ERP實(shí)施的各種潛規(guī)則及其應(yīng)對(duì)策略

　　企業(yè)發(fā)展了，總經(jīng)理魏明(化名)的煩惱也越來(lái)越多。以前所有的事情都能一手掌握，現(xiàn)在卻覺(jué)得"鞭長(zhǎng)莫及"，很多事情自己也看不透、聽(tīng)不到了。魏明越來(lái)越覺(jué)得不踏實(shí)，特別是怕中層領(lǐng)導(dǎo)瞞報(bào)信息，而自己卻全然不知。

　　90年代中期，魏明到香港一家公司考察，發(fā)現(xiàn)香港同行借助電腦、網(wǎng)絡(luò)等信息化手段管理企業(yè)，效果非常好�；貋�(lái)之后，他也為公司買了電腦、架了網(wǎng)絡(luò)。即便這樣，魏明感覺(jué)還是不能通盤掌握企業(yè)的運(yùn)營(yíng)信息。

　　就在ERP大行其道時(shí)，魏明也動(dòng)心了。也許ERP能夠讓企業(yè)信息透明化?帶著這種夢(mèng)想，魏明接觸了一些ERP廠商，最終一家專門從事工程管理軟件的公司中標(biāo)了。2003年J公司與之簽訂了50萬(wàn)元的ERP合同。

　　隨后，該軟件公司便開(kāi)始為J公司實(shí)施ERP軟件。結(jié)果卻讓魏明大失所望:2004年花費(fèi)一年時(shí)間上線的系統(tǒng)，卻一個(gè)流程也走不通。魏明急了，為什么在其他公司十分完美的系統(tǒng)，到了自己企業(yè)就死活就走不通呢?

　　這種上不去，下不來(lái)的感覺(jué)讓魏明卡得十分難受，只好四處求教高人來(lái)幫忙解決�？墒钦�(qǐng)來(lái)的"高人"卻一批一批地走了，魏明總結(jié)起來(lái)就是:"我說(shuō)的話，搞技術(shù)的聽(tīng)不懂，技術(shù)專家的滿嘴英文縮寫(xiě)，讓我這個(gè)搞建筑的也弄不明白。"印象最深刻的一次，魏明帶著公司的幾位管理者，同這家公司的技術(shù)人員開(kāi)了一天的會(huì)，大家都試圖用對(duì)方能理解的語(yǔ)言去談，但是最后什么結(jié)果也沒(méi)有。

　　情急之下，魏明開(kāi)始廣發(fā)英雄帖，通過(guò)朋友找到一位既懂技術(shù)又懂管理的CIO。他能不能解決魏明的問(wèn)題呢?

　　這位CIO很快便了解了魏明的意圖，只花了一星期的時(shí)間，就把所有的流程全部理順了。魏明對(duì)這位CIO的評(píng)價(jià)是:"我說(shuō)的話，他一下就能聽(tīng)懂。"

　　然而，理順了流程并不代表ERP能夠順利上線。原來(lái)，魏明只是希望通過(guò)ERP把企業(yè)內(nèi)部的管理對(duì)自己透明，讓自己的眼睛能夠放在每一個(gè)流程當(dāng)中，對(duì)業(yè)務(wù)中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都能了如指掌。

　　可上了ERP之后，魏明發(fā)現(xiàn)它不僅把中層管理者的業(yè)務(wù)透明了，自己的一舉一動(dòng)，公司的一舉一動(dòng)也全部都透明了。

　　這讓魏明更加擔(dān)心了。幾十人的中小企業(yè)，在業(yè)務(wù)操作中，難免有很多業(yè)務(wù)模式處于模糊地帶，成為潛規(guī)則，如果這些信息也都非常透明，公司業(yè)務(wù)不就沒(méi)法干了?讓魏明感到更加不適應(yīng)的是ERP系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)系統(tǒng)。

　　財(cái)務(wù)系統(tǒng)根本沒(méi)有能夠放置這些賬務(wù)的流程，以前能賺的錢賺不了，以前能辦的事兒也辦不成了。這套ERP不但不能提高企業(yè)的管理效率，反而是把企業(yè)發(fā)展的腳步給束縛住了。

　　如果不借助信息系統(tǒng)，魏明所想象的智能化的公司管理目標(biāo)便無(wú)法實(shí)現(xiàn)，公司的發(fā)展壯大也將遇到瓶頸。但是如果按照現(xiàn)在這套ERP的方法，魏明的公司便是違背了整個(gè)行業(yè)的運(yùn)行規(guī)律，可能連日常的經(jīng)營(yíng)都運(yùn)行不下去，魏明該如何選擇呢?

