企業(yè)實施ERP需考慮三因素 CIO定位影響成敗

　　筆者發(fā)現(xiàn)，以前見諸報端的有關(guān)企業(yè)ERP成功實施的關(guān)鍵因素大都是站在管理的角度來看這個問題，如企業(yè)的規(guī)范化管理，流程的統(tǒng)一，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的一把手工程等等。毋庸置疑，這些對于ERP的成功實施有著極其重要和首要的意義，但筆者在實施ERP 4年多來的心路歷程中發(fā)現(xiàn)，一個ERP的體系架構(gòu)和如何部署對于ERP的后續(xù)實施和推廣使用的成敗也有著同樣的重要意義。試想，如果一個企業(yè)成功實施了ERP系統(tǒng)，但在用戶的使用反應(yīng)速度上極其緩慢，系統(tǒng)的安全不堪一擊，這樣的ERP系統(tǒng)不管在其他方面多么的完善，充其量也是一個失敗的系統(tǒng)，在使用的過程中，也會滋生最終用戶的抵觸情緒。

　　下面，筆者就自己在海外上線的親身經(jīng)歷，探討一下海外項目上線的方法。

　　中油國際工程有限責(zé)任公司是一家代表中國石油天然氣集團公司在全球開展石油石化工程承包項目、提供油田全面技術(shù)服務(wù)、供應(yīng)各類石油裝備及器材的綜合性專業(yè)公司。公司通過其所屬專業(yè)子公司面向全球各產(chǎn)油國和油氣公司提供油氣勘探開發(fā)、石化工程建設(shè)等方面的綜合工程承包、技術(shù)服務(wù)、銷售裝備和相關(guān)產(chǎn)品。隨著公司的迅速發(fā)展，海外業(yè)務(wù)已經(jīng)成為公司主要的收入來源。

　　為了適應(yīng)公司國際化的發(fā)展目標，提高管理水平，海外各個項目點的財務(wù)數(shù)據(jù)是否能及時獲得，就成為擺在高層管理者面前的一個難題。公司于2001年底成功實施ERP財務(wù)管理系統(tǒng)，解決了以前國外財務(wù)數(shù)據(jù)不能及時傳遞到總部，不能快速為公司高層提供決策數(shù)據(jù)的問題。目前，已經(jīng)在海外16個國家，42個項目點，成功實施ERP財務(wù)管理系統(tǒng)。筆者就在海外項目點實施過程中需要注意的問題略作探討，希望和有興趣的讀者進行交流。

　　實施ERP是一個復(fù)雜的工程，在國外實施ERP上線，考慮的因素更多，下面就能想到的問題分別進行說明：

　　一、數(shù)據(jù)拆分準備

　　ERP系統(tǒng)是企業(yè)資源管理系統(tǒng)，管理的不僅僅是財務(wù)信息，很多方面的業(yè)務(wù)信息也需要錄入系統(tǒng)。如何把舊的財務(wù)核算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)準確遷移到ERP系統(tǒng)呢?數(shù)據(jù)拆分的大原則是，能夠在不同子模塊管理的信息在子模塊錄入，不能夠歸入某個子模塊管理的信息，在總賬中錄入。在這個工程中，需要和項目財務(wù)人員進行充分地溝通，業(yè)務(wù)核算方面的需求，要征求項目財務(wù)人員的意見。下面就分別針對不同的模塊進行論述：

