，營業(yè)所或辦室處會擴大增加，子公司也會擴大增加，產(chǎn)品類別會擴大增加，事業(yè)處別會擴大增加，公司跨越國家的投資也會擴大增加，當一個制造產(chǎn)業(yè)的物料編碼規(guī)劃人員，就必須要為公司長遠的擴大發(fā)展做思考，如何在企業(yè)發(fā)展到像飛利浦或奇異(GE)的規(guī)模的時候，您的物料編碼原則仍然是一個有效的編碼制度。

　　4、明確性：

　　物料編碼原則必須訂定得非常嚴謹，避免不明確的編碼規(guī)則，例如有許多公司在編碼規(guī)則里訂定一個：“其它類”，這種不明確的編碼原則會制造許多日后工作上的困擾。又如：“包裝類”，這也是一種模糊不明確的編碼規(guī)則，到底是紙箱、隔板、保麗龍、塑料袋、卷標、說明書、保證書、內(nèi)標、產(chǎn)地標、棧板、木箱……等，應該一項一項明確區(qū)分訂義出編碼原則。畢竟紙箱和卷標一定有不同的編碼規(guī)則，不應該合并在同一種大分類里。

　　5、可分析性：

　　物料編碼不僅僅是在每個部門的日常工作上會使用到，還必須要在高階主管和中階主管的經(jīng)分析管理體系中應用到。包括：BY 產(chǎn)品類別、BY機種(機型或Model No)、BY用途別、BY物料類別、BY產(chǎn)地別、BY產(chǎn)品家族……等。如何規(guī)劃料號編碼規(guī)則，以及相關物料基本資料的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)， 確實是一門非常重要的學問。

　　三、物料的定義和包含的范圍：

　　所謂物料，包括了：原材料、間接物料、制成品、半成品、商品、維修零組件……等用于直接投入產(chǎn)品生產(chǎn)制造，或間接輔助生產(chǎn)制造，或是用于營業(yè)部門銷售的產(chǎn)品，或是用于廠內(nèi)機器維修用途……等物料。除了上述物料項目之外，一個產(chǎn)業(yè)所會使用到的：圖號、固定資產(chǎn)、模具、工具、治具、夾具、網(wǎng)版……等等，也都會牽涉到編碼的問題，其編碼的規(guī)劃原則都是相同或類似的，我們在此先對于所有公司生產(chǎn)營運上使用到之物料的定義加以說明如下：

　　1、原材料：是指從供料廠商購買取得之貨品，而且必須是要投入車間(生產(chǎn)線)加工制造之后，才能產(chǎn)生另外一種產(chǎn)出品，再可以進行出售的原始貨品。例如：紡織業(yè)使用的紗，注塑成型業(yè)使用的ABS塑料，電子業(yè)使用的IC半導體，化工業(yè)使用的硝酸……等。

　　2、間接物料：是指從供料廠商購買取得之貨品，但是間接用于生產(chǎn)制造之用途，或是因為其成本價格太小，在制造成本中根本無法/也不需要表達的貨品。例如：手套、打包袋、去漬油、潤滑機油……等。

　　3、制成品：經(jīng)由公司廠內(nèi)自制，或經(jīng)由委外加工完成之最終產(chǎn)品，可供銷貨之完成品。

　　4、半成品：經(jīng)由公司廠內(nèi)自制，或經(jīng)由委外加工生產(chǎn)之未完成貨品，可以再經(jīng)由生產(chǎn)領用，或外包領用的作業(yè)，繼續(xù)進行生產(chǎn)加工之貨品。

　　5、商　品：直接向供貨廠商訂購，不需要經(jīng)過生產(chǎn)加工過程，即可直接銷售之貨品。

　　6、受托加工品：客戶因為委托加工而提供進廠的物料，因為該類物料并非公司采購之原材料，必須另行編碼控管。

　　7、維修零組件：用于保養(yǎng)或維修機器設備，廠房設施而使用之零組件，或備品，而非用于直接生產(chǎn)的物料項目。

　　8、固定資產(chǎn)類物料：在請購/采購/驗收過程中，尚未編訂固定資產(chǎn)編號之前，固定資產(chǎn)類的物料是否有需要編碼 ? 又該如何編碼 ?

　　9、費用類物料：日常在公司或工廠內(nèi)部會使用，或消耗掉的物料，屬于費用類的項目，是否有需要編碼 ? 又該如何編碼 ?

