ERP物料信息編碼體系的研究與實(shí)踐

　　實(shí)施企業(yè)信息化建設(shè)，一個(gè)必要的前提和首要的任務(wù)就是對企業(yè)管理信息進(jìn)行分類與編碼，它將直接關(guān)系到企業(yè)信息系統(tǒng)平臺的運(yùn)行質(zhì)量和管理工作的狀態(tài)與效率。因此建立科學(xué)合理的信息編碼體系是企業(yè)實(shí)施信息化建設(shè)開發(fā)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和各項(xiàng)信息管理的一項(xiàng)最重要的基礎(chǔ)工作和依據(jù)。

　　建立企業(yè)編碼體系及信息編碼工作是一項(xiàng)復(fù)雜系統(tǒng)的基礎(chǔ)工程，涉及到企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)、各種專業(yè)。既要符合企業(yè)的特點(diǎn)和實(shí)際，又要考慮到企業(yè)今后的發(fā)展和擴(kuò)充;既要強(qiáng)調(diào)信息編碼的規(guī)范化，又要方便操作。因此在建立信息編碼體系的具體實(shí)施中必須貫徹“統(tǒng)一制定、循序漸進(jìn)、分批實(shí)施、逐步完善”的原則。筆者在壓力容器制造企業(yè)實(shí)施ERP的過程中就建立物料信息編碼體系進(jìn)行了認(rèn)真地研究和實(shí)踐，取得了較好的實(shí)效。

　　一、建立ERP物料信息編碼體系的重要性

　　建立物料編碼體系是企業(yè)實(shí)施企業(yè)信息化建設(shè)平臺應(yīng)用ERP的首要步驟，它是信息管理基礎(chǔ)工作中必不可少的重要環(huán)節(jié)。物料代碼是ERP系統(tǒng)最基本的信息單元，它是檢索、處理信息數(shù)據(jù)的依據(jù)，物料代碼一旦輸入系統(tǒng)確定發(fā)生業(yè)務(wù)后，一般不允許修改和刪除，它將關(guān)聯(lián)設(shè)計(jì)、技術(shù)、計(jì)劃、生產(chǎn)、銷售、庫存、采購、財(cái)務(wù)、成本、質(zhì)量等信息形成系統(tǒng)的初始基礎(chǔ)數(shù)據(jù)記錄并貫穿在整個(gè)管理流程中。

　　企業(yè)物料信息編碼的系統(tǒng)性以及代碼結(jié)構(gòu)的合理性與信息表達(dá)的豐滿程度(包容性)將對ERP系統(tǒng)的運(yùn)行效率和生命周期起到關(guān)鍵性的重要作用，因此企業(yè)必須下大力氣組織有關(guān)人員，建立本企業(yè)的物料代碼體系。

　　二、編制物料代碼必須具備以下基本特征

　　㈠唯一性

　　指一條物料代碼只能代表一個(gè)指定的物料，即某一個(gè)物料只能找到一條相對應(yīng)的物料代碼，而絕無數(shù)條物料代碼;同理，一條物料代碼也絕無數(shù)項(xiàng)信息。因此，物料代碼的唯一性是編碼中最根本的特性和必須嚴(yán)格遵守的基本原則。確保物料代碼唯一性的主要措施是對編碼對象的特征進(jìn)行樹形結(jié)構(gòu)化的分析歸納及排序分類并采取一定的技術(shù)措施首先做到編碼對象的唯一性。

　�、婵勺x性

　　編碼的目的是為了便于對信息進(jìn)行快速地檢索、查詢、分類、匯總等處理操作。物料代碼設(shè)計(jì)應(yīng)力求簡單明了，容易識別，方便記憶，減少錯(cuò)誤概率，提高操作的效率。因此物料代碼應(yīng)選擇易于記憶的字母、符號或數(shù)字，賦予暗示及聯(lián)想性。信息的分類和排序應(yīng)當(dāng)按照信息的分類特征，采用樹形結(jié)構(gòu)模式組織信息陣矩，充分運(yùn)用電腦快捷自動(dòng)的邏輯處理功能完成物料代碼的操作，使物料代碼具備良好的可讀性。

