大話(huà)ERP之備品管理解決方案

　　某企業(yè)是一家插頭生產(chǎn)企業(yè)，其產(chǎn)品遠(yuǎn)銷(xiāo)國(guó)內(nèi)位。其原材料中，最主要的就是電線(xiàn)與端子。但是，在注塑、剝皮、組裝等過(guò)程中，其損耗率也是蠻大的。根據(jù)生產(chǎn)部門(mén)統(tǒng)計(jì)，電線(xiàn)的損耗率在1%左右，而端子的損耗率達(dá)到5%。為了降低企業(yè)生產(chǎn)成本，管理層決定把這個(gè)損耗成本轉(zhuǎn)移到供應(yīng)商那里去，規(guī)定對(duì)于線(xiàn)材，要求每次采購(gòu)供應(yīng)商提供2%的備品，而端子則要求7%的備品。

　　企業(yè)常用方法：

　　對(duì)于備品，在實(shí)際工作中，不同的企業(yè)根據(jù)實(shí)際情況的不同，有不同的解決方法。

　　解決方法一：隨意管理。

　　這種管理模式下，雖然采購(gòu)部門(mén)在下采購(gòu)時(shí)，采購(gòu)單上都注明了備品的數(shù)量，或者在跟供應(yīng)商前期協(xié)商時(shí)，確定了要送備品的事項(xiàng)。但是，沒(méi)有進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的控制。若在實(shí)際進(jìn)貨中，供應(yīng)商沒(méi)有送備品或者送的數(shù)量不足，采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)等部門(mén)也沒(méi)有進(jìn)行相應(yīng)的追蹤處理。

　　缺陷：

　　此種處理方式下，很可能備品的管理政策成為空談，最終企業(yè)沒(méi)有達(dá)到備品管理的目的。在實(shí)際管理中，若采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)部門(mén)沒(méi)有對(duì)備品進(jìn)行專(zhuān)門(mén)管理，則供應(yīng)商常常能賴(lài)就賴(lài)，往往以忘記了或者下次補(bǔ)上等借口，不給備品。而當(dāng)生產(chǎn)部門(mén)需要用備品進(jìn)行生產(chǎn)、或者研發(fā)部門(mén)要求用備品進(jìn)行樣品制作時(shí)，往往找不到需要的原材料，這會(huì)影響企業(yè)的正常生產(chǎn)，甚至影響到最終的出貨進(jìn)度，造成客戶(hù)的投訴。

　　解決方法二：嚴(yán)格管理控制。

　　在嚴(yán)格控制下，企業(yè)要求供應(yīng)商必須嚴(yán)格按照要求提供備品數(shù)量，否則，就扣貨款。例如，一次采購(gòu)單下的線(xiàn)材數(shù)量為1000米，規(guī)定備品數(shù)量為1%，即為10米。當(dāng)供應(yīng)商送1000米線(xiàn)材而不送10米的備品時(shí)，計(jì)算應(yīng)付帳款時(shí)，先扣掉備品的數(shù)量10米，然后把剩下的9990米計(jì)入應(yīng)付帳款。

　　缺陷：

　　如此管理，對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，雖然從金額上來(lái)說(shuō)，即使供應(yīng)商不送備品，不會(huì)造成什么損失；在一定程度上，也有利與督促供應(yīng)商足額提供備品。但是，仍然無(wú)法完全避免，供應(yīng)商足額提供備品。因?yàn)椴少?gòu)、倉(cāng)庫(kù)追蹤時(shí)，很麻煩。

　　ERP解決方案：

　　一般的ERP產(chǎn)品，針對(duì)備品都有一套自己的解決方案。當(dāng)然，這些解決方案也不能最終杜絕備品數(shù)量不足的現(xiàn)象，但是，其提供了一些報(bào)表與可控流程，可以幫助采購(gòu)追蹤等方面，提供幫助。

　　一、BOM設(shè)置。

　　BOM處有損耗率（有的ERP產(chǎn)品叫作產(chǎn)出率）的設(shè)置。如一插頭需要用到1米的電線(xiàn)，但是，其剝皮時(shí)，可能不能一次性成功，所以，企業(yè)設(shè)置了2%的損耗率。在企業(yè)在進(jìn)行采購(gòu)時(shí)，正常情況下，一根插頭線(xiàn)的采購(gòu)數(shù)量為1.02米，即損耗率也算到正常的采購(gòu)量中。

　　但是，現(xiàn)在企業(yè)要求損耗率不能計(jì)算到正常的采購(gòu)數(shù)量中，即損耗數(shù)量不能計(jì)算價(jià)格。用具體的例子來(lái)說(shuō)，就是一根插頭線(xiàn)計(jì)價(jià)的數(shù)量只能為1米，剩余的0.02米要計(jì)算到備品中去，備品不用企業(yè)自其掏錢(qián)。

