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        淺談ERP上線初期如何加強倉庫管理

        發(fā)布時間:  2012/8/17 9:32:07
        倉庫是ERP系統(tǒng)數(shù)據源之一,倉庫管理也是企業(yè)高管的普遍心病。在系統(tǒng)上線初期,每天物料出、入庫頻繁,收發(fā)單據數(shù)量大,倉管員、錄單員加班多,再加上編碼觀念沒有深入人心等原因,很容易造成系統(tǒng)數(shù)據紊亂,影響生產經營。

          為了切實改善公司倉庫的管理現(xiàn)狀,提升系統(tǒng)運行質量,筆者結合自己工作經驗,就ERP系統(tǒng)上線初期,談談如何加強倉庫管理,與同行做以探討。

          一、倉庫的常見問題:

          倉庫管不好,一邊是數(shù)以萬計的物料、成百上千的供應商,諾大的貨架式立體倉庫,一邊是為數(shù)不多且素質平平的倉管員,種類繁多但不適用,也基本不用的制度和流程。歸根到底,倉庫問題基本上都來自現(xiàn)場管理不到位,例如:

          1、 不遵守先進先出原則(First In,F(xiàn)irst Out----FIFO),造成呆料、廢料。

          2、 不按庫位擺放物料,或移動物料后,不及時把新庫位的資料交給錄單員錄入系統(tǒng),造成無法找到相關物料。

          3、倉管員不及時送單給錄單員,錄單員不及時錄入系統(tǒng),結果造成系統(tǒng)數(shù)據與實際脫節(jié),影響ERP系統(tǒng)數(shù)據的準確性,最終影響到了生產計劃的貫徹和執(zhí)行。標識不統(tǒng)一、不規(guī)范,不是沒有物料編碼,就是物料名稱不對,以致無法追查該物料的歷史狀況。

          4、 部分倉管員責任心不夠,工作態(tài)度消極,辦事拖拉,庫存盤點不準,以及手工單據信息不準確(主要是抄寫錯誤,鍵入錯誤),這都是常有的事。

          5、 新舊倉管員交接不清,換一個倉管員,沒有真正的交接手續(xù),對前任倉管員所管的物料狀態(tài)不明的,干脆就封存起來不予管理,只說“找不到”,造成了不應有的呆滯和浪費。

          二、倉庫該如何管理:

          倉庫說好管也好管,說難管也難管,首先應理清思路,弄清楚幾個基本問題。

          1、“物料”是什么?“倉庫”是什么?

          “物料”包羅萬象,客觀存在,但那只是其表現(xiàn)形式,其實物料就是錢,物化了的錢,而倉庫就是放錢的口袋。錢放在家里不能增值,錢要通過使用或投資流動起來,才能產生價值。同樣,物料為生產及銷售而快速地流動起來才能創(chuàng)造效益。當然,錢會丟失,也可能被盜,同樣,物料可能被浪費、被損壞及被盜竊。任何浪費、破壞和盜竊物料的行為,都是對公司、股東、對全體員工利益的侵犯!

          2、物料管理管什么?

          任何一項管理活動,都會涉及時間(T)、質量(Q)、成本(C),這三者彼此牽連,又相互制約,物料管理也概莫能外。

         、賂―Time時間:指物料的交期、入倉期、使用時間、倉儲時間、退料時間等等。

         、赒----QualITy質量:指物料本身的質量、倉儲質量、對有質量問題的物料的處理等等。

          ③C----Cost成本:指物料的價格、倉儲的成本、呆滯的成本、短缺造成停工的成本、多余造成的庫容成本、占用資金造成的資金周轉成本。

          3、物料管理如何管?