　　* 項目模塊

　　筆者所在的公司，已經(jīng)針對下屬專業(yè)性質(zhì)不同的子公司設(shè)置了各自的項目核算辦法，并且設(shè)置進系統(tǒng)。不同的海外項目，根據(jù)自己公司的項目特點，在數(shù)據(jù)拆分準備的初期，應(yīng)該根據(jù)項目的實際管理需要，設(shè)置自己的項目樹。如測井公司在某國有4個項目，每個項目根據(jù)作業(yè)的不同階段，又要分為測井、測試、錄井、解釋四個專業(yè)，這些專業(yè)需要歸集到不同的施工隊伍，然后結(jié)合科目又可以把成本對象細分為4個層次進行管理。如100560101為10056單位的測井項目，項目信息是在憑證中和具體的科目相結(jié)合使用的，如果要核算勞務(wù)成本中的人工成本，項目信息可以按照，資源類型、資源種類、資源子類等細分。例，資源類型分為:直接人工等成本核算對象; 項目資源種類細分為: 直接工資、直接獎金等;項目資源子類再可細分為: 中方人員、當?shù)厝藛T、外籍專家等。項目模塊需要管理的信息，其他的模塊，如應(yīng)收、應(yīng)付、總賬、資產(chǎn)等都可能用到，因此在項目實施初期需要最先確定下來，設(shè)置進系統(tǒng)。

　　舊系統(tǒng)中有關(guān)項目的成本、收入等需要按照不同項目核算的數(shù)據(jù)，根據(jù)ERP系統(tǒng)項目模塊的設(shè)置，按照不同的交易幣種，拆分到不同的項目中去。

　　* 應(yīng)收模塊

　　應(yīng)收模塊管理主要用于管理與客戶的往來，管理應(yīng)收賬款的余額，客戶的余額等。主要的功能有：管理客戶、應(yīng)收掛賬管理、收款管理、其他應(yīng)收款、預(yù)收管理、應(yīng)收票據(jù)的管理、應(yīng)收賬款的維護等。在應(yīng)收模塊中，需要將項目點有業(yè)務(wù)往來的客戶相關(guān)信息設(shè)置進ERP系統(tǒng)，以便系統(tǒng)進行有效管理。

　　舊系統(tǒng)中的應(yīng)收數(shù)據(jù)，按照ERP管理系統(tǒng)的需要，根據(jù)不同的客戶，不同的交易幣種，按照ERP系統(tǒng)所需要的：發(fā)票號、會計日期、應(yīng)收的金額、項目名稱等ERP需要的信息，列示出針對不同客戶的已收到的金額和未收到余額，以備后面的錄入。

　　* 應(yīng)付模塊

　　應(yīng)付模塊管理主要用于管理和供應(yīng)商的應(yīng)付賬款、其他應(yīng)付款、預(yù)付管理、應(yīng)付票據(jù)和供應(yīng)商的管理等。在應(yīng)付模塊中，需要將項目點有業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商相關(guān)信息設(shè)置進ERP系統(tǒng)。

　　舊系統(tǒng)中的應(yīng)付數(shù)據(jù)，按照ERP管理系統(tǒng)的需要，根據(jù)不同的供應(yīng)商，不同的交易幣種，按照ERP系統(tǒng)所需要的：發(fā)票號、會計日期、應(yīng)付的金額、項目名稱等ERP需要的信息，列示出應(yīng)付或已付給供應(yīng)商的的金額，以備后面的錄入。

　　* 資產(chǎn)模塊

　　固定資產(chǎn)模塊用來管理所有的固定資產(chǎn)日常業(yè)務(wù)，包括資產(chǎn)購置計劃、資產(chǎn)新增、調(diào)撥、調(diào)整、維修、報廢及折舊等，同時也核算融資租賃和經(jīng)營性租賃固定資產(chǎn)。在ERP 系統(tǒng)中需要設(shè)置資產(chǎn)大類、類別、折舊規(guī)則、成本類型等。如果項目的資產(chǎn)大類、類別、折舊規(guī)則、成本類型等與系統(tǒng)已有的設(shè)置系統(tǒng)，可以不用重復(fù)設(shè)置進系統(tǒng)，沿用已有的設(shè)置即可。

　　為了以后資產(chǎn)實物管理的方面，資產(chǎn)數(shù)據(jù)拆分時，應(yīng)該每個資產(chǎn)單獨錄入，即使有型號、金額等信息完全一致的資產(chǎn)。按照資產(chǎn)入賬的交易金額、資產(chǎn)會計日期等拆分資產(chǎn)數(shù)據(jù)。

