淺談如何利用OA提高工作效率

　　如果我們假定每個員工在內(nèi)心都希望在崗位上有所作為，那么作為管理者，需要給他怎么樣的幫助以便他能高效快速的實現(xiàn)自身的工作價值?來自九思的專家認為，讓員工高效工作的基礎(chǔ)，在于能夠給他提供一個高績效的工作平臺。這個平臺不僅能夠及時地推送工作信息給到員工，并且還能夠為他處理各項工作帶來便捷。

　　九思的專家們在這方面做了新的研究，突破常規(guī)建設(shè)模式，以信息化為突破口，采用集約化建設(shè)模式，全體各單位共建共用一個系統(tǒng)，避免重復(fù)建設(shè)，節(jié)省投資，促進應(yīng)用推廣，降低維護成本;做到不受空間距離限制，及時獲悉各部門、各單位辦公情況，促進各部門之間高效協(xié)同辦公;與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行融合，做到信息在不同系統(tǒng)間的推送、共享和調(diào)用。其終極目標是要成為智能型管理機構(gòu)。借助信息的良好傳遞，更好地完成日常工作，最終，在戰(zhàn)略思維、運營效率以及服務(wù)質(zhì)量等方面得到大大改善。

　　九思專家表示，通過協(xié)同OA構(gòu)建高效工作平臺，為員工量身定制工作門戶，是解決此類問題的最佳方式。他們表示，協(xié)同OA以人和組織為核心，以流程為血脈，以知識信息為容器的特性，讓它具備了幫助企業(yè)構(gòu)建高效辦公平臺的自然屬性。協(xié)同OA圍繞企業(yè)的不同角色，推送不同的知識、流程和各類資訊甚至報表數(shù)據(jù)，不管是基層員工還是企業(yè)高管，都將因為這樣一個高效的辦公平臺而工作起來更加得心應(yīng)手。

　　系統(tǒng)整體的設(shè)計的原則將遵循安全性、成熟性、標準化、易用性、開放性、可維護性與高性能、先進性等八大基本原則，并且采用集中式部署，核心應(yīng)用公文及工作任務(wù)流轉(zhuǎn)方式支持各單位內(nèi)部流轉(zhuǎn)和上下級流轉(zhuǎn)兩種，兩種方式互為銜接。

　　考慮到工作多繁雜、地域跨度廣闊、信息化基礎(chǔ)薄弱、單位內(nèi)員工的IT素質(zhì)參差不齊、協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用范圍涉及到全員應(yīng)用、協(xié)同辦公系統(tǒng)作為辦公室整體IT規(guī)劃中的一部分存在而且是先行建設(shè)上線的系統(tǒng)，加上協(xié)同辦公系統(tǒng)的建設(shè)涉及到的功能龐雜、可選項多，因此在本次建設(shè)中堅持 “整體規(guī)劃、分步實施、突出重點、逐級推廣、擴展集成”的指導(dǎo)方針;遵循的項目成功方法論，把項目成功分解成選型成功、實施成功、應(yīng)用成功和持續(xù)成功四個階段，在不同的階段提煉和關(guān)注不同的成功保障要素。

　　1.整體規(guī)劃

　　協(xié)同辦公系統(tǒng)作為整體IT規(guī)劃中的一部分存在，具有一定的前瞻性，又必須基于整體規(guī)劃，在應(yīng)用對接、門戶統(tǒng)一、數(shù)據(jù)共享等方面具有相當?shù)拈_放性、兼容性和擴展性。

　　協(xié)同辦公系統(tǒng)涉及15大核心模塊，數(shù)千個功能點，如此大范圍、多功能的系統(tǒng)也需要總體架構(gòu)，支持橫向擴展和縱向升級，支持系統(tǒng)各功能之間的關(guān)聯(lián)性，支持系統(tǒng)的有機性。

2.分步實施

　　協(xié)同辦公系統(tǒng)技術(shù)成熟、功能繁多、性能穩(wěn)定，但是考慮到上千的功能點在參差不齊的全員用戶中推廣，無疑是一場辦公習(xí)慣和管理模式的變革，為降低項目的風(fēng)險，采取持續(xù)變革的方式比采取一次革命的方式將更有助于成功;同時系統(tǒng)中涉及到一些跟視頻采集等系統(tǒng)的接口開發(fā)工作、以及將來與其他子系統(tǒng)對接等工作，因此從實施目標、范圍、深度、部署方式等多角度進行分步實施規(guī)劃將是最好的策略。

　　3.突出重點

　　協(xié)同辦公系統(tǒng)的推廣是一場全員工作行為的變革，如何在持續(xù)變革中，確保“邊建設(shè)、邊受益”，并且最終贏得總體成功?對于行政管理子系統(tǒng)來講，易用性和黏著度是關(guān)鍵，其中高黏著度是因為用戶在這里通過核心的功能模塊解決行政管理的主要問題、重點問題，實現(xiàn)用戶想用的目標;而易用性確保了用戶學(xué)習(xí)量低、易理解、操作便捷，解決了用戶愿意用的目標。

　　此次協(xié)同辦公系統(tǒng)的核心應(yīng)用包括但不限于以下：公文管理、督辦管理、會議管理、日常辦公、車輛管理、在線交流、公共信息、期刊管理、移動辦公、固定資產(chǎn)管理、物品管理、人事管理、個人事務(wù)管理、多級文件檔案管理、系統(tǒng)管理等。

　　4.逐級推廣

　　產(chǎn)品和技術(shù)不是項目成功的全部保障，系統(tǒng)在單位全員中的推廣是一個逐級和持續(xù)的過程，在不同的階段、緊盯不同的目標、關(guān)注不同的應(yīng)用、持續(xù)增加應(yīng)用價值，最終取得圓滿的成果。

5.擴展集成

　　協(xié)同辦公系統(tǒng)作為整體IT規(guī)劃中的子系統(tǒng)，必然在前期提供相應(yīng)的開發(fā)平臺、數(shù)據(jù)庫環(huán)境，在后期與其他子系統(tǒng)在登錄、門戶、應(yīng)用、數(shù)據(jù)、安全等各層面進行擴展和集成，從而保障系統(tǒng)的一致性和擴展性。

如今，隨著信息化系統(tǒng)越來越多，很多企業(yè)面臨著在工作中來回切換系統(tǒng)的處境，處理一件事情甚至需要登錄多個平臺才能處理，這無疑大大降低了工作績效。九思專家認為，圍繞人的組織的日常業(yè)務(wù)需求，通過系統(tǒng)集成實現(xiàn)多元化的信息提取與統(tǒng)一展現(xiàn)，真正實現(xiàn)圍繞崗位推送工作信息，為員工提供工作的統(tǒng)一辦公平臺，使員工能夠規(guī)范、高效的執(zhí)行工作，從而構(gòu)建高績效工作平臺。

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