          管理一定有原理。筆者總結了物料管理的十大原則,對離散型制造業(yè)具有普遍的指導意義和參考價值。

         、傧冗M先出原則(FIFO)。

         、阪i定庫位原則。某物料固定擺在某庫位,實物所放庫位必須要與ERP系統(tǒng)中的一致。庫位編碼就像一個人的家庭地址一樣重要,沒有固定庫位,就無法快速地找到相關物料。

          ③專料專用原則,不得隨意挪用對應訂單的物料。

         、軒齑娴腁BC管理原則:

          A類物料的數(shù)量可能只占庫存的10~15%,但貨值可占庫存價值的60~70%;

          B類物料的數(shù)量可能只占庫存的20~35%,但貨值可占庫存價值的15~20%;

          C類物料的數(shù)量可能占庫存的50~70%,但貨值可能占庫存價值的5~10%。

          因此要嚴格控制關鍵的少數(shù)和次要的多數(shù),也就是要嚴格控制好A、B兩類物料。

          5)“六不入”原則:

         、儆兴拓泦味鴽]有實物的,不能辦入庫手續(xù);

         、谟袑嵨锒鴽]有送貨單或發(fā)票原件的,不能辦入庫手續(xù);

         、蹃砹吓c送貨單數(shù)量、規(guī)格、型號不同的,不能辦入庫手續(xù);

         、躀QC檢驗不通過的,且沒有領導簽字同意使用的,不能辦入庫手續(xù);

         、輿]辦入庫而先領用的,不能辦入庫手續(xù);

         、匏拓泦位虬l(fā)票不是原件的,不能辦入庫手續(xù)。

          6)“五不發(fā)”原則:

         、贈]有提料單,或提料單是無效的,不能發(fā)放物料;

          ②手續(xù)不符合要求的,不能發(fā)放物料;

         、圪|量不合格的物料,除非有領導批示同意使用,否則不能發(fā)放物料;

         、芤(guī)格不對、配件不齊的物料,不能發(fā)放;

          ⑤未辦理入庫手續(xù)的物料,不能發(fā)放。

          7)一次出庫原則:

          物料出庫必須準確、及時及一次性完成,生產線領用物料必須要拉回自己生產線所屬位置,不能再堆放在倉庫的范圍,以免造成混亂和差錯。

          8)門禁原則:

         、俪齻}管人員和搬運人員因工作需要,其他人員未經批準,一律不得進入倉庫;

         、趪澜魏稳嗽谶M出倉庫時私自攜帶物料;

          ③有來賓視察時,須在主管級以上人員陪同下方可進入倉庫。

          9)“日事日畢、日清日高”原則:

          ①每個倉管員在每日工作結束時,進行當天的相關賬物的自我確認和核查,確保賬目的平衡,找出不足、及時改進,第二天才能進步和提高。

         、诿咳諏λ艿奈锪蠋煳恢辽傺膊1~2次,保證在庫物料的品質、安全和6S狀態(tài)達標,確保物料有正確標識,該退的要退給供應商或放入退貨區(qū),以免產生呆滯。

         、蹅}管員當日的單據當日必須傳給錄單員,而錄單員當日的單據必須在當日錄入系統(tǒng)。

          10)以舊換新原則:對有規(guī)定的物料,嚴格按照“退舊才能換新、領新必先退舊”原則辦理。

          三、倉管員工作要求:

          一般來說,倉管員每天所做的工作可以概括為:收貨、發(fā)貨、退貨、備貨;物料標識、擺放及賬本(系統(tǒng)數(shù)據)對應的整理工作;“事故物料”的上報及其管理(因未遵守交期而延遲供給物料時,就會造成停產事件,這時的物料就叫“事故物料”)。我們常?吹,倉管員需要花費很多的時間和精力去尋找缺少的貨物,也許當它們被找到的時候已經失效。我們也知道,庫存信息的失準,物料就有可能提前訂購或訂購不及時,要么庫存增加、資金占用,要么因缺貨而導致訂單的推遲甚至取消。以上這些問題,其實都與個人的責任心有關。責任心,是一種工作心態(tài),也是一種工作作風,責任心主要取決于人員的素質及工作環(huán)境的熏陶。倉管員是倉庫的管家,權力小但責任大。倉管員的責任心可以表現(xiàn)在:

          1、 對日常的賬與物要做到確認再確認,以確保一致;

          2、 完成一件工作后要作(做)自我檢查,以發(fā)現(xiàn)問題及時解決;

          3、 對每天的工作進行總結和反思,以提高工作質量;

          4、 有強烈的時間觀念,凡事及時處理,不說“等一下”;

          5、 工作主動,而不是被動等待安排;

