ERP物料信息編碼體系的研究與實踐

　　實施企業(yè)信息化建設(shè)，一個必要的前提和首要的任務(wù)就是對企業(yè)管理信息進行分類與編碼，它將直接關(guān)系到企業(yè)信息系統(tǒng)平臺的運行質(zhì)量和管理工作的狀態(tài)與效率。因此建立科學(xué)合理的信息編碼體系是企業(yè)實施信息化建設(shè)開發(fā)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和各項信息管理的一項最重要的基礎(chǔ)工作和依據(jù)。

　　建立企業(yè)編碼體系及信息編碼工作是一項復(fù)雜系統(tǒng)的基礎(chǔ)工程，涉及到企業(yè)各項業(yè)務(wù)、各種專業(yè)。既要符合企業(yè)的特點和實際，又要考慮到企業(yè)今后的發(fā)展和擴充;既要強調(diào)信息編碼的規(guī)范化，又要方便操作。因此在建立信息編碼體系的具體實施中必須貫徹“統(tǒng)一制定、循序漸進、分批實施、逐步完善”的原則。筆者在壓力容器制造企業(yè)實施ERP的過程中就建立物料信息編碼體系進行了認(rèn)真地研究和實踐，取得了較好的實效。

　　一、建立ERP物料信息編碼體系的重要性

　　建立物料編碼體系是企業(yè)實施企業(yè)信息化建設(shè)平臺應(yīng)用ERP的首要步驟，它是信息管理基礎(chǔ)工作中必不可少的重要環(huán)節(jié)。物料代碼是ERP系統(tǒng)最基本的信息單元，它是檢索、處理信息數(shù)據(jù)的依據(jù)，物料代碼一旦輸入系統(tǒng)確定發(fā)生業(yè)務(wù)后，一般不允許修改和刪除，它將關(guān)聯(lián)設(shè)計、技術(shù)、計劃、生產(chǎn)、銷售、庫存、采購、財務(wù)、成本、質(zhì)量等信息形成系統(tǒng)的初始基礎(chǔ)數(shù)據(jù)記錄并貫穿在整個管理流程中。

　　企業(yè)物料信息編碼的系統(tǒng)性以及代碼結(jié)構(gòu)的合理性與信息表達(dá)的豐滿程度(包容性)將對ERP系統(tǒng)的運行效率和生命周期起到關(guān)鍵性的重要作用，因此企業(yè)必須下大力氣組織有關(guān)人員，建立本企業(yè)的物料代碼體系。

　　二、編制物料代碼必須具備以下基本特征

　�、逦ㄒ恍�

　　指一條物料代碼只能代表一個指定的物料，即某一個物料只能找到一條相對應(yīng)的物料代碼，而絕無數(shù)條物料代碼;同理，一條物料代碼也絕無數(shù)項信息。因此，物料代碼的唯一性是編碼中最根本的特性和必須嚴(yán)格遵守的基本原則。確保物料代碼唯一性的主要措施是對編碼對象的特征進行樹形結(jié)構(gòu)化的分析歸納及排序分類并采取一定的技術(shù)措施首先做到編碼對象的唯一性。

　�、婵勺x性

　　編碼的目的是為了便于對信息進行快速地檢索、查詢、分類、匯總等處理操作。物料代碼設(shè)計應(yīng)力求簡單明了，容易識別，方便記憶，減少錯誤概率，提高操作的效率。因此物料代碼應(yīng)選擇易于記憶的字母、符號或數(shù)字，賦予暗示及聯(lián)想性。信息的分類和排序應(yīng)當(dāng)按照信息的分類特征，采用樹形結(jié)構(gòu)模式組織信息陣矩，充分運用電腦快捷自動的邏輯處理功能完成物料代碼的操作，使物料代碼具備良好的可讀性。