　　四、 編碼長度之規(guī)劃和迷失陷井：

　　1、 編碼長度是否具備高度的工作效率：

　　對于一個已經(jīng)實施全面信息化的企業(yè)而言，物料編碼在產(chǎn)業(yè)中的使用，幾乎遍及公司98%的部門，研發(fā)、制工、營業(yè)、采購、生管、物控、倉管、品管、制造、委外加工、財務、會計、制造成本、儲運……等部門，都和物料編碼有著密切的關系。如果物料編碼的碼數(shù)越長，就表示公司每個同仁的工作效率將會越差，每個人的工作產(chǎn)值也必然越少。但是，如果編碼長度太短，卻又無法充份表達物料的特性，而可能容易造成工作失誤，或造成新進同仁的學習曲線太長，增加公司營運成本。因此，如何適當?shù)囊?guī)劃各種物料的編碼長度，就是一門考驗承辦人智能的重大工作。最理想的編碼長度約為12至15碼。

　　2、 不同大分類的物料，不必強制規(guī)定相同長度的編碼，或使用相同規(guī)則：

　　不同類別的物料，沒有必要強制規(guī)定使用相同長度的編碼，也沒有必要使用同一種編碼規(guī)則。例如：PCB印刷電路板和Resistor電阻，這兩種不同類別的物料是否一定要使用相同長度的編碼? 或使用相同的規(guī)則來編碼 ? 答案是否定的，其原因說明如下：

　　a、兩種不同類的物料，就具備不同的物料特性，必須使用不同的方式來加以描述，包括編碼的段數(shù)都可以不同，更不需要局限于編碼長度。

　　b、一個企業(yè)是不斷成長或不斷改變經(jīng)營型態(tài)的有機體，一個目前正在生產(chǎn)電話機的企業(yè)，半年后可以增加生產(chǎn)冷氣機，或LCD液晶顯示器。原來強制規(guī)定物料編碼為12碼的長度，可能對冷氣機是無法滿足的編碼規(guī)則，一旦冷氣機的物料使用15碼的長度來編碼之時，電話機的編碼長度是否也要讓它改為15碼的長度呢?原來公司只有一個深圳廠，后來公司不斷發(fā)展到東莞有一個廠，蘇州有一個廠，馬來西亞有一個工廠，日本有兩個廠，墨西哥一個廠，而且公司已經(jīng)有計算機事業(yè)處、電器事業(yè)處、通訊事業(yè)處、化工事業(yè)處、紡織事業(yè)處、機械事業(yè)處……等，不同事業(yè)處的物料需要使用相同長度的編碼規(guī)則嗎?

　　五、編碼規(guī)則的規(guī)劃設計：

　　1、制訂編碼原則的第一個工作就是：首先把產(chǎn)業(yè)所使用之物料全部加以整理出大分類來，例如：有線電話機類、無線電話機類、手機類、電話總機類、外]類、按鍵類、銘板類、卷標類、開關類、線材類、螺絲類、電阻類、電容類、支架類、半導體類、紙箱類、布疋類、紗種類、皮革類、紙品類、塑料布類……等。先把大分類確定以后，就已經(jīng)搞定一半的編碼工作了。

　　2、依據(jù)不同大分類的物料，再制訂不同的編碼規(guī)則：

　　不同大類的物料必定具備其不同之物料特性，例如：功能、尺�、颜�、部位、形狀、阻質(zhì)、功率、材質(zhì)、電壓系統(tǒng)、生產(chǎn)地、國別、語文別、型號、表面處理、紋案、花版、色碼、抗凍、耐火、比重、幅、剪毛、刷毛、上漿、亮光、手感、顆粒、耐酸、加工工藝、酸堿值……等數(shù)不完的特性。

　　既然不同大類別的物料具備不同的特性，當然就采取不同的編碼規(guī)則來規(guī)范同一大類別物料之每一段編碼規(guī)則所代表的意義。布疋類的編碼規(guī)則肯定和螺絲類的編碼規(guī)則不同，就沒有必要一定采用相同的物料編碼長度，當然，電視機的編碼規(guī)則也一定不會和玻璃類的編碼規(guī)則相同，有必要一定規(guī)定使用相同長度來編碼嗎? 如果規(guī)定公司所有物料都采用相同長度編碼，這就真的叫做：“做繭自x”，肯定把自己搞慘了。

