警惕ERP系統(tǒng)落為記帳軟件

　　其實(shí)，ERP軟件的功能從大致上來(lái)說(shuō)，可以分為三塊，一是業(yè)務(wù)記錄功能，這是EPR系

　　統(tǒng)的基礎(chǔ)功能；二是業(yè)務(wù)控制功能，這主要是用來(lái)保障業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性與數(shù)據(jù)的安全性；三是數(shù)據(jù)分析與決策支持功能，這主要是利用系統(tǒng)記錄的相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，進(jìn)行分析，為企業(yè)決策者的決策提供相關(guān)的數(shù)據(jù)支持。

　　而現(xiàn)在ERP軟件的應(yīng)用現(xiàn)狀，很多企業(yè)ERP應(yīng)用只停留在第一個(gè)層面，即業(yè)務(wù)記錄功能，而對(duì)于其他兩方面的功能，卻甚少涉及。為什么會(huì)如此呢？原因很多，歸結(jié)起來(lái)，有如下這幾個(gè)方面。

　　一、 手工作業(yè)時(shí)代觀念的影響。

　　ERP系統(tǒng)一般都有一套嚴(yán)格的業(yè)務(wù)控制流程，但是，由于受到手工操作觀念的影響，很多企業(yè)，對(duì)于這一方面的功能做得不是很到位。 如業(yè)務(wù)流程審批功能，很多企業(yè)的管理者不習(xí)慣在系統(tǒng)里審核。這就使得，企業(yè)在走相關(guān)單據(jù)的審核流程時(shí)，先讓業(yè)務(wù)員從系統(tǒng)中打印出相關(guān)單據(jù)，然后再拿給他簽字，然后，業(yè)務(wù)員再?gòu)南到y(tǒng)中審核。如此，一來(lái)二去，不但浪費(fèi)時(shí)間，更是存在隱患。因?yàn)闃I(yè)務(wù)主管部知道業(yè)務(wù)員回去后，是否對(duì)這張單據(jù)的數(shù)據(jù)有否進(jìn)行修改。其實(shí)，在系統(tǒng)中直接審核單據(jù)，比手工簽字審核要簡(jiǎn)單的多。他們?yōu)槭裁床辉敢庀到y(tǒng)直接審核呢？其實(shí)，很大一部分原因是因?yàn)樗麄兪艿绞止げ僮鲿r(shí)代觀念的影響，認(rèn)為只有簽字審核后，自己才會(huì)承擔(dān)責(zé)任。

　　再如成本統(tǒng)計(jì)功能。在以前手工操作時(shí)代，企業(yè)可能采用了簡(jiǎn)化的成本計(jì)算功能，如材料成本都按現(xiàn)價(jià)進(jìn)行計(jì)算。這種簡(jiǎn)化的成本統(tǒng)計(jì)功能，雖然簡(jiǎn)單，但是，跟實(shí)際的差異會(huì)比較大。而采用了ERP系統(tǒng)后，其提供了比較復(fù)雜都成本統(tǒng)計(jì)功能，如對(duì)于材料成本可以按先進(jìn)先出計(jì)算，也可以按加權(quán)平均成本計(jì)算。這最后結(jié)果的準(zhǔn)確性，要比簡(jiǎn)化計(jì)算的準(zhǔn)確性高的多。但是，可悲的是，企業(yè)用戶習(xí)慣了簡(jiǎn)化的計(jì)算方法，把這個(gè)簡(jiǎn)化方法認(rèn)為是真理，而不愿意采用更加合理的計(jì)算方法。

　　應(yīng)對(duì)措施：

　　針對(duì)這種情況，最好的方法，就是徹底轉(zhuǎn)變員工的觀念。但是，俗話說(shuō)，江山易改，本性難移。所以，若想改變員工的觀念，還是需要企業(yè)花費(fèi)一定精力的。

　　一是要加強(qiáng)對(duì)于員工的培訓(xùn)。觀念需要不斷的培訓(xùn)才能夠改變。在ERP項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，ERP項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要時(shí)刻關(guān)注企業(yè)員工觀念的沖突。當(dāng)員工的觀念跟ERP的理念有沖突的時(shí)候，不要放之任之，而是要記錄下來(lái)。這是其以后工作的重點(diǎn)與關(guān)鍵的點(diǎn)。無(wú)論以后再項(xiàng)目培訓(xùn)還是在EPR軟件的監(jiān)督、稽核方面，這些沖突的地方永遠(yuǎn)是其應(yīng)該特別關(guān)照的地方。

