OA辦公系統(tǒng)成功實施的五大建議

我國信息化建設(shè)在近年來取得了顯著成就，OA辦公系統(tǒng)也得到了越來越多的重視。如今，OA辦公系統(tǒng)不僅是諸如公文流轉(zhuǎn)、收發(fā)文管理、檔案管理、會議安排、文獻檢索、電子表格等這些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的自動化處理和交換過程，更是科學(xué)的管理思想在先進的技術(shù)手段下的物化。如何讓OA辦公系統(tǒng)蘊含的管理思想在企業(yè)中成功落地，實施是一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

　　在行業(yè)內(nèi)成功應(yīng)用率排第一的萬戶在OA辦公系統(tǒng)實施上無疑最有發(fā)言權(quán)。自1998年成立以來，萬戶已為三千多家企業(yè)和政府提供了軟件技術(shù)服務(wù)，其中包括解放軍某部、伊利集團、東風(fēng)汽車、西藏電信、北京住房公積金管理中心、松下、信誠人壽、榮事達、美特斯邦威、萬科房產(chǎn)、美菱、江淮汽車、古井集團、安徽省人民政府等，其優(yōu)秀的產(chǎn)品是成功應(yīng)用的根本，而完善的實施是有力保障。如何讓OA辦公系統(tǒng)得到更好的實施，萬戶對廣大用戶給出了以下建議：

　　領(lǐng)導(dǎo)重視

　　在萬戶看來，領(lǐng)導(dǎo)重視是辦公自動化工作能夠有序推進的根本。在企業(yè)OA辦公系統(tǒng)安裝、培訓(xùn)、試運行、和正式運行的過程中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予極大關(guān)注和指導(dǎo)，帶頭參加培訓(xùn)和使用OA辦公系統(tǒng)。各部門負責(zé)人應(yīng)積極配合，明確專人對接，加快了辦公自動化網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)與推進，并組織部門員工主動參與培訓(xùn)。通過集中學(xué)習(xí)，個人自學(xué)等形式，既可以提高干部員工的計算機和OA辦公系統(tǒng)的操作使用能力，又增強了干部員工的信息化意識，推進組織信息化建設(shè)的進程。

　　硬件投入

　　硬件投入是OA辦公系統(tǒng)能夠有效推進的基礎(chǔ)。為進一步提高企業(yè)的辦公自動化水平，企業(yè)應(yīng)為各部門配齊辦公電腦及相關(guān)辦公設(shè)備，甚至需要為管理人員配備智能移動終端，讓移動辦公普及開來。同時，為有效推進辦公自動化工作，企業(yè)還應(yīng)為OA辦公系統(tǒng)配備專門的系統(tǒng)管理員，具體負責(zé)企業(yè)OA辦公系統(tǒng)的日常維護工作。在此基礎(chǔ)上，每個部門最好再指定一名部門管理員，由企業(yè)集中進行培訓(xùn)，再由部門管理員對本部門人員進行傳授，確保了辦公自動化工作有效推進。

　　制度健全

　　制度健全是辦公自動化工作能夠穩(wěn)步運行的關(guān)鍵。企業(yè)應(yīng)建立健全與辦公自動化相適應(yīng)的相關(guān)管理制度，規(guī)范辦文流程;明確相關(guān)表單的審批程序;明晰用戶的權(quán)限、責(zé)任和義務(wù)。同時，企業(yè)還應(yīng)出臺文件管理、存檔以及系統(tǒng)管理等方面的文件，如明確規(guī)定除對外申報材料，內(nèi)部文件一律不得再以紙質(zhì)文件印發(fā)，通過企業(yè)對辦公自動化工作的有效管理，保證了辦公自動化工作的持續(xù)推進。

　　分步實施

　　一般用戶都覺得，既然付了這么多錢，那便多要些東西，所以系統(tǒng)功能要求得比較多而全。但萬戶建議，為了確保項目的順利實施，以及實施和推廣的效率，務(wù)必要先選擇一些最為常用的、非常必要的、容易推廣的功能和設(shè)計相對簡單的工作流程作為初期實施功能。如郵件系統(tǒng)、企業(yè)的公告、論壇、文檔資料的授權(quán)等信息發(fā)布性質(zhì)的功能、以及一些簡單的流程等。

　　用戶培訓(xùn)

　　培訓(xùn)有兩個方面：一是系統(tǒng)管理員的培訓(xùn);二是普通用戶的培訓(xùn)。系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)非常重要，因為系統(tǒng)管理員對系統(tǒng)各個模塊的熟悉程度、對軟件所使用工具的熟練程度將對系統(tǒng)實施效果產(chǎn)生很大影響。只有掌握了這些知識，管理員才能在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時具備分析與處理的能力，以保證系統(tǒng)正常運行。另外，培訓(xùn)最好采用講解培訓(xùn)與解決運行中出現(xiàn)的問題交替進行的方式。這樣，有助于用戶更快地熟悉系統(tǒng)。

　　在當前大的經(jīng)濟環(huán)境下，眾多企業(yè)都希望運用信息化手段來提升競爭力，OA辦公系統(tǒng)成為首選。但選擇了一個滿意的OA辦公系統(tǒng)之后，項目的實施便變得十分關(guān)鍵。連續(xù)3年獲得中國軟件協(xié)會優(yōu)秀軟件產(chǎn)品稱號的萬戶正是在提供優(yōu)秀產(chǎn)品之后，在實施上用心為用戶著想，才能讓OA辦公系統(tǒng)在用戶日常運營中得到成功應(yīng)用，發(fā)揮出了最大價值。

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