　　㈢穩(wěn)定性

　　穩(wěn)定性是指信息代碼一旦分配，只要信息的基本特征沒有發(fā)生變化，就應(yīng)保持不變。例如：同一項(xiàng)目的名稱、同一工藝的位號、同一設(shè)備的名稱、同一材料的型號規(guī)格都必須采用相同的標(biāo)識代碼并保持穩(wěn)定不變。即使該項(xiàng)目停止生產(chǎn)，其標(biāo)識代碼應(yīng)至少在近數(shù)年內(nèi)不能用于其他項(xiàng)目上。另外，即便該項(xiàng)目已不在管理中使用，由于要保存歷史紀(jì)錄，需要在數(shù)據(jù)庫中較長期地保留他的標(biāo)識代碼。在編制物料代碼時(shí)所有的信息都應(yīng)當(dāng)按照物料代碼樹結(jié)構(gòu)的形式有序存放，做到編碼集中存檔，始終保持物料代碼的連續(xù)性和完整性。

　�、钄U(kuò)展性

　　物料代碼要考慮到企業(yè)管理組織機(jī)構(gòu)的發(fā)展趨勢以及未來新產(chǎn)品、新材料、新工藝開發(fā)的變化，預(yù)留信息的伸縮延伸余地以有利于物料代碼的逐步擴(kuò)充和不斷完善。

　　㈤操作性

　　在ERP程序中所有操作都是通過數(shù)學(xué)邏輯運(yùn)算來實(shí)現(xiàn)的，為了避免處理錯(cuò)誤而發(fā)生死機(jī)現(xiàn)象，物料代碼應(yīng)使用常用的英文字母或數(shù)字字符，盡可能少用或不用漢字及特殊符號(如‘#’、‘-’、‘*’)等。物料代碼良好的可操作性對建立一個(gè)和諧的應(yīng)用環(huán)境，確保操作的正確性具有重要的意義;同時(shí)對企業(yè)今后實(shí)現(xiàn)條形碼管理奠定良好的基礎(chǔ)。

　　物料代碼的編制過程是一項(xiàng)復(fù)雜嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎�涉及到企業(yè)管理、制造專業(yè)理論、信息管理系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)籌邏輯等知識。筆者在ERP物料編碼的研究和實(shí)施中體會(huì)到：編制科學(xué)實(shí)用的物料代碼體系必須掌握兩個(gè)要點(diǎn)，一是制定行之有效的編碼方案，二是使用科學(xué)合理的編碼方法。有的ERP開發(fā)商常常聲稱自己擁有“物料編碼數(shù)據(jù)庫”可以讓企業(yè)套用現(xiàn)成的代碼體系，實(shí)踐證明這種“參照模式”只能起到演示范例的作用并不能代替企業(yè)自身的物料編碼體系，如果這種“參照模式”延用下去對ERP系統(tǒng)的健壯性和生存力都是十分不利的。所以企業(yè)在實(shí)施ERP時(shí)一定要結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際全盤考慮精心設(shè)計(jì)，把物料代碼的編制視為基礎(chǔ)管理的重中之重，千萬馬虎不得。

　　三、ERP物料信息編碼體系及編制物料代碼的依據(jù)

　　建立企業(yè)信息編碼體系及編制物料代碼時(shí)必須根據(jù)企業(yè)所處的行業(yè)類型、企業(yè)性質(zhì)、生產(chǎn)特點(diǎn)、管理需求等條件，正確合理地選擇國家、行業(yè)、企業(yè)有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(規(guī)范)作為依據(jù)，參照相應(yīng)格式具體實(shí)施編制。

　　例如壓力容器制造企業(yè)物料信息編碼體系設(shè)計(jì)主要依據(jù)如下：

　　1.信息系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)

　　2.企業(yè)信息化建設(shè)案例

　　3.機(jī)電產(chǎn)品分類目錄

　　4.新編機(jī)械設(shè)計(jì)師手冊

　　5.機(jī)械加工工藝師手冊

　　6.化工出版社機(jī)械設(shè)計(jì)手冊2002年(第四版)

　　7.中國建筑工業(yè)出版社2001年新型五金手冊(第二版)

　　8.中國標(biāo)準(zhǔn)出版社2001年壓力容器相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)匯編(第三版)

　　9.中華人民共和國化學(xué)工業(yè)部鋼制管法蘭、墊片、緊固件

　　10.中華人民共和國機(jī)械行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)管路法蘭及墊片、

　　11.中國標(biāo)準(zhǔn)出版社2001年標(biāo)準(zhǔn)緊固件實(shí)用手冊(第二版)

　　12.中國標(biāo)準(zhǔn)出版社鋼管鑄鐵管及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)匯編