　　* 總賬模塊

　　總賬是ERP財務(wù)管理信息系統(tǒng)的核心，其他子模塊，如應(yīng)收模塊和應(yīng)付模塊等，通過記賬憑證生成器為總賬創(chuàng)建記賬憑證�？傎~匯集了系統(tǒng)的所有會計信息，利用總賬中已過賬的會計數(shù)據(jù)，可以得到明細的和匯總的財務(wù)信息，并為企業(yè)管理提供各種財務(wù)報告�？傎~功能主要有：記賬憑證創(chuàng)建處理、多幣種處理、期中、期末關(guān)賬處理、查詢財務(wù)數(shù)據(jù)、合并財務(wù)報告處理、財務(wù)明細賬和報表處理、管理和控制預(yù)算等。

　　在總賬中錄入的數(shù)據(jù)，應(yīng)該是不能歸入子模塊管理的部分。在按照ERP要求拆分完應(yīng)收、應(yīng)付、資產(chǎn)等子模塊的數(shù)據(jù)后，舊系統(tǒng)中其余的數(shù)據(jù)應(yīng)該在總賬中錄入。錄入的數(shù)據(jù)按照不同的科目、交易幣種等(部門、合同號等其他信息如果管理需要，可以錄入這些數(shù)據(jù))。在總賬中的設(shè)置非常多，在這就不一一論述了，這些設(shè)置一旦進入系統(tǒng)，該項目的核算框架也就確定下來了，許多參數(shù)是不能變更的，在海外上線，還涉及到多幣種、多會計準則、內(nèi)外賬的設(shè)置、有無預(yù)算等問題，因此在設(shè)置進系統(tǒng)前，需要和使用的財務(wù)人員深入溝通，讓財務(wù)人員理解以后的核算是怎樣規(guī)劃的。

　　二、數(shù)據(jù)錄入

　　在前面數(shù)據(jù)拆分完成后，就需要把舊系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)按照ERP系統(tǒng)的要求，錄入新系統(tǒng)中。在期出數(shù)據(jù)遷移時，子模塊的數(shù)據(jù)按照拆分要求從子模塊錄入系統(tǒng)，錄入的憑單等數(shù)據(jù)核對無誤后，可以運行子系統(tǒng)過賬，從子模塊把正確的數(shù)據(jù)帶入到總賬中。因為子模塊的操作要比總賬中操作復(fù)雜，一定要把數(shù)據(jù)核對準確無誤后，才能運行子系統(tǒng)過賬。

　　在總賬中錄入數(shù)據(jù)，可以根據(jù)不同的科目域的要求，錄入相應(yīng)的信息，錄入完成后，暫時不作憑證過賬，等核對完成后，可以運行記賬憑證生成器，把所有的憑證過賬。

　　三、數(shù)據(jù)校驗(賬查詢、報表核對)

　　數(shù)據(jù)錄入完畢并且過賬后，就需要在新的ERP管理系統(tǒng)中運行各個模塊的報告、報表，用已有的舊系統(tǒng)的報表來檢驗新系統(tǒng)的運行結(jié)果。當然，用戶在新系統(tǒng)數(shù)據(jù)過賬前，可以運行相關(guān)的查詢來檢驗數(shù)據(jù)的正確與否。如果數(shù)據(jù)有錯誤，找到相應(yīng)的錯誤，補做憑證，進行數(shù)據(jù)調(diào)整;如果數(shù)據(jù)正確無誤，則舊系統(tǒng)的數(shù)據(jù)已經(jīng)完整遷移到新的ERP系統(tǒng)中，以后的業(yè)務(wù)處理，完全按照ERP系統(tǒng)進行管理。