　　ERP實(shí)施要考慮潛規(guī)則

　　方凱旋 沃爾瑪(中國(guó))投資有限公司信息系統(tǒng)部信息系統(tǒng)工程師

　　ERP系統(tǒng)的實(shí)施，不僅要實(shí)現(xiàn)各種顯規(guī)則，還應(yīng)在ERP選型、計(jì)劃階段把各種潛規(guī)則擺上臺(tái)面，從系統(tǒng)和業(yè)務(wù)流程上做出調(diào)整，以滿足企業(yè)的需求，從而達(dá)到ERP實(shí)施的目標(biāo)。

　　魏明選擇了一個(gè)既懂技術(shù)又懂管理的CIO把ERP上了線，但發(fā)現(xiàn)ERP系統(tǒng)太"透明"，且與公司所在的建筑行業(yè)潛規(guī)則格格不入。從根本上說(shuō)，這是因?yàn)樗�上的ERP只遵從了公司和所在行業(yè)的顯規(guī)則，而沒(méi)有考慮企業(yè)、行業(yè)的特殊性，沒(méi)有照顧到行業(yè)和市場(chǎng)的潛規(guī)則。

　　因此，要在一個(gè)企業(yè)中特別是中小民營(yíng)企業(yè)里實(shí)施ERP，不僅要照顧到企業(yè)內(nèi)業(yè)已形成的潛規(guī)則，還要考慮到企業(yè)所在行業(yè)的潛規(guī)則。

　　企業(yè)內(nèi)部有潛規(guī)則

　　首先分析企業(yè)內(nèi)的潛規(guī)則。國(guó)內(nèi)的中小民營(yíng)企業(yè)大都有一定的家族色彩，其中很多創(chuàng)始人都有比較強(qiáng)的個(gè)性，需要牢牢控制著企業(yè)的各個(gè)部門，在企業(yè)的每個(gè)角落深深打下個(gè)人的烙印。

　　案例中的魏明要求"把企業(yè)內(nèi)部的管理對(duì)自己透明，讓自己的眼睛能夠放在每一個(gè)流程當(dāng)中，對(duì)業(yè)務(wù)中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都能了如指掌"就是目前國(guó)內(nèi)諸多中小民營(yíng)企業(yè)管理者真實(shí)的寫(xiě)照。

　　針對(duì)這一管理"潛規(guī)則"，在中小企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)需要管理者明確上馬ERP的目的和目標(biāo)，從自身需求的角度來(lái)組織實(shí)施，而不是簡(jiǎn)單地把業(yè)務(wù)流程理順并切換入ERP系統(tǒng)。對(duì)于大多數(shù)中小型民營(yíng)企業(yè)來(lái)說(shuō)，由于資源、經(jīng)驗(yàn)?zāi)酥琳J(rèn)識(shí)的不足，要做到一步到位絕非易事，但起碼企業(yè)高層應(yīng)明確、公開(kāi)說(shuō)明上馬ERP要達(dá)到的基本目標(biāo)，這是ERP項(xiàng)目成功實(shí)施的最基本要求。

　　案例中的魏明應(yīng)該把自己這方面的需求明白傳達(dá)給CIO，上馬ERP是為了自己更有效掌握公司，而不是讓大家分享公司的管理。相信這個(gè)要求CIO從技術(shù)上很容易就可以實(shí)現(xiàn)。

　　從CIO的角度來(lái)說(shuō)，實(shí)施過(guò)程要有策略，不能盲目去做，要對(duì)公司有個(gè)全面了解，知道哪些東西是現(xiàn)在不能碰的，哪些東西是能碰的，哪些東西是將來(lái)能碰的。

