一、問(wèn)題背景

　　當(dāng)前階段，各種文件、單據(jù)的流轉(zhuǎn)審批可能是OA系統(tǒng)中最重要的一項(xiàng)應(yīng)用。據(jù)華天動(dòng)力介紹，在很多中等規(guī)模的企業(yè)，每天在OA系統(tǒng)上審批的流程達(dá)到上百項(xiàng)，甚至有的大型企業(yè)達(dá)到幾百項(xiàng)，這些流程貫穿了企業(yè)的各種辦公、業(yè)務(wù)活動(dòng)，和不同的部門(mén)、崗位、人員。

　　一般來(lái)說(shuō)，職位越高的人每天審批的流程也就越多，在很多時(shí)候，審批人都需要對(duì)自己審批過(guò)的文件、單據(jù)進(jìn)行查閱，典型的問(wèn)題如：

　　我能夠集中、隨時(shí)的查看所有經(jīng)過(guò)我審批的文件和單據(jù)么？

　　在我之后的審批記錄能夠看到么？

　　代理人審批過(guò)的文件，我能夠看到審批記錄嗎？

　　我剛剛提交審批單，卻發(fā)現(xiàn)有個(gè)地方需要修正，能追回重審么？

　　二、解決辦法

　　在傳統(tǒng)的辦公方式中，審批過(guò)的紙質(zhì)文件是需要?dú)w檔保存的。所以，如果審批人需要查閱審批過(guò)的文件，只能到檔案柜里面去翻找，這顯然是一件既費(fèi)時(shí)、又費(fèi)力的活兒。

　　而在OA系統(tǒng)中，這件事情就變得太輕松了，因?yàn)閷徟�人隨時(shí)、隨地都可以方便的查看自己審批過(guò)的所有文件和單據(jù)，包括代理人審批過(guò)的文件和單據(jù)。在以工作流見(jiàn)長(zhǎng)的華天動(dòng)力OA系統(tǒng)中，這項(xiàng)功能叫“經(jīng)我審批”。

　　在“經(jīng)我審批”列表中，審批人可以查看所有自己審批過(guò)的表單的內(nèi)容、審批狀態(tài)和審批記錄(可參見(jiàn)www.oa8000.com)。對(duì)于自己提交完成的審批，只要下一步審批人還沒(méi)有進(jìn)行審批，就可以隨時(shí)收回重審，如下圖示：

　　圖1

　　在“經(jīng)我審批”窗口中，華天動(dòng)力OA系統(tǒng)提供了強(qiáng)大的查詢功能：

　　一種方式是通過(guò)文件的主題關(guān)鍵詞、日期、審批類型、審批模板、審批狀態(tài)來(lái)查詢。

　　另一種方式是“表單內(nèi)容查詢”，這是一種可視化的視圖查詢方式。打開(kāi)一個(gè)表單，如“業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請(qǐng)單”，在表單任意輸入框填寫(xiě)內(nèi)容，如在“招待酒店”一欄中填寫(xiě)北京飯店，就可以查詢到所有涉及到北京飯店的業(yè)務(wù)招待費(fèi)用單了。

　　圖2

　　事實(shí)上，這樣你就可以按照表單中的任意一個(gè)內(nèi)容來(lái)查詢審批單了，這可是所有OA系統(tǒng)中獨(dú)一無(wú)二的設(shè)計(jì)。

　　三、應(yīng)用故事

　　例會(huì)結(jié)束。

　　辦公室主任劉明對(duì)信息中心主任姜程說(shuō)道：“姜程，我覺(jué)得咱們OA系統(tǒng)上【審批流轉(zhuǎn)】這個(gè)功能里面最有用的就是【經(jīng)我審批】了。”

　　姜程心想，【經(jīng)我審批】算什么啊，很多更有用、更先進(jìn)的功能你還沒(méi)用上呢。但他顯然不會(huì)那么說(shuō)的，“是么，你覺(jué)得怎么有用呢？”

　　“你看，在【經(jīng)我審批】窗口，我能夠查看到所有自己審批過(guò)的文件，除了查看自己的審批記錄外，更關(guān)鍵的是能夠方便的看到我后面領(lǐng)導(dǎo)的審批意見(jiàn)，這樣就可以了解自己的想法和領(lǐng)導(dǎo)的想法是否一致，再遇到類似的事情就知道如何處理了。如果沒(méi)有OA系統(tǒng)，我總不能去問(wèn)領(lǐng)導(dǎo)是怎么批的吧，也不能跑去跟申請(qǐng)人說(shuō)，我看看你的申請(qǐng)單上領(lǐng)導(dǎo)們是怎么批的，對(duì)吧。”

　　姜程明白，對(duì)于辦公室主任這個(gè)角色，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系是非常敏感和重視的。他說(shuō)：“是啊，這個(gè)功能看起來(lái)簡(jiǎn)單，但對(duì)你來(lái)說(shuō)卻非常重要，以前不可能辦到的事情，現(xiàn)在只是舉手之勞。”

　　“是啊，這要謝謝你們呢，呵呵”

　　回到座位上，姜程心想，自己的想法有失偏頗。對(duì)最終用戶來(lái)說(shuō)，任何功能用得上就是好，用不上就是不好，而不是技術(shù)上的高深或則先進(jìn)。而且這個(gè)功能用起來(lái)越簡(jiǎn)單越好，看似簡(jiǎn)單，實(shí)則不簡(jiǎn)單，因?yàn)闆](méi)有相當(dāng)?shù)墓αΓ�是做不到化繁為�?jiǎn)的。想到這里，他不禁微笑了一下。