　�、绶�(wěn)定性

　　穩(wěn)定性是指信息代碼一旦分配，只要信息的基本特征沒有發(fā)生變化，就應(yīng)保持不變。例如：同一項目的名稱、同一工藝的位號、同一設(shè)備的名稱、同一材料的型號規(guī)格都必須采用相同的標(biāo)識代碼并保持穩(wěn)定不變。即使該項目停止生產(chǎn)，其標(biāo)識代碼應(yīng)至少在近數(shù)年內(nèi)不能用于其他項目上。另外，即便該項目已不在管理中使用，由于要保存歷史紀(jì)錄，需要在數(shù)據(jù)庫中較長期地保留他的標(biāo)識代碼。在編制物料代碼時所有的信息都應(yīng)當(dāng)按照物料代碼樹結(jié)構(gòu)的形式有序存放，做到編碼集中存檔，始終保持物料代碼的連續(xù)性和完整性。

　　㈣擴展性

　　物料代碼要考慮到企業(yè)管理組織機構(gòu)的發(fā)展趨勢以及未來新產(chǎn)品、新材料、新工藝開發(fā)的變化，預(yù)留信息的伸縮延伸余地以有利于物料代碼的逐步擴充和不斷完善。

　�、椴僮餍�

　　在ERP程序中所有操作都是通過數(shù)學(xué)邏輯運算來實現(xiàn)的，為了避免處理錯誤而發(fā)生死機現(xiàn)象，物料代碼應(yīng)使用常用的英文字母或數(shù)字字符，盡可能少用或不用漢字及特殊符號(如‘#’、‘-’、‘*’)等。物料代碼良好的可操作性對建立一個和諧的應(yīng)用環(huán)境，確保操作的正確性具有重要的意義;同時對企業(yè)今后實現(xiàn)條形碼管理奠定良好的基礎(chǔ)。

　　物料代碼的編制過程是一項復(fù)雜嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ�，涉及到企業(yè)管理、制造專業(yè)理論、信息管理系統(tǒng)、計算機數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)籌邏輯等知識。筆者在ERP物料編碼的研究和實施中體會到：編制科學(xué)實用的物料代碼體系必須掌握兩個要點，一是制定行之有效的編碼方案，二是使用科學(xué)合理的編碼方法。有的ERP開發(fā)商常常聲稱自己擁有“物料編碼數(shù)據(jù)庫”可以讓企業(yè)套用現(xiàn)成的代碼體系，實踐證明這種“參照模式”只能起到演示范例的作用并不能代替企業(yè)自身的物料編碼體系，如果這種“參照模式”延用下去對ERP系統(tǒng)的健壯性和生存力都是十分不利的。所以企業(yè)在實施ERP時一定要結(jié)合本企業(yè)的實際全盤考慮精心設(shè)計，把物料代碼的編制視為基礎(chǔ)管理的重中之重，千萬馬虎不得。

　　三、ERP物料信息編碼體系及編制物料代碼的依據(jù)

　　建立企業(yè)信息編碼體系及編制物料代碼時必須根據(jù)企業(yè)所處的行業(yè)類型、企業(yè)性質(zhì)、生產(chǎn)特點、管理需求等條件，正確合理地選擇國家、行業(yè)、企業(yè)有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(規(guī)范)作為依據(jù)，參照相應(yīng)格式具體實施編制。

　　例如壓力容器制造企業(yè)物料信息編碼體系設(shè)計主要依據(jù)如下：

　　1.信息系統(tǒng)分析與設(shè)計

　　2.企業(yè)信息化建設(shè)案例

　　3.機電產(chǎn)品分類目錄

　　4.新編機械設(shè)計師手冊

　　5.機械加工工藝師手冊

　　6.化工出版社機械設(shè)計手冊2002年(第四版)

　　7.中國建筑工業(yè)出版社2001年新型五金手冊(第二版)

　　8.中國標(biāo)準(zhǔn)出版社2001年壓力容器相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)匯編(第三版)

　　9.中華人民共和國化學(xué)工業(yè)部鋼制管法蘭、墊片、緊固件

　　10.中華人民共和國機械行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)管路法蘭及墊片、

　　11.中國標(biāo)準(zhǔn)出版社2001年標(biāo)準(zhǔn)緊固件實用手冊(第二版)

　　12.中國標(biāo)準(zhǔn)出版社鋼管鑄鐵管及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)匯編

