監(jiān)督企業(yè)活動 ERP構(gòu)筑內(nèi)部控制金字塔

　　正因為現(xiàn)在企業(yè)處于環(huán)境生存和基本生存階段，從目前企業(yè)生存形勢看，企業(yè)生存管理專家、企業(yè)未來生存管理理論創(chuàng)始人鄧正紅先生認(rèn)為，當(dāng)前企業(yè)信息化重點在于成本控制、資源有效利用和效益提升上，所以，ERP的運用與全面預(yù)算管理軟件的推廣應(yīng)該在統(tǒng)一的預(yù)算控制理念下實現(xiàn)并軌融合進行。ERP相比，全面預(yù)算管理軟件強調(diào)的是企業(yè)預(yù)算與編制工作;而ERP強調(diào)的是企業(yè)數(shù)據(jù)集成與管理工作，前者側(cè)重于目標(biāo)管理，后者側(cè)重于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理，兩者是有區(qū)別的。全面預(yù)算管理的核心在于“全面”二字上，它具有全員、全額、全程的特點。

　　所謂“全員”，是指預(yù)算過程的全員發(fā)動，包括兩層含義，一層是指“預(yù)算目標(biāo)”的層層分解，人人肩上有責(zé)任，讓每一個參與者學(xué)會算賬，建立“成本”、“效益”意識。“全員”的另一層含義是企業(yè)資源在企業(yè)各部門之間的一個協(xié)調(diào)和科學(xué)配置的過程。通過企業(yè)各職能管理部門和生產(chǎn)部門對預(yù)算過程的參與，把各部門的作業(yè)計劃和公司資源通過透明的程序進行配比，從而可以分清“輕重緩急”，達到資源的有效配置和利用。

　　所謂“全額”是指預(yù)算金額的總體性，不僅包括財務(wù)預(yù)算，更重要的是包括業(yè)務(wù)預(yù)算和資本預(yù)算�，F(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理不僅關(guān)注日常經(jīng)營活動，還關(guān)注投資和資本運營活動;不僅考慮資金的供給、成本的控制，還要考慮市場需求、生產(chǎn)能力、產(chǎn)量、材料、人工及勞動力等資源間的協(xié)調(diào)和配置。只有在業(yè)務(wù)預(yù)算即銷售和生產(chǎn)預(yù)算、資本預(yù)算的基礎(chǔ)上形成資金預(yù)算和預(yù)計的財務(wù)報表，才能合理預(yù)測、統(tǒng)籌安排企業(yè)的資源，才能將資源的使用與相關(guān)活動結(jié)合起來以達到有效控制，保證目標(biāo)實現(xiàn)。即預(yù)算因業(yè)務(wù)活動而產(chǎn)生，也稱為作業(yè)基礎(chǔ)上的預(yù)算。

　　所謂“全程”，是指預(yù)算管理流程的全程化，即預(yù)算管理不能僅停留在預(yù)算指標(biāo)的下達、預(yù)算的編制和匯總上，更重要的是要通過預(yù)算的執(zhí)行和監(jiān)控、預(yù)算的分析和調(diào)整、預(yù)算的考核與評價，真正發(fā)揮預(yù)算管理的權(quán)威性和對經(jīng)營活動的指導(dǎo)作用。這就要求企業(yè)的預(yù)算管理和會計核算系統(tǒng)密切配合，會計核算過程同時也就是預(yù)算的執(zhí)行過程，預(yù)算執(zhí)行過程中的任何反�，F(xiàn)象都應(yīng)該通過會計核算系統(tǒng)地體現(xiàn)出來，通過預(yù)算的預(yù)警制度，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的經(jīng)營問題或預(yù)算目標(biāo)問題，并通過預(yù)算的考核和評價制度，有效地激勵經(jīng)營活動按照預(yù)期的計劃順利進行。

　　內(nèi)部控制的實質(zhì)是通過監(jiān)督企業(yè)的活動，從而使企業(yè)的績效保持在合理的或可接受的范圍內(nèi)，失去了這種控制，也就很難實現(xiàn)企業(yè)的目標(biāo)。在實際工作中，企業(yè)要始終將嚴(yán)細(xì)化內(nèi)部控制、提高企業(yè)效益作為財務(wù)管理的中心任務(wù)，追求效益最大化。

　　依托ERP，更有利于加強內(nèi)控管理，規(guī)范經(jīng)濟行為，形成一套以全面預(yù)算管理為核心，包括全面預(yù)算管理實施細(xì)則、企業(yè)資本與財務(wù)管理、內(nèi)部審計管理制度、項目投資管理辦法等一系列管理制度，“點、線、面”相結(jié)合的內(nèi)部控制體系，就是內(nèi)控“金字塔”。

　　在內(nèi)控“金字塔”中，所謂“點”指風(fēng)險控制對象，包括客戶信用風(fēng)險、市場風(fēng)險和員工道德風(fēng)險等風(fēng)險點;所謂“線”，指風(fēng)險控制流程，前中后臺分立制衡，依托ERP運營，對包括事前、事中、事后的經(jīng)營全流程進行風(fēng)險控制;所謂“面”，指風(fēng)險控制協(xié)同機制，建立包括財務(wù)、風(fēng)險、內(nèi)審等多個職能參與、信息共享、綜合治理的風(fēng)險控制協(xié)同機制。