　　遵循行業(yè)潛規(guī)則

　　從大環(huán)境來(lái)說(shuō)，每個(gè)行業(yè)都有自身的特殊性，企業(yè)在商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中遇到顯規(guī)則缺失的情境時(shí)，潛規(guī)則往往起了很關(guān)鍵的作用。這些潛規(guī)則通常被認(rèn)為"慣例"。

　　慣例存在于各行各業(yè)、各方面面，甚至國(guó)際上處理國(guó)與國(guó)之間的關(guān)系有時(shí)還得依靠"慣例"解決。具體到案例涉及的ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)，由于國(guó)內(nèi)的財(cái)務(wù)制度、稅收制度、資產(chǎn)管理制度與國(guó)外很不相同，如果是上馬國(guó)外公司開(kāi)發(fā)的集成ERP系統(tǒng)，其中的財(cái)務(wù)模塊需要做大量更改以適應(yīng)本國(guó)國(guó)情。

　　案例中魏明應(yīng)召集CIO與財(cái)務(wù)部一起找出現(xiàn)有系統(tǒng)與財(cái)務(wù)流程的差距，重新審視公司現(xiàn)有財(cái)務(wù)制度，力求使系統(tǒng)支持現(xiàn)有大部分財(cái)務(wù)流程。同時(shí)財(cái)務(wù)部門也適當(dāng)改變系統(tǒng)目前無(wú)法實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)流程。

　　從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，案例中所暗示的潛規(guī)則會(huì)越來(lái)越少，因?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展需要企業(yè)管理者制定完整、有效的規(guī)則，讓所有事情都擺在陽(yáng)光下，透明、公開(kāi)、公正地進(jìn)行，要不然，如果企業(yè)被不良的潛規(guī)則纏繞在身，企業(yè)的生命周期就會(huì)有短命或長(zhǎng)不大的危機(jī)。

　　綜上所述，ERP系統(tǒng)的實(shí)施，不僅要實(shí)現(xiàn)各種顯規(guī)則，還應(yīng)在ERP選型、計(jì)劃階段把各種潛規(guī)則擺上臺(tái)面，從系統(tǒng)和業(yè)務(wù)流程上做出調(diào)整以滿足企業(yè)的需求，從而達(dá)到ERP實(shí)施的目標(biāo)。

　　靈活應(yīng)對(duì)潛規(guī)則

　　崔言民 青島金王集團(tuán)副總裁

　　一方面，將企業(yè)中所有的業(yè)務(wù)流程都整理出來(lái)，實(shí)現(xiàn)程序化和書(shū)面化;另一方面，分析外部潛規(guī)則，短期內(nèi)可以規(guī)范化的，納入ERP系統(tǒng)管理。

　　案例中的"潛規(guī)則"是一種看不見(jiàn)、摸不著，行之有效、但擺不上桌面的行為方式。

　　西方管理理念中，企業(yè)潛規(guī)則屬于組織行為學(xué)的范疇。管理大師賴特指出，規(guī)則是在組織中，一種被兩個(gè)人或者兩個(gè)以上的人共同認(rèn)同的態(tài)度、觀念、感受、行為，來(lái)指引他們的日常工作，規(guī)則可以是正式的，也可以是非正式的。相對(duì)于公司愿景使命、發(fā)展策略、企業(yè)文化、規(guī)章制度的顯規(guī)則，潛規(guī)則屬于"非正式"的規(guī)則。

　　潛規(guī)則可以分為兩種類型:一種是適應(yīng)外部的，就是企業(yè)在生存和成長(zhǎng)過(guò)程中適應(yīng)環(huán)境要求而存在的，如行業(yè)的潛規(guī)則;另外一類是用于處理內(nèi)部事務(wù)的。在企業(yè)運(yùn)作中，潛規(guī)則每時(shí)每刻都存在，發(fā)揮著它的作用。

　　J公司總經(jīng)理在ERP實(shí)施中梳理流程時(shí)，和企業(yè)運(yùn)作過(guò)程中的潛規(guī)則發(fā)生沖突。這是J公司從小到大，從不規(guī)范走向規(guī)范，必然經(jīng)歷的過(guò)程。根據(jù)潛規(guī)則的類型，這種沖突也分成兩類。