　　13.焊接材料手冊

　　14.量刃具手冊

　　15.電工手冊

　　以及其他相關(guān)資料

　　四、ERP物料信息編碼體系及編制物料代碼的基本結(jié)構(gòu)

　　(一)本編碼系統(tǒng)由六級樹形結(jié)構(gòu)組成其基本結(jié)構(gòu)形式。

　　說明：ERP物料信息編碼體系由6級編碼組成。每級編碼用2位(材質(zhì)碼3位、規(guī)格碼3位)阿拉伯?dāng)?shù)字表示，級別之間用?間隔。

　　凡必須明確材質(zhì)的物料，采用6級14位全碼(如金屬材料、法蘭等); 無須明確材質(zhì)的物料，規(guī)格碼自動上提一級，采用五級11位編碼(如工量具、儀表、電工器材、產(chǎn)品設(shè)備等)。

　　物料的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及某些特性(例如表面處理：鍍鋅;熱處理：淬火、調(diào)質(zhì)等)在物料名稱中描述。

　　物料編碼采用樹形結(jié)構(gòu)，使用VBA編碼器軟件工具可根據(jù)產(chǎn)品和生產(chǎn)的變化隨時增添新的物料編碼，且能確保編碼的唯一性。

　　物料編碼無須人工記憶，只需按此規(guī)則規(guī)范操作，編碼由計算機系統(tǒng)按編碼結(jié)構(gòu)自動展開形成。

　　(二)編碼體系基本結(jié)構(gòu)分解，如下：

　　1.核算總類編碼(根據(jù)企業(yè)財務(wù)核算科目的要求設(shè)定)

　　2.原材料大類碼：按物料基本屬性及用途分類

　　3.物料小類碼：(在物料大類中按物料形態(tài)特征分類)

　　4.物料品名碼：(在物料小類中按物料品種分類)

　　5.物料材質(zhì)(性能)碼：(按物料材質(zhì)牌號或機械性能級別分類)

　　6.物料規(guī)格碼：(輸入時由系統(tǒng)自動產(chǎn)生隨機順序碼)

　　(三)物料編碼舉例說明

　　(1)熱軋等邊角鋼50×50×5 材質(zhì)：Q235A

　　物料編碼：01.01.01.04.001.001

　　編碼解釋：原材料_黑色金屬材料_型鋼_熱軋等邊角鋼_Q235A_50×50×5

　　(2)熱軋等邊角鋼50×50×5 材質(zhì)：Q235B

　　物料編碼：01.01.01.04.002.001

　　編碼解釋：原材料_黑色金屬材料_型鋼_熱軋等邊角鋼_ Q235B _50×50×5

　　(3)結(jié)構(gòu)用無縫鋼管 φ19×1.2 材質(zhì)：304

　　物料編碼：01.01.02.07.046.001

　　編碼解釋：原材料_黑色金屬材料_鋼管_結(jié)構(gòu)用無縫鋼管_304_φ19×1.2

　　(4)凸面板式平焊鋼制法蘭 DN200-6 材質(zhì)：304

　　物料編碼：01.15.01.01.046.001

　　編碼解釋：原材料_法蘭_JB系列_凸面板式平焊鋼制法蘭_304_DN200-6

　　(5)六角頭螺栓(半絲) 規(guī)格M20 性能：4.8級

　　物料編碼：01.20.01.01.107.001

　　編碼解釋：原材料_緊固件_螺栓_六角頭螺栓(半絲4.8級)?_M20

　　(6)六角頭螺栓(全絲) 規(guī)格M20性能：8.8級

　　物料編碼：01.20.01.01.109.002

　　編碼解釋：原材料_緊固件_螺栓_六角頭螺栓(全絲8.8級)?_M20

　　(7)外協(xié)加工 主軸φ150×6000 材質(zhì)：45

　　物料編碼：01.22.01.01.013.001

　　編碼解釋：原材料_委外加工件_軸類_主軸_45_φ150×6000

　　五、編制ERP物料代碼的主要思路

　　在具體編制ERP物料代碼過程中必須堅持做到：長遠(yuǎn)目標(biāo)與現(xiàn)實需要相結(jié)合;科學(xué)管理與生產(chǎn)實踐相結(jié)合;管理規(guī)范化與工作效率、經(jīng)濟效益相結(jié)合。