　　13.焊接材料手冊

　　14.量刃具手冊

　　15.電工手冊

　　以及其他相關(guān)資料

　　四、ERP物料信息編碼體系及編制物料代碼的基本結(jié)構(gòu)

　　(一)本編碼系統(tǒng)由六級樹形結(jié)構(gòu)組成其基本結(jié)構(gòu)形式。

　　說明：ERP物料信息編碼體系由6級編碼組成。每級編碼用2位(材質(zhì)碼3位、規(guī)格碼3位)阿拉伯?dāng)?shù)字表示，級別之間用?間隔。

　　凡必須明確材質(zhì)的物料，采用6級14位全碼(如金屬材料、法蘭等); 無須明確材質(zhì)的物料，規(guī)格碼自動(dòng)上提一級，采用五級11位編碼(如工量具、儀表、電工器材、產(chǎn)品設(shè)備等)。

　　物料的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及某些特性(例如表面處理：鍍鋅;熱處理：淬火、調(diào)質(zhì)等)在物料名稱中描述。

　　物料編碼采用樹形結(jié)構(gòu)，使用VBA編碼器軟件工具可根據(jù)產(chǎn)品和生產(chǎn)的變化隨時(shí)增添新的物料編碼，且能確保編碼的唯一性。

　　物料編碼無須人工記憶，只需按此規(guī)則規(guī)范操作，編碼由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)按編碼結(jié)構(gòu)自動(dòng)展開形成。

　　(二)編碼體系基本結(jié)構(gòu)分解，如下：

　　1.核算總類編碼(根據(jù)企業(yè)財(cái)務(wù)核算科目的要求設(shè)定)

　　2.原材料大類碼：按物料基本屬性及用途分類

　　3.物料小類碼：(在物料大類中按物料形態(tài)特征分類)

　　4.物料品名碼：(在物料小類中按物料品種分類)

　　5.物料材質(zhì)(性能)碼：(按物料材質(zhì)牌號或機(jī)械性能級別分類)

　　6.物料規(guī)格碼：(輸入時(shí)由系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生隨機(jī)順序碼)

　　(三)物料編碼舉例說明

　　(1)熱軋等邊角鋼50×50×5 材質(zhì)：Q235A

　　物料編碼：01.01.01.04.001.001

　　編碼解釋：原材料_黑色金屬材料_型鋼_熱軋等邊角鋼_Q235A_50×50×5

　　(2)熱軋等邊角鋼50×50×5 材質(zhì)：Q235B

　　物料編碼：01.01.01.04.002.001

　　編碼解釋：原材料_黑色金屬材料_型鋼_熱軋等邊角鋼_ Q235B _50×50×5

　　(3)結(jié)構(gòu)用無縫鋼管 φ19×1.2 材質(zhì)：304

　　物料編碼：01.01.02.07.046.001

　　編碼解釋：原材料_黑色金屬材料_鋼管_結(jié)構(gòu)用無縫鋼管_304_φ19×1.2

　　(4)凸面板式平焊鋼制法蘭 DN200-6 材質(zhì)：304

　　物料編碼：01.15.01.01.046.001

　　編碼解釋：原材料_法蘭_JB系列_凸面板式平焊鋼制法蘭_304_DN200-6

　　(5)六角頭螺栓(半絲) 規(guī)格M20 性能：4.8級

　　物料編碼：01.20.01.01.107.001

　　編碼解釋：原材料_緊固件_螺栓_六角頭螺栓(半絲4.8級)?_M20

　　(6)六角頭螺栓(全絲) 規(guī)格M20性能：8.8級

　　物料編碼：01.20.01.01.109.002

　　編碼解釋：原材料_緊固件_螺栓_六角頭螺栓(全絲8.8級)?_M20

　　(7)外協(xié)加工 主軸φ150×6000 材質(zhì)：45

　　物料編碼：01.22.01.01.013.001

　　編碼解釋：原材料_委外加工件_軸類_主軸_45_φ150×6000

　　五、編制ERP物料代碼的主要思路

　　在具體編制ERP物料代碼過程中必須堅(jiān)持做到：長遠(yuǎn)目標(biāo)與現(xiàn)實(shí)需要相結(jié)合;科學(xué)管理與生產(chǎn)實(shí)踐相結(jié)合;管理規(guī)范化與工作效率、經(jīng)濟(jì)效益相結(jié)合。