　　3、使用有意義編碼，或使用無意義編碼的考量因素：

　　如果一個類別的物料，其特性項目不多，使用有意義編碼是比較合理的，例如：手機上]的編碼規(guī)則可以定義為：

　　1-2碼代表大分類：”CS”代表外永唷

　　3-4碼代表位置：“UP”代表上櫻”LW” 代表下櫻”LF”代表左櫻“RT”代表右櫻“BK”代表后印

　　5-8碼代表機型：例如：0388、T320、S826表示各產(chǎn)品機型。

　　9-10碼代表語文：例如：CN中文、EG英文、AL阿拉伯文、JP日文、TW臺灣繁體中文……等。

　　11-11碼代碼加工制程：例如，S成型，P涂裝，G研磨……等。

　　12-12碼代表顏色，例如：BL藍色，RD紅色，GN綠色，WH白色……等。

　　12-15代表產(chǎn)品設計變更之版別：例如：1.1，1.2，1.3，1.4，2.1，2.2……等。

　　如果一個類別的物料，其特性項目太多，使用部份有意義，部份無意義編碼會是比較合理的，例如：織布產(chǎn)業(yè)的布疋，其特性包括：布種、紗種、織法、碼重、幅寬、色碼、花版、上漿、起毛、潑水、剪毛、光、顆粒、燒毛、手感、柔軟度……等，光是物料的特性項目就已經(jīng)超過20碼了，所以，如果使用有意義編號，碼數(shù)必定超過30碼，就會變成一個非常沒有效率的編碼方式。因此，建議前半段采用有意義編碼，后半段采用無意義編碼。例如：布種、紗種、織法、碼重、幅寬、色碼、花版為有意義編碼、后段編號則采用流水號來區(qū)分其差異。

　　4、具備功能的物料和不具備功能的物料編碼規(guī)則訂定：

　　a、對具備功能的物料，以物料功能做為大分類的依據(jù)，例如：家俱產(chǎn)業(yè)的物料大分類：木制飯桌，鋼制書桌，沙發(fā)，桌面，桌腳，橫桿，邊條，支架，腳，木栓，床……等。

　　具備功能的物料編碼最容易處理，例如：桌面的編碼規(guī)則范例如下：

　　ZM-3026-BL-LU-001表示：“ZM”即表示桌面的羅馬拚音，”3026”表示產(chǎn)品型號，“BL”表示玻璃材質(zhì)，“LU”代表綠色，”001”代表不同尺薊蚣庸�；蚱渌�特性的差異。

　　又如：SF-3012-NP-LA-001：“SF”即表示沙發(fā)的羅馬拚音，”3012”表示產(chǎn)品型號，“NP”表示牛皮材質(zhì)，“LA”代表藍色，”001”代表不同尺薊蜆娓�；蚱渌�特性的差異。

　　b、對不具備功能的物料，以物料材質(zhì)做為大分類的依據(jù)，例如：

　　對于不具備功能的物料，例如：鐵材，鋼材，銅材，鋁材，塑料，木材，皮料，玻璃……等，除了使用大分類加以區(qū)分之外，直接使用該原材料的廠商+料號即可。例如：ABS-NY-3001，即表示：

　　ABS塑料原料，南亞公司生產(chǎn)的3001號物料。

　　5、使用文數(shù)字編碼，或使用數(shù)字編碼比較有效率：

　　使用文數(shù)字代碼比較好，或是數(shù)字代碼比較好，其實各有優(yōu)缺點，如果使用數(shù)字編碼的話，輸入物料代碼會比較快速，但是記憶起來非常需要時間。使用羅馬拚音的方式編碼，是比較容易理解物料的種類，在輸入物料代碼上是否會效率比較差，則因為每個人的熟練度不同而受到影響。

　　因此，使用文數(shù)字編碼(Alphabetic)，或使用數(shù)字編碼(Numeric)比較有效率，各有不同的優(yōu)劣點，如果使用羅馬拚音法編訂物料編號規(guī)則，使用者不必記憶許多對照表格，就容易在查找或登錄數(shù)據(jù)時快速找到所需要的資料，而發(fā)揮工作效率。如果使用數(shù)字代碼來編訂料號規(guī)則，對于資深熟練的員工而言，輸入數(shù)據(jù)有可能會稍微快一點，但是對新進人員工而言，則需要背許多物料編碼規(guī)則對照表，才能了解其每一項代碼的意義。因此，對于使用文數(shù)字或數(shù)字編碼，何者比較有效率，并沒有絕對的影響，對于計算機鍵盤經(jīng)常使用而熟練的人而言，是不會有太大差別的。