　�、抛皂斚蛳�，逐層分解。即從物料管理的主要范圍及操作機制出發(fā)，確定編碼的總體對象和管理的精細(xì)程度。以財務(wù)核算科目為龍頭，從原材料、固定資產(chǎn)、工程項目、設(shè)備、在制品等源頭開始，按照物料編碼的樹形結(jié)構(gòu)逐層逐級向下合理分解。

　　⑵由表及里，逐一細(xì)化。根據(jù)各管理層面的工作要求，以業(yè)務(wù)管理流程為主線，對物料的基本屬性和特征逐一進行規(guī)范清晰的描述，細(xì)化到具體型號規(guī)格。

　　⑶以點帶面，逐步完善。建立物料信息編碼體系實質(zhì)上是在制定企業(yè)物料信息管理標(biāo)準(zhǔn)，這項工作涉及面廣、綜合性強、難度大，不可能一蹴而得。因此，以企業(yè)主要工程項目、制造設(shè)備為重點，逐步深入擴展、不斷完善，就能起到綱舉目張的良好效果。

　　六、編制ERP物料代碼的具體方法

　　建立ERP物料信息編碼體系及編制物料代碼通常采用人工編制的方法，開發(fā)人員使用EXCEL對物料信息一條條的進行編碼。這種方法雖然有一定實用性，但缺乏系統(tǒng)關(guān)聯(lián)的邏輯性，無法按照物料結(jié)構(gòu)以樹形方式自動展開，用手工編制效率低、差錯率大、很難確保編碼的唯一性，在編碼制作過程后期隨著編碼的大量增加其重碼、錯碼、亂碼也明顯增多，糾錯能力大幅度的下降。特別是在ERP初始化數(shù)據(jù)導(dǎo)入時往往出現(xiàn)大量錯誤，由于數(shù)據(jù)冗余大，查找這類錯誤十分費力，不少ERP應(yīng)用開發(fā)人員為此花費了大量時間。

　　筆者在ERP開發(fā)應(yīng)用中采取了一種新的編碼模式即計算機輔助生成編碼的方法，設(shè)計了一套物料編碼自動生成和校驗的軟件工具。這套軟件工具由物料編碼自動生成器、物料編碼整理校核工具、ERP(金蝶)物料編碼轉(zhuǎn)換成型三個軟件組成，軟件用ACCESS內(nèi)嵌的VBA (Visual Basic for Application)編程。

　　具體操作時首先對本企業(yè)物料進行分類、細(xì)化、排序，建立物料樹形結(jié)構(gòu)，利用ACCESS數(shù)據(jù)庫主鍵字段唯一性的特點確保物料結(jié)構(gòu)樹各分支的唯一性。定義相對應(yīng)的明細(xì)規(guī)格、計量單位、材質(zhì)、特性等表項內(nèi)容并作規(guī)范格式化技術(shù)處理，導(dǎo)入物料代碼自動生成器后通過編輯操作即可產(chǎn)生結(jié)構(gòu)化物料代碼。

　　然后使用物料編碼整理校核工具對生成的物料代碼集進行整理校核保存代碼明細(xì)。

　　最后啟動ERP(金蝶)物料編碼轉(zhuǎn)換成型工具按ERP物料通用結(jié)構(gòu)進行定義。以金蝶K/3 ERP為例其物料通用結(jié)構(gòu)有近142項，其中最基本的有：代碼、名稱、明細(xì)、物料屬性、計量單位組、基本計量單位、默認(rèn)倉庫、數(shù)量精度、最低、最高存量、幣別、計價方法、存貨、銷售科目、計劃、訂貨策略等等。正確定義各項后經(jīng)操作自動轉(zhuǎn)換成ERP系統(tǒng)的代碼格式，在ERP系統(tǒng)初始化時就能正確快速批量的導(dǎo)入物料代碼及相關(guān)信息數(shù)據(jù)。

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