　　二是通過(guò)制度進(jìn)行約束。家有家規(guī)，國(guó)有國(guó)法。對(duì)于一些難以溝通的員工，有時(shí)候，還是需要通過(guò)制度來(lái)對(duì)其加強(qiáng)控制。如對(duì)于材料成本的統(tǒng)計(jì)方法，企業(yè)若是決定按照加權(quán)統(tǒng)計(jì)的方法更加合理，那在業(yè)務(wù)流程重組的時(shí)候，就要通過(guò)制度的形式確定下來(lái)，月加權(quán)平均成本的相關(guān)流程，規(guī)定以后材料成本的統(tǒng)計(jì)都按月加權(quán)平均來(lái)做。如此，以后監(jiān)督稽核起來(lái)也有據(jù)可查、有據(jù)可依。

　　三是要加強(qiáng)監(jiān)督與審核。讓員工去接受一種新的操作方法，是有一個(gè)過(guò)程的。在這個(gè)過(guò)程中，若企業(yè)放松了監(jiān)督，則企業(yè)用戶很可能就不會(huì)按新的操作方法來(lái)對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行操作。所以，在他們養(yǎng)成新的操作習(xí)慣時(shí)，企業(yè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要組織人員，加強(qiáng)對(duì)他們的監(jiān)督與稽核。所以，在需求調(diào)研或者業(yè)務(wù)流程重組時(shí)，記錄有沖突的相關(guān)工作點(diǎn)，就顯得非常的重要。因?yàn)椋�這些點(diǎn)就是日后進(jìn)行稽核的重點(diǎn)環(huán)節(jié)。

　　二、 ERP系統(tǒng)軟件本身設(shè)計(jì)的不足。

　　在跟企業(yè)用戶交流的過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)有時(shí)會(huì)并不是企業(yè)自己不想利用，而確實(shí)是因?yàn)镋RP軟件功能本身設(shè)計(jì)不到位，功能再企業(yè)中無(wú)法實(shí)際利用起來(lái)的原因。如對(duì)于生產(chǎn)企業(yè)的排程功能，有一用戶向我反映，ERP售前咨詢顧問(wèn)在向我們演示他們的排程模塊時(shí)，演示的時(shí)候看起來(lái)好像很完美，但是，我們實(shí)際操作的時(shí)候，根本不是那么一回事情，利用系統(tǒng)排程模塊計(jì)算出來(lái)的結(jié)果，跟實(shí)際情況相差十萬(wàn)八千里，別說(shuō)是拿來(lái)用，甚至連個(gè)參考的價(jià)值都沒(méi)有。的確，由于生產(chǎn)管理的負(fù)責(zé)，有些ERP系統(tǒng)的高級(jí)應(yīng)用功能不是每個(gè)ERP系統(tǒng)都做得比較好的。如排程模塊或者看板模塊，做的好的ERP確實(shí)很少，可以說(shuō)是鳳毛麟角。

　　應(yīng)對(duì)措施：

　　若是軟件本身的缺陷，導(dǎo)致企業(yè)無(wú)法正常利用一些高級(jí)應(yīng)用，那對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，是一件很郁悶的事情。

　　1、把好選型關(guān)。企業(yè)在選型之前，就要考慮自己可能需要使用到的功能。因?yàn)橛行〦RP系統(tǒng)的高級(jí)應(yīng)用，如排程管理模塊，使一個(gè)非常復(fù)雜的功能。你若等到系統(tǒng)在實(shí)施的時(shí)候，才發(fā)現(xiàn)這個(gè)ERP系統(tǒng)的排程模塊不適合自己企業(yè)，甚至他只是理論模型，在實(shí)際中根本無(wú)法利用時(shí)，就來(lái)不及了。因?yàn)檐浖�公司不可能�?duì)于這個(gè)模塊進(jìn)行大規(guī)模的更改，而且，即使他們?cè)敢鉃槟氵M(jìn)行個(gè)案定制，其開發(fā)成本也是非常龐大的。再說(shuō)，現(xiàn)在排程模塊設(shè)計(jì)的好的ERP企業(yè)，也是不多的，更多的是一些半成品。所以，企業(yè)若確實(shí)需要排程模塊，則在選型時(shí)還是需要擦亮自己的眼睛，選擇一個(gè)切實(shí)可用的應(yīng)用模塊。