　　在BOM管理?yè)p耗率設(shè)置處，就有一個(gè)選項(xiàng)“損耗率記入采購(gòu)備品”，可以進(jìn)行控制。若選種，在自動(dòng)生成采購(gòu)單時(shí)，則系統(tǒng)會(huì)根據(jù)采購(gòu)數(shù)量，自動(dòng)計(jì)算損耗數(shù)量，即為該次采購(gòu)的備品數(shù)量。

　　二、采購(gòu)單管控。

　　備品控制，系統(tǒng)也提供了多種級(jí)別的控制。最輕的是不控制，也就是說(shuō)，備品數(shù)量只是作為一個(gè)備注記錄，當(dāng)供應(yīng)商超送時(shí)，倉(cāng)庫(kù)不要當(dāng)作超收處理即可。第二個(gè)級(jí)別是警告，即當(dāng)采購(gòu)單有備品數(shù)量時(shí)，在該采購(gòu)單入庫(kù)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)提示倉(cāng)庫(kù)管理人員，該采購(gòu)單應(yīng)收數(shù)量中，有多少是備品數(shù)量，及當(dāng)應(yīng)收數(shù)量不足時(shí)，如何分配等等，這個(gè)級(jí)別的控制，只是會(huì)彈出一個(gè)警告框，而不會(huì)對(duì)最終的操作有任何影響。第三個(gè)級(jí)別就是控制，這個(gè)級(jí)別上，嚴(yán)格要求供應(yīng)商按采購(gòu)單要求的備品數(shù)量送貨，若不足量時(shí)，則先扣掉備品數(shù)量。

　　這些級(jí)別可以在基本功能設(shè)置時(shí)確認(rèn)，也可以在采購(gòu)單時(shí)確認(rèn)，主要根據(jù)企業(yè)自身的情況進(jìn)行判斷。

　　三、入庫(kù)時(shí)控制。

　　開(kāi)入庫(kù)單時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)判斷相應(yīng)的備品控制級(jí)別，然后進(jìn)行響應(yīng)的操作，要么忽略，要么對(duì)操作員進(jìn)行相關(guān)提示，要么直接先扣備品數(shù)量等等。

　　四、報(bào)表追蹤。

　　1、若采取備品不控制的策略，則系統(tǒng)有張備品未足額交付報(bào)表，采購(gòu)員可以根據(jù)這張報(bào)表進(jìn)行追蹤處理。

　　2、若采取備品控制策略，即應(yīng)收數(shù)量中，先扣除備品數(shù)量時(shí)，則可以通過(guò)應(yīng)交未交報(bào)表跟蹤處理。

　　五、供應(yīng)商考核。

　　在供應(yīng)商考核功能中，企業(yè)也可以把這個(gè)備品事件，折算成一定的分?jǐn)?shù)，如不交足一次扣一分等方式，計(jì)入到供應(yīng)商的最終考核中。

　　ERP操作經(jīng)驗(yàn)：

　　1、在實(shí)際工作中，除了上述提到的三個(gè)控制級(jí)別外，還存在另外的一種處理方式。就是當(dāng)備品數(shù)量不足時(shí)，倉(cāng)庫(kù)員會(huì)告訴采購(gòu)員或其他人員進(jìn)行處理，等到采購(gòu)告知最終的處理方式后，是不管控備品或者是先扣備品，倉(cāng)庫(kù)員再作處理。此時(shí)，級(jí)別可以設(shè)置為警告，然后，當(dāng)發(fā)生這種情況時(shí)，入庫(kù)會(huì)彈出警告對(duì)話(huà)框，倉(cāng)庫(kù)員暫停系統(tǒng)操作，跟采購(gòu)員確認(rèn)后，再進(jìn)行操作，按忽略，就是不控制；按確認(rèn)，就是先扣備品數(shù)量。

　　2、在實(shí)際工作中，還會(huì)遇到一個(gè)頭疼的問(wèn)題。如一張采購(gòu)單，正常的采購(gòu)數(shù)量為1000米，備品為10米，若供應(yīng)商只送1000米的話(huà)，則采購(gòu)單不會(huì)結(jié)案。采購(gòu)單會(huì)自動(dòng)判斷，當(dāng)收貨數(shù)量大于等于1100米時(shí)，采購(gòu)單會(huì)自動(dòng)判定為結(jié)案，而當(dāng)收貨數(shù)量小于1100米時(shí)，采購(gòu)單會(huì)判定為未結(jié)案。此時(shí)，當(dāng)采購(gòu)員查詢(xún)未結(jié)案采購(gòu)定單時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)很多未交數(shù)量為尾數(shù)的采購(gòu)單。此時(shí)，采購(gòu)員只能一張張的去判斷，根據(jù)實(shí)際情況，把采購(gòu)單手工指定為“結(jié)案”。

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