　�、抛皂斚蛳�，逐層分解。即從物料管理的主要范圍及操作機(jī)制出發(fā)，確定編碼的總體對象和管理的精細(xì)程度。以財(cái)務(wù)核算科目為龍頭，從原材料、固定資產(chǎn)、工程項(xiàng)目、設(shè)備、在制品等源頭開始，按照物料編碼的樹形結(jié)構(gòu)逐層逐級向下合理分解。

　　⑵由表及里，逐一細(xì)化。根據(jù)各管理層面的工作要求，以業(yè)務(wù)管理流程為主線，對物料的基本屬性和特征逐一進(jìn)行規(guī)范清晰的描述，細(xì)化到具體型號規(guī)格。

　�、且渣c(diǎn)帶面，逐步完善。建立物料信息編碼體系實(shí)質(zhì)上是在制定企業(yè)物料信息管理標(biāo)準(zhǔn)，這項(xiàng)工作涉及面廣、綜合性強(qiáng)、難度大，不可能一蹴而得。因此，以企業(yè)主要工程項(xiàng)目、制造設(shè)備為重點(diǎn)，逐步深入擴(kuò)展、不斷完善，就能起到綱舉目張的良好效果。

　　六、編制ERP物料代碼的具體方法

　　建立ERP物料信息編碼體系及編制物料代碼通常采用人工編制的方法，開發(fā)人員使用EXCEL對物料信息一條條的進(jìn)行編碼。這種方法雖然有一定實(shí)用性，但缺乏系統(tǒng)關(guān)聯(lián)的邏輯性，無法按照物料結(jié)構(gòu)以樹形方式自動(dòng)展開，用手工編制效率低、差錯(cuò)率大、很難確保編碼的唯一性，在編碼制作過程后期隨著編碼的大量增加其重碼、錯(cuò)碼、亂碼也明顯增多，糾錯(cuò)能力大幅度的下降。特別是在ERP初始化數(shù)據(jù)導(dǎo)入時(shí)往往出現(xiàn)大量錯(cuò)誤，由于數(shù)據(jù)冗余大，查找這類錯(cuò)誤十分費(fèi)力，不少ERP應(yīng)用開發(fā)人員為此花費(fèi)了大量時(shí)間。

　　筆者在ERP開發(fā)應(yīng)用中采取了一種新的編碼模式即計(jì)算機(jī)輔助生成編碼的方法，設(shè)計(jì)了一套物料編碼自動(dòng)生成和校驗(yàn)的軟件工具。這套軟件工具由物料編碼自動(dòng)生成器、物料編碼整理校核工具、ERP(金蝶)物料編碼轉(zhuǎn)換成型三個(gè)軟件組成，軟件用ACCESS內(nèi)嵌的VBA (Visual Basic for Application)編程。

　　具體操作時(shí)首先對本企業(yè)物料進(jìn)行分類、細(xì)化、排序，建立物料樹形結(jié)構(gòu)，利用ACCESS數(shù)據(jù)庫主鍵字段唯一性的特點(diǎn)確保物料結(jié)構(gòu)樹各分支的唯一性。定義相對應(yīng)的明細(xì)規(guī)格、計(jì)量單位、材質(zhì)、特性等表項(xiàng)內(nèi)容并作規(guī)范格式化技術(shù)處理，導(dǎo)入物料代碼自動(dòng)生成器后通過編輯操作即可產(chǎn)生結(jié)構(gòu)化物料代碼。

　　然后使用物料編碼整理校核工具對生成的物料代碼集進(jìn)行整理校核保存代碼明細(xì)。

　　最后啟動(dòng)ERP(金蝶)物料編碼轉(zhuǎn)換成型工具按ERP物料通用結(jié)構(gòu)進(jìn)行定義。以金蝶K/3 ERP為例其物料通用結(jié)構(gòu)有近142項(xiàng)，其中最基本的有：代碼、名稱、明細(xì)、物料屬性、計(jì)量單位組、基本計(jì)量單位、默認(rèn)倉庫、數(shù)量精度、最低、最高存量、幣別、計(jì)價(jià)方法、存貨、銷售科目、計(jì)劃、訂貨策略等等。正確定義各項(xiàng)后經(jīng)操作自動(dòng)轉(zhuǎn)換成ERP系統(tǒng)的代碼格式，在ERP系統(tǒng)初始化時(shí)就能正確快速批量的導(dǎo)入物料代碼及相關(guān)信息數(shù)據(jù)。

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