企業(yè)信息化如何讓ERP也能全面預算

　　全面預算管理的核心是"全面"

　　與ERP相比，全面預算管理軟件強調(diào)的是企業(yè)預算與編制工作;而ERP強調(diào)的是企業(yè)數(shù)據(jù)集成與管理工作，前者側重于目標管理，后者側重于基礎數(shù)據(jù)管理，兩者是有區(qū)別的。全面預算管理的核心在于"全面"二字上，它具有全員、全額、全程的特點。

　　"全員"包括兩層含義，一層是指"預算目標"的層層分解，人人肩上有責任，讓每一個參與者學會算賬，建立"成本"、"效益"意識。另一層含義是企業(yè)資源在企業(yè)各部門之間的一個協(xié)調(diào)和科學配置的過程。通過企業(yè)各職能管理部門和生產(chǎn)部門對預算過程的參與，把各部門的作業(yè)計劃和公司資源通過透明的程序進行配比，從而可以分清"輕重緩急"，達到資源的有效配置和利用。

　　"全額"是指預算金額的總體性，不僅包括財務預算，更重要的是包括業(yè)務預算和資本預算�，F(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理不僅關注日常經(jīng)營活動，還關注投資和資本運營活動;不僅考慮資金的供給、成本的控制，還要考慮市場需求、生產(chǎn)能力、產(chǎn)量、材料、人工及勞動力等資源間的協(xié)調(diào)和配置。只有在業(yè)務預算即銷售和生產(chǎn)預算、資本預算的基礎上形成資金預算和預計的財務報表，才能合理預測、統(tǒng)籌安排企業(yè)的資源，才能將資源的使用與相關活動結合起來以達到有效控制，保證目標實現(xiàn)。

　　"全程"是指預算管理不僅包括預算指標的下達、預算的編制和匯總，更要通過預算的執(zhí)行和監(jiān)控、預算的分析和調(diào)整、預算的考核與評價，真正發(fā)揮預算管理的權威性和對經(jīng)營活動的指導作用。這就要求企業(yè)的預算管理和會計核算系統(tǒng)密切配合，會計核算過程同時也就是預算的執(zhí)行過程，預算執(zhí)行過程中的任何反�，F(xiàn)象都應該通過會計核算系統(tǒng)地體現(xiàn)出來，通過預算的預警制度，及時發(fā)現(xiàn)和解決預算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的經(jīng)營問題或預算目標問題，并通過預算的考核和評價制度，有效地激勵經(jīng)營活動按照預期的計劃順利進行。

　　預算目標是導向

　　很多企業(yè)在編制預算時，或是先提出一個資金使用規(guī)模(即企業(yè)現(xiàn)有資源)作為編制基礎，由此決定企業(yè)的活動和應達到的目標;或以上年會計報表為基礎進行比例修改，提出今年的預算指標和從事的活動。以這種出發(fā)點作為預算編制的起點，很難真正起到全面預算管理應起的作用。

　　全面預算編制的起點應是企業(yè)的發(fā)展目標和戰(zhàn)略計劃，并據(jù)此決定企業(yè)應該采取的行動和措施，從而明確為達到這些目標、從事這些活動需要什么資源和多少資源。

　　"依據(jù)企業(yè)所處發(fā)展階段和企業(yè)業(yè)務的性質不同，企業(yè)實施全面預算管理的戰(zhàn)略目標會有所不同，但戰(zhàn)略目標一經(jīng)確定，它將決定企業(yè)的發(fā)展方向、發(fā)展能力和發(fā)展速度。目前，國內(nèi)許多企業(yè)以目標利潤為導向進行預算的編制。以目標利潤為導向的全面預算管理是企業(yè)預算管理與目標管理的有機結合，它通過固定目標利潤來描述企業(yè)的預算平衡點，直觀地反映出企業(yè)以目標利潤為基點、實現(xiàn)目標利潤以及擴大銷售與降低成本費用獲取超目標利潤的過程，對企業(yè)尋求實現(xiàn)或超額實現(xiàn)目標利潤的途徑具有較強的指導作用。"浪潮通軟總裁王興山認為。

　　但以目標利潤為導向的預算管理總體而言還是一種比較粗放的預算管理，尚不能稱為全面預算管理。如果企業(yè)內(nèi)部管理機制不健全、會計核算系統(tǒng)不透明，以目標利潤為導向的預算管理有可能促使企業(yè)為完成預算而調(diào)節(jié)利潤，例如該提的折舊不提或少提、該攤銷的遞延資產(chǎn)沒有如數(shù)攤銷、材料或產(chǎn)品成本不實、已經(jīng)發(fā)生的費用掛賬，從而忽視資金使用效率和資產(chǎn)質量，甚至造成"潛虧"，影響企業(yè)的長遠發(fā)展等等。

　　在全面預算管理體系下，企業(yè)必須對完成戰(zhàn)略目標所可能采取的行動和發(fā)展?jié)摿ψ鞒隹茖W的計劃，所需要的資產(chǎn)負債狀況、與資產(chǎn)負債相聯(lián)系的費用情況作出合理的預計和分配，減少"待攤"或"預提"項目對預算執(zhí)行的影響，使預算和實際的差異分析為管理控制提供更多有用的信息。目前市場上有許多全面預算管理軟件都能實現(xiàn)這一需求，比如，海波龍績效管理軟件、厚盾全面預算管理軟件、浪潮通軟集團財務管理軟件、金蝶EAS軟件等。中國信息化全面預算管理專家陳龍章這樣認為。

　　誰的數(shù)據(jù)更科學?