　　6、對于產(chǎn)品設計變更(ECN)的版本處理技術(shù)：

　　產(chǎn)品設計變更(ECN)會影響物料編碼的問題，這個問題如果沒有處理好，就會造成許多員工作業(yè)上的失誤，進而產(chǎn)生許多不良重工(返工)或報廢的損失。

　　如果每一次物料設計變更都要新增加一個物料編號，則一個產(chǎn)業(yè)的料號將會不計其數(shù)，而且在MRP2物料控制方面也會產(chǎn)生重大困擾。但是若物料設計變更都不需要新增加一個物料編號，各部門人員如何識別變更前、后的差異呢?

　　在產(chǎn)品設計變更(ECN)的差異層級上，可以區(qū)分為兩種情況：(a).設計變更前的版本和設計變更后的版本可以共享，等到設計變更前的版本領用完之后，再改用設計變更后的版本，即所謂的Running Change，這種情況下，物料編碼可以不更改，只要更改其附加的版別字段(字段)即可。

　　因此，物料編號并不會增加。(b).設計變更前的版本和設計變更后的版本不可以共享，在這種情況下，一定要新增一個物料編碼來解決新版本和舊版本的差異問題，同時要對舊物料限制一個有效期限或有效批號，到期之后(到批之后)不得繼續(xù)使用。

　　對于產(chǎn)品設計變更(ECN)的物料項目，其父階的編碼是否也要同步修改呢 ? 這個處理原則是相同的，如果子階物料的設計變更影響父階物料新舊版本不可以共享，在這種情況下，一定要新增一個父階物料編碼來解決新版本和舊版本的差異問題，否則，只要把父階物料的附加版本字段更改就可以。往上一層一層展階的父階(逆展)均依此原則處理。

　　六、如何利用計算機功能協(xié)助我們快速完成編碼工作：

　　當一個企業(yè)的物料編碼規(guī)則訂定完成之后，表示這個企業(yè)已經(jīng)有了一個完整的物料編碼制度，但是距離有高度效率的編碼作業(yè)還有一段很長的差距，例如：有一家日本大型集團企業(yè)，為了建立完整的物料編碼制度，擬訂了四大本的編碼規(guī)則標準書，研發(fā)設計部門每設計出一個新的物料，就要翻閱這四大本的編碼圣經(jīng)，才可以編出一個料號，平均每一個物料編碼要使用4分鐘才能完成，對于目前競爭激烈的企業(yè)環(huán)境，這是一個非常沒有工作效率的企業(yè)。因此，如果能夠透過計算機技術(shù)輔助編碼，讓每一個料號只要使用30秒或1分鐘就可以編碼完成，則研發(fā)部門的工作效率將可以大幅提升。

　　1、計算機輔助編碼的功能規(guī)劃：

　　首先把公司物料編碼規(guī)則的標準建立在計算機輔助編碼系統(tǒng)，就等于把物料編碼圣經(jīng)建立在計算機系統(tǒng)中。當研發(fā)設計部門有新增的物料需要編碼時，只要在畫面上勾選物料之大分類，計算機即會自動提供該項大分類物料的中分類、小分類、細分類、微分類……等字段供編碼人員選擇，選項完畢之后，物料編號和品名規(guī)格……等字段(字段)就全部建立完成，平均應該不超過30秒鐘。對于產(chǎn)品研發(fā)設計能力強大，設計人員多的企業(yè)，非常具備競爭優(yōu)勢。