          6、 對工作現(xiàn)場管理做到“眼到手到”,按6S要求管理。

          遺憾的是,很少倉管員能日復一日地堅持這樣做。筆者當時公司的倉管員工作規(guī)范中明確要求:

          1、入庫驗收:

          在物料正確的前提下,入庫時要把好三關:

         、贁(shù)量關:入庫時要點清數(shù)量;

         、谫|量關:IQC對來料質量進行檢驗和控制;

          ③單據關:單據不全不收,手續(xù)不齊不辦。審核收到的單據與來料是否相符和一致,并及時送單給錄單員。

          2、保管:

          ①擺放科學:擺放合理、整齊、標志鮮明、方便存取

         、诖_保質量:防銹、防塵、防潮、防壓、防爆、防變質、防損害、防跌落

          ③確保安全:防災、防霉變、防損、防呆滯、防報廢

         、軒、卡、物相符(數(shù)量、庫位、狀態(tài)必須與ERP系統(tǒng)一致)

          3、盤點:相當于總結、規(guī)范物料的核銷制度,嚴防浪費、消除呆料及壞帳。

          4、發(fā)放:根據不同的生產需求,決定具體的發(fā)料方式,目的是確保及時供應生產、保障銷售、服務企業(yè)贏利大計。

          嚴明的制度、反復的培訓及立竿見影的重獎與重罰機制,較好地規(guī)范了倉管員的行為,促進了倉庫管理的持續(xù)改善,為ERP系統(tǒng)的高效運行提供了數(shù)據保障。

          四、改善倉庫管理的幾點舉措:

          1、創(chuàng)新組織架構。成立倉庫三人領導小組,成員應有生產副總、物料部部長、倉庫主管組成。三人小組現(xiàn)是公司物料管理的最高權力機構,通過參加倉庫每周例會、每天固定時間到倉庫現(xiàn)場解決問題,做到“每天進步1%”、各種規(guī)章制度、崗位責任制的審定,以及倉管員、錄單員績效考評等工作改善倉庫的管理。

          2、合理規(guī)劃倉庫。倉庫在地理位置上,應盡可能與生產現(xiàn)場相連接,減少物料的迂回運輸。盡可能將倉庫進出門與電梯相連,并規(guī)劃出相應的運輸通道,充分考慮運輸路線的合理性。倉庫內要留有必要的廢次品存放區(qū)、物料暫存區(qū)、待驗區(qū)、發(fā)貨區(qū)等。另外要特別考慮安全因素,注意通道、照明、防水、防火、防盜等措施。倉庫的辦公室盡可能設置在倉庫附近,縮短單據傳遞到錄單員的時間。

          3、實行配料制與領料制相結合。生產性物料采用發(fā)料制,非生產性物料采用領料制,如工程試制用料、售后配件、生產線不良品換料。A類物料采用發(fā)料制,C類物料采用領料制。在配料管理上,可嘗試取消各車間原有的物料倉庫,統(tǒng)一由工廠物料部直接管理、統(tǒng)一配送,以便倉管員合理安排工作時間,提高倉庫的發(fā)料速度。

          4、 借助新技術。除了ERP系統(tǒng)必要的庫位編碼和物料編碼外,把無線射頻技術引入倉庫管理,如使用帶有條碼掃描功能的手持數(shù)據終端進行數(shù)據采集,避免人為造成單據填寫、錄入錯誤,提高工作效率。

          倉庫管理的最高境界是以最低量的庫存、最快速的周轉,滿足生產及客戶不斷變化的需求。一些管理先進的企業(yè)已經引入看板,成立倉庫超市,建立精益物流系統(tǒng),相信它將改變過去粗放式的倉庫管理,極大地提升企業(yè)的核心競爭力。

          作者簡介:

          董海濤,AMT專欄作家,E-WORKS特約撰稿人,“2006年度中國制造業(yè)優(yōu)秀CIO”。2004年主持實施的FOURTH SHIFT ERP項目于2005年底成功上線,后被評為“四班亞太區(qū)優(yōu)秀用戶”和“2006中國制造業(yè)信息化支撐管理創(chuàng)新優(yōu)秀實踐獎”。個人有多篇論文發(fā)表在支點網、E-WORKS、AMT、ERP世界網等媒體。2007年9月,加盟金蝶軟件(中國)有限公司。


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