　　中國石化北京石油公司自2004年ERP系統(tǒng)成功上線以來，經(jīng)過不斷的優(yōu)化和提升，目前已經(jīng)成為公司經(jīng)營管理的重要技術(shù)支撐。數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、實時性和集成性明顯提高，實現(xiàn)了信息流、資金流、物流的“三流合一”。優(yōu)化了業(yè)務(wù)流程，業(yè)務(wù)部門工作效率顯著提升。一級核算改變了以往會計多級核算體制，直接生成全公司會計報表。強化了預(yù)算管理，提高了費用事前控制能力。銀企直聯(lián)的實施，增強了核算的及時性、準(zhǔn)確性，提高了財務(wù)對資金的管控能力。

　　該公司ERP系統(tǒng)目前共實施了四個功能模塊，系統(tǒng)的設(shè)計與實施以財務(wù)為核心、以業(yè)務(wù)為基礎(chǔ)，四大模塊之間無縫集成。進貨數(shù)據(jù)由采購庫存管理模塊集成到財務(wù)模塊，直銷批發(fā)銷售數(shù)據(jù)由銷售分銷管理模塊集成到財務(wù)模塊，零售數(shù)據(jù)通過WEB報數(shù)系統(tǒng)接口導(dǎo)入ERP系統(tǒng)生成銷售數(shù)據(jù)并集成到財務(wù)模塊，油庫對加油站的配送數(shù)據(jù)通過二次物流系統(tǒng)接口自動更新ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)并集成到財務(wù)模塊，財務(wù)根據(jù)集成信息及時在ERP系統(tǒng)中進行收、付款賬務(wù)處理。通過四大模塊集成產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)了信息的“一次采集、高度共享、多層應(yīng)用”，提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、實時性和集成性。

　　新的流程中，支持物流體系運轉(zhuǎn)的員工總量、作業(yè)環(huán)節(jié)、作業(yè)量均大幅削減。原來一車油品從銷售到出庫，需要六聯(lián)單據(jù)在銷售、倉儲、財務(wù)和統(tǒng)計四個部門流轉(zhuǎn)，每個環(huán)節(jié)的工作人員憑不同的副聯(lián)進行記賬和統(tǒng)計。每月人工登記核對近18萬張單據(jù)，制作近千張內(nèi)部流轉(zhuǎn)報表，每個區(qū)縣公司均要設(shè)1名專職票據(jù)核對員。ERP系統(tǒng)實施后，業(yè)務(wù)運作與數(shù)據(jù)采集同步完成，各種賬目及統(tǒng)計報表自動生成，油庫付油信息與加油站進貨信息均在一個系統(tǒng)平臺自動進行核對，核算人員根據(jù)核對信息直接進行移庫操作，油庫實物庫存、客戶已售未提、加油站進銷存等信息在線實時反饋，不再進行人工勾對和逐級錄入，工作效率顯著提高。

　　ERP系統(tǒng)基于全公司一個會計核算實體的基礎(chǔ)上，取消了內(nèi)部往來核算和多級核算模式，直接生成母公司口徑會計報表，大大減少了財務(wù)人員的工作量，提高了工作效率，將財務(wù)工作重點從會計核算逐步轉(zhuǎn)移到財務(wù)管理上，提高了管理水平。在庫存商品管理方面，ERP系統(tǒng)一級核算的庫存管理按照實物流轉(zhuǎn)進行設(shè)置，公司本部統(tǒng)一負(fù)責(zé)庫存商品的購進和移庫，油庫、加油站庫存由相關(guān)專業(yè)中心進行實物庫存管理，系統(tǒng)自動結(jié)轉(zhuǎn)成本。統(tǒng)一設(shè)立損溢核銷庫位，便于處理油庫和加油站的待核銷油品損溢。

　　ERP系統(tǒng)中的TR(金庫管理)模塊為公司預(yù)算管理提供了新的工作思路和解決方案。傳統(tǒng)費用預(yù)算管理一般通過報銷額度來控制，屬于事后控制。北京石油通過TR模塊的實施，實現(xiàn)了費用支出的事前控制。TR模塊上線后，公司引入了準(zhǔn)備金的管理理念，即在預(yù)算控制方面，將預(yù)算額度作為費用項目的準(zhǔn)備金額度，對日常費用支出在領(lǐng)用支票或現(xiàn)金時就視同費用已經(jīng)發(fā)生，并扣減相應(yīng)費用指標(biāo)(準(zhǔn)備金)額度，將準(zhǔn)備金余額作為后期費用可支出的最大限額，使對費用支出由事后控制變?yōu)槭虑翱刂啤?/p>

　　在未實施銀企直聯(lián)前，銀行存款以紙質(zhì)進賬單作為入賬依據(jù)，通過銀行對賬掌握資金入賬情況，需耗費大量人力。在銀企直聯(lián)模塊上線后，可以按日對銀行存款進行對賬，對賬工作執(zhí)行一下系統(tǒng)命令，就能夠在較短時間內(nèi)自動實現(xiàn)對賬，工作強度大幅降低。系統(tǒng)精確對賬，并能夠自動出具銀行余額調(diào)節(jié)表。不僅增強了核算的及時性、準(zhǔn)確性，更降低了資金風(fēng)險。使財務(wù)人員有了更多的時間投入到資金管理及未達賬項的核實工作中，加強了對資金的監(jiān)控。

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