　　2、若你不幸，在ERP實(shí)施過(guò)程中，還是遇到一些不怎么使用的數(shù)據(jù)分析或者流程控制功能時(shí)，那只好進(jìn)行二次開發(fā)了。很多企業(yè)為了節(jié)省成本，遇到這個(gè)情況時(shí)，不愿意進(jìn)行二次開發(fā)的投資，寧可手工來(lái)進(jìn)行分析或者統(tǒng)計(jì)。其實(shí)，我們可以來(lái)算一筆帳。假設(shè)，我們這個(gè)ERP系統(tǒng)，企業(yè)要用5年，若利用手工來(lái)做這個(gè)數(shù)據(jù)分析功能，就拿客戶利潤(rùn)貢獻(xiàn)率來(lái)說(shuō)吧，那5年總共需要多少勞動(dòng)力？而二次開發(fā)的成本又需要多少？?jī)烧弑容^分析一下，哪個(gè)更劃算，就可想而知了。況且，利用ERP系統(tǒng)，進(jìn)行分析統(tǒng)計(jì)的話，其準(zhǔn)確率比手工統(tǒng)計(jì)分析要高的多，其參考的價(jià)值也就要大的多。

　　三、項(xiàng)目實(shí)施時(shí)，太過(guò)于遷就企業(yè)。

　　有些實(shí)施顧問(wèn)，在ERP項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，為了減少跟企業(yè)用戶的沖突，盲目的遷就企業(yè)用戶。有時(shí)候，明明知道企業(yè)的操作流程不符合規(guī)范，或者采用ERP系統(tǒng)的控制程序可以更加安全更加便捷的實(shí)現(xiàn)作業(yè)的控制目的，但是，因?yàn)椴扇∠到y(tǒng)控制，可能用戶會(huì)不接受。所以，顧問(wèn)就做起了"老好人"，放棄了系統(tǒng)控制的做法，而仍然讓他們進(jìn)行手工控制。

　　如此，一而再，再而三。系統(tǒng)的作業(yè)控制功能就如此的被用戶"拋棄"了，相關(guān)作業(yè)的控制權(quán)限，又都下放給了操作用戶。如此，一個(gè)好好的作業(yè)控制系統(tǒng)，就變成了一個(gè)簡(jiǎn)單的記賬軟件，如何不讓人感到灰心呢？

　　應(yīng)對(duì)措施：

　　無(wú)論是在業(yè)務(wù)流程重組還是在需求調(diào)研的過(guò)程中，企業(yè)都要以標(biāo)準(zhǔn)流程作為參考，若是標(biāo)準(zhǔn)流程作業(yè)與自己手工作業(yè)流程有沖突的話，則只要是標(biāo)準(zhǔn)流程的效率更高或者更加安全的話，就要采用系統(tǒng)的控制流程，相關(guān)作業(yè)的審批等等都從系統(tǒng)里走。而不要系統(tǒng)一套，手工又是一套。

　　在顧問(wèn)選擇時(shí)，也要選擇勇于對(duì)企業(yè)說(shuō)"不"的顧問(wèn)。若在顧問(wèn)接觸的過(guò)程中，顧問(wèn)從頭到尾都沒(méi)有說(shuō)過(guò)一個(gè)"不"字，老是在遷就企業(yè)用戶，則企業(yè)要當(dāng)心了，可能這個(gè)顧問(wèn)就是"老好人"，不會(huì)為企業(yè)考慮，他的目的就是為了使得ERP項(xiàng)目順利上線，而不管項(xiàng)目上線后，使用效果是否理想。

　　其實(shí)，采用ERP系統(tǒng)，若只適用業(yè)務(wù)記錄功能，即我們常說(shuō)的記賬軟件，則其給企業(yè)創(chuàng)造的價(jià)值，不到其應(yīng)發(fā)揮價(jià)值的10%，若想讓ERP系統(tǒng)在企業(yè)中開枝散葉，發(fā)揮其強(qiáng)大的管理功能，還是要靠后續(xù)的作業(yè)控制與數(shù)據(jù)分析與決策支持功能。這兩大功能才是ERP系統(tǒng)的魅力所在�？墒�，很多企業(yè)在ERP項(xiàng)目實(shí)施的時(shí)候，因小失大，認(rèn)為流程跑的通順了，庫(kù)存數(shù)量與金額準(zhǔn)確了，如此，ERP項(xiàng)目也就成功了。這是給非常錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)。

　　所以，企業(yè)在ERP項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，還是需要分析自身情況，看看是哪些因素限制了其數(shù)據(jù)分析和決策功能的應(yīng)用，然后，再對(duì)癥下藥，一一加以解決。讓ERP系統(tǒng)，錦上添花，更進(jìn)一步。讓ERP軟件，不再淪落為速記員，不再成為一個(gè)簡(jiǎn)單的記帳軟件。

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