　　2、計算機自動協(xié)助編訂物料編號 & 自動產(chǎn)生BOM用料清表的技術(shù)：

　　對于某些產(chǎn)業(yè)而言，計算機輔助編碼的功能已經(jīng)不足以滿足公司需要，而是需要一個能夠自動編訂物料編碼之外，還要具備能夠自動產(chǎn)生產(chǎn)品結(jié)構(gòu)BOM 的功能，這樣偉大的幻想，在這個經(jīng)營管理專業(yè)深度結(jié)合計算機科技的時代，是很容易被實現(xiàn)的。例如：塑料布/塑料帶產(chǎn)業(yè)，每一個客戶訂購的產(chǎn)品項目都是非常雜，而且無法記憶的，包括：材質(zhì)、顏色、幅、層數(shù)、厚度、正面壓紋、背面壓紋、耐火、抗凍、拉力、抗紫外線、印刷、燙金、用途、每疋長度、卷心管……等，如果每一個特性項目有10種選擇，則20個特性項目可以產(chǎn)生出10的20次方，即：100,000,000,000,000,000,000項的產(chǎn)品項目，這種產(chǎn)業(yè)型態(tài)的公司，工作10年的員工也無法記住產(chǎn)品的編碼，更不用思考新進的員工了。面對每天增加不同規(guī)格的客戶新訂單，一方面要編訂新產(chǎn)品編號，同時又要建立產(chǎn)品用料結(jié)構(gòu)(配方)BOM，以及產(chǎn)品的制造程序，工作指導書，等到有經(jīng)驗的研發(fā)人員把資料數(shù)據(jù)建立完畢，已經(jīng)花費了多少時間? 產(chǎn)業(yè)的競爭力如何表現(xiàn) ?

　　因此，為了解決這種產(chǎn)業(yè)頭痛的問題，包括：紡織業(yè)、造紙業(yè)、塑料布業(yè)、膠帶業(yè)、皮革業(yè)、拉煉業(yè)……等，讓計算機自動幫您編訂產(chǎn)品編號，同時自動產(chǎn)生產(chǎn)品用料結(jié)構(gòu)(配方)BOM，將會是您的企業(yè)是否具備產(chǎn)業(yè)競爭優(yōu)勢的關鍵因素。

　　3、MODEL BOM快速編碼 & 自動產(chǎn)生BOM用料清表的高度技術(shù)：

　　如果計算機可以在30秒之內(nèi)幫我編訂一個新的物料編碼，這是非常令人興奮的事情，但是如果計算機竟然在一分鐘之內(nèi)幫我編訂好650個物料編碼及其物料內(nèi)容，同時還幫我建立好一組新的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)BOM，這就不只是讓我興奮的事情，幾乎讓我馬上感到SHOK，太驚訝了 ! 這種編碼技術(shù)叫做 MODEL BOM 的技術(shù)，說明如下：

　　首先將每一類型產(chǎn)品構(gòu)成的部位項目整理建文件，定義每一個部位的屬性，并區(qū)分其為通用件或?qū)Ｓ眉�。當一個新產(chǎn)品的型號確定時，把新產(chǎn)品型號，以及相關屬性輸入計算機輔助畫面，計算機就依據(jù) MODEL BOM 的結(jié)構(gòu)，配合使用者輸入的型號和屬性，自動產(chǎn)生該項新產(chǎn)品的所有相關圖號、物料編號、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)等數(shù)據(jù)資料，如果有必要局部修正，使用者只要稍微加以修改即可，計算機在短短的1分鐘時間之內(nèi)協(xié)助研發(fā)設計人員把幾乎全部編碼和建文件的工作都做完。應用這種MODEL BOM 的技術(shù)，最關鍵的工作是：先要把各產(chǎn)品類別的特性、屬性分析整理，建立各個明確而精細的編碼邏輯工程，并轉(zhuǎn)換為輔助編碼的軟件系統(tǒng)，等新產(chǎn)品需要編訂產(chǎn)品、半成品、原材料編碼時，使用者要輸入產(chǎn)品型號和相關屬性，即可獲得計算機自動完成編碼的高效化工作目標。

　　七、采用PDM產(chǎn)品研發(fā)設計和ERP經(jīng)營管理信息體系的高度緊密結(jié)合技術(shù)：

　　如果產(chǎn)品研發(fā)設計部門的圖號、料號、產(chǎn)品編號等都能夠由計算機自動輔助編碼，而且，當物料的單圖、組立圖都畫好的時候，所有ERP整合信息管理系統(tǒng)的物料主文件(Item__ master)和多階層的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)表(BOM)都同時已經(jīng)建立完成，這樣是不是就可以避免研發(fā)部門把資料數(shù)據(jù)交給DCC(Data Control Center)資料管制中心的人員重復輸入的工作，也避免數(shù)據(jù)的可能輸入錯誤，同時還可以做到研發(fā)部門的數(shù)據(jù)和DCC資料管制中心的數(shù)據(jù)100%同步化的精確化程度。以現(xiàn)有的PDM計算機化系統(tǒng)和ERP企業(yè)資源規(guī)劃管理系統(tǒng)，不論使用Autocad，或Pro E，或UG2……等2D或3D繪圖軟件，都已經(jīng)可以做到相互之間無縫接口的程度。

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