　　四、其他可能遇到的問題

　　在海外上線過程中，可能會遇到除業(yè)務(wù)問題外的其他問題，筆者就自己遇到的問題和大家一塊討論。

　　* 網(wǎng)絡(luò)故障的簡單判斷

　　筆者ERP上線所去的國家，網(wǎng)絡(luò)情況基本都比國內(nèi)的差。由于ERP系統(tǒng)是B/S架構(gòu)，如果不能提供相對比較穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，系統(tǒng)上線就會存在很多的問題。一般來說，出現(xiàn)可能在三個環(huán)節(jié)問題：一是項目所在國當?shù)鼐W(wǎng)絡(luò)，當?shù)氐腎SP(Internet Service Provider)是否按照合同提供足夠的帶寬?是否獨占所申請的帶寬?什么時候會停機維護等問題，需要事先落實好。如果用戶不能訪問ERP系統(tǒng)，國內(nèi)是否其他的網(wǎng)站可以訪問?如果是所有的網(wǎng)站均不能訪問，則需要聯(lián)系當?shù)氐腎SP解決網(wǎng)絡(luò)問題;二是國內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)，如果用戶可以訪問國外站點，國內(nèi)的所有網(wǎng)站都不能訪問，可能就是訪問國內(nèi)站點的Internet入口可能出現(xiàn)問題;三是服務(wù)器本身可能存在問題，國內(nèi)的其他文章都可以訪問，就ERP系統(tǒng)地址不能訪問，可能是服務(wù)器出現(xiàn)問題。如果ERP系統(tǒng)按照域名不能訪問，但按照地址可以訪問，則判斷是國內(nèi)ERP系統(tǒng)的域名解析出現(xiàn)了問題，這時按照IP地址訪問系統(tǒng)可以不耽誤用戶數(shù)據(jù)的錄入。如果發(fā)現(xiàn)可能是服務(wù)器出現(xiàn)問題，可以在第一時間通知國內(nèi)。

　　在海外的項目，如果能上網(wǎng)，一般是所有人共用網(wǎng)絡(luò)資源，在實際工作中發(fā)現(xiàn)，目前除了財務(wù)部門，其他部門上網(wǎng)就是每天上班收、發(fā)郵件，或者在某個時間給北京總部發(fā)送工作總結(jié)，其他就是上網(wǎng)瀏覽新聞，或者網(wǎng)絡(luò)電話。只有財務(wù)部門需要在工作中實時連接到Internet上，建議海外項目網(wǎng)絡(luò)連接情況改變一下，先連接到財務(wù)部門，通過集線器2次分配到其他部門，而且財務(wù)部門可以控制其他部門的接入，這樣，會更有效地利用海外項目現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源。

　　* 現(xiàn)場培訓(xùn)

　　現(xiàn)場培訓(xùn)可以針對不同項目的核算特點，進行有針對性的培訓(xùn)，可以更好地結(jié)合系統(tǒng)當場解決用戶提出的問題，這對于新用戶建立系統(tǒng)使用信心有很大的幫助。而且目前海外項目存在著很雇傭當?shù)刎攧?wù)人員的情況，利用筆者公司已配置的測試系統(tǒng)環(huán)境和系統(tǒng)支持多語言的優(yōu)勢(尤其是英語)，可以針對外籍雇員進行培訓(xùn)，方便用戶使用系統(tǒng)。

　　* 充分利用公司的ERP財務(wù)模塊論壇和MSN交流工具

　　在海外上線，是一個能充分體驗相互溝通、相互協(xié)作，體現(xiàn)處團隊精神的ERP實施過程。一個項目上線的成功與否，主要在于一個團隊的溝通、協(xié)作、相互配合解決問題的能力。筆者所在公司的共享會計信息服務(wù)中心，建立了ERP財務(wù)模塊論壇，用戶的所有問題和經(jīng)驗分享都在論壇上討論，而且B/S架構(gòu)有利于形成虛擬的系統(tǒng)支持團隊，雖然大家不是同時在辦公室中，但可以利用論壇和MSN 交流工具，解決遇到的問題，從而快速、成功地推廣到海外項目上去，以達到提高公司管理水平的目的.

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