　　一般來講，ERP中的數(shù)據(jù)可分為三種類型：①靜態(tài)數(shù)據(jù)(或稱固定信息)，如物料清單(即BOM)、工作中心能力、成本參數(shù)、工藝路線、物料可用量、倉庫貨位代碼、會計科目設定等;②動態(tài)數(shù)據(jù)(或稱流動信息)，如客戶合同、庫存記錄等;③中間數(shù)據(jù)(或稱中間信息)，如主要生產(chǎn)計劃和物料需求計劃都是根據(jù)靜態(tài)和動態(tài)數(shù)據(jù)加工處理后生成的中間信息。

　　比較全面預算的數(shù)據(jù)來源和ERP軟件可以提供的相關數(shù)據(jù)，我們不難發(fā)現(xiàn)：

　�、貳RP包含的產(chǎn)品結構圖和物料清單之間的數(shù)量關系、物料主文件中記錄的采購成本、工作中心文件中的各種小時費率、工藝路線文件中的標準時間等數(shù)據(jù)可滿足全面預算的A類數(shù)據(jù)來源。如預計利潤表中的產(chǎn)品銷售成本可通過滾動計算法逐步由底層向上累計得到。

　�、跁�計核算功能是ERP中極其重要的組成部分。因此，ERP也可滿足全面預算的B類數(shù)據(jù)來源，即ERP可以提供以前年度的賬務數(shù)據(jù)、報表數(shù)據(jù)以及各種重要的預算數(shù)據(jù)。

　　③當企業(yè)的實際業(yè)務發(fā)生時，ERP系統(tǒng)會記錄下與該筆業(yè)務相關的各種數(shù)據(jù)，如財務會計數(shù)據(jù)和管理會計數(shù)據(jù)。因此，對于全面預算需要的C類數(shù)據(jù)來源，ERP可以及時提供，通過與當期預算數(shù)據(jù)的比較，分析出不同性質的量化差異，由這些差異可以找到發(fā)生問題的地方并采取必要的管理手段。

　�、苡蒃RP提供的各種數(shù)據(jù)可見，ERP軟件沒有提供全面預算所需要的E類數(shù)據(jù)來源，即各種政策性數(shù)據(jù)，如銷售貨款的回收政策、采購貨物的付現(xiàn)政策和制造費用的分配辦法等，這類數(shù)據(jù)雖然是全面預算所必需的，但ERP僅僅基于企業(yè)資源計劃的需要而沒有提供。

　�、軪RP軟件雖然可以提供預測模型對將來的計劃銷售量作出預測，但全面預算所需的經(jīng)濟模型應有下列兩種作用：一是根據(jù)歷年的數(shù)據(jù)和某些調(diào)整信息預測未來時期的信息;二是由實際業(yè)務數(shù)據(jù)和預算數(shù)據(jù)進行比較分析。由此可見，ERP不能完全提供全面預算所需的F類數(shù)據(jù)來源。

　　⑥對于全面預算的G類數(shù)據(jù)來源，則要求ERP不僅能處理定量信息，還能處理文本信息，同時還需要這些文本信息在決策層和各預算執(zhí)行層之間反復進行調(diào)整。而ERP的數(shù)據(jù)庫功能較強，文本信息處理功能則不是很強。

　　如何讓ERP也能全面預算?

　　基于ERP不能滿足全面預算的E、F、G類數(shù)據(jù)來源的客觀現(xiàn)實，筆者認為要利用ERP實現(xiàn)企業(yè)的全面預算必須采取以下措施：

　　①要想獲得全面預算的E類數(shù)據(jù)來源，就要在ERP基礎數(shù)據(jù)設置中增加錄入數(shù)據(jù)功能，以供以后預算年度重復使用，也可定期對它進行更新和補充。

　�、谝�想獲得F類數(shù)據(jù)來源，提供各種清晰明了的全面信息，ERP中應提供一些常用的經(jīng)濟模型，同時可允許用戶自定義特殊的經(jīng)濟模型，并對由經(jīng)濟模型產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行取舍以作為預算數(shù)據(jù)。

　　③ 由于全面預算編制的復雜性，還應在ERP系統(tǒng)中提供以下功能以方便全面預算的實現(xiàn)：(1)為在保留歷史預算的基礎上編制滾動預算，可將實際數(shù)據(jù)保存在不同的預算版本中作為比較數(shù)據(jù)，邊對比邊作計劃;(2)各種預算數(shù)據(jù)還應能在不同的預算版本之間進行拷貝。

　　還由于全面預算數(shù)據(jù)來源的多樣性，應在ERP軟件中提供對數(shù)據(jù)進行穿透分析的功能，即對某一匯總數(shù)據(jù)，從其出發(fā)進行層層追溯，由此得到構成匯總數(shù)據(jù)的各明細數(shù)據(jù)，直到得到原始數(shù)據(jù)。這樣就可以對數(shù)據(jù)的不同來源心中有數(shù)，可揭開匯總數(shù)據(jù)背后的真象。如對預計利潤表中的產(chǎn)品銷售收入進行穿透分析，可得到不同時期、不同產(chǎn)品類別等不同分類標準的明細數(shù)據(jù)情況，便于企業(yè)的實際數(shù)據(jù)和預算數(shù)據(jù)進行比較，發(fā)現(xiàn)差距，找到解決問題的方法。

　　總之，我們可以充分利用ERP的系統(tǒng)集成性，分析它對編制全面預算的不足之處，對它進行補充和修改，使通過它可以方便和實用地編制出所需要的全面預算，解決手工條件下編制全面預算的不足，使企業(yè)能夠及時作出快速、科學和正確的決策。全面預算管理工作量大，沒有類似ERP軟件的支撐是不可想象的。企業(yè)在開展信息化建設的同時，應開發(fā)全面預算管理相關軟件，這樣才能保證企業(yè)預算編制、控制、分析、調(diào)整、考核、評價的實時性和有效性。

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