　　ERP VS內(nèi)部潛規(guī)則

　　在J公司的發(fā)展過(guò)程中，沒(méi)有將企業(yè)內(nèi)部規(guī)則制度及時(shí)規(guī)范化、合理化。顯規(guī)則的不完善，使?jié)撘?guī)則的存在成為一種合理。

　　任何一個(gè)企業(yè)中，顯規(guī)則都不可能完全正確和完善，但顯規(guī)則不能發(fā)揮有效作用的時(shí)候，潛規(guī)則就會(huì)凸現(xiàn)，起到實(shí)際的調(diào)節(jié)作用。而企業(yè)發(fā)展是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，不可能用一種規(guī)則去應(yīng)付，縱使是顯規(guī)則，也是在變化之中，可以說(shuō)，規(guī)則總是落后于企業(yè)的發(fā)展，在新的規(guī)則還沒(méi)有建立的時(shí)候，潛規(guī)則就閃亮登場(chǎng)了。

　　而ERP的流程梳理是將企業(yè)中所有的業(yè)務(wù)形成一個(gè)明確的、成文的業(yè)務(wù)規(guī)則，并納入系統(tǒng)，這就將常年在水下運(yùn)行的潛規(guī)則暴露出來(lái)，迫使企業(yè)對(duì)潛規(guī)則持續(xù)不斷的轉(zhuǎn)化、改良。打破不利的潛規(guī)則，轉(zhuǎn)化合理的潛規(guī)則。

　　中國(guó)文化是潛規(guī)則存在的文化心理背景。中國(guó)文化講究"民可使由之，不可使知之"，很多事情你可以去做，但是，至于為什么要這樣，不習(xí)慣告訴別人。這種文化習(xí)慣，也使很多企業(yè)活動(dòng)蒙上了一層神秘色彩，特別是在不同的層級(jí)之中，更是這樣。領(lǐng)導(dǎo)交代下級(jí)做什么事情，有時(shí)候是不說(shuō)明原因的，關(guān)鍵看你的領(lǐng)悟，就產(chǎn)生了很多潛規(guī)則。

　　而ERP系統(tǒng)是企業(yè)的公共信息平臺(tái)，講求的就是打破部門間的壁壘，實(shí)現(xiàn)信息透明，協(xié)調(diào)合作。在ERP系統(tǒng)中，人人都是平等的信息提供者和受益者。這種交流是雙向的，哪些只能"人腦"領(lǐng)悟的，單向的潛規(guī)則是無(wú)法、也不能放到"電腦"中的。

　　ERP VS外部潛規(guī)則

　　J公司總經(jīng)理之所以能看到香港的同行能很好的應(yīng)用ERP系統(tǒng)，其前提條件之一是香港的建筑行業(yè)相對(duì)比較規(guī)范，可以按照標(biāo)準(zhǔn)的財(cái)務(wù)流程進(jìn)行業(yè)務(wù)處理。這些外部的潛規(guī)則，一方面，單個(gè)企業(yè)無(wú)法改變，需要從宏觀層面加大力度，壓縮潛規(guī)則發(fā)揮的空間;另一方面，并不是所有企業(yè)都完全遵從這些行業(yè)的潛規(guī)則。

　　當(dāng)企業(yè)在掘第一桶、第二桶金時(shí)，為了生存需要遵從這些潛規(guī)則。在這過(guò)程中潛規(guī)則或許占主導(dǎo)地位。但是從長(zhǎng)期角度來(lái)看，企業(yè)不斷成長(zhǎng)擴(kuò)大，必定要走向制度的明確化與制度化，顯規(guī)則將成為企業(yè)發(fā)展的主流。

　　因此我建議J公司在真正運(yùn)行ERP系統(tǒng)之前，應(yīng)該完成以下幾件事:

　　1、改變企業(yè)文化，建立一個(gè)相互信任、團(tuán)結(jié)協(xié)作的工作氛圍。

　　從根本上講，J公司總經(jīng)理想上ERP系統(tǒng)的原因不是想打破信息壁壘，實(shí)現(xiàn)更快更好的信息溝通，而是出于對(duì)部屬的不信任(這也是他的潛規(guī)則)。如果高層都是這種思維，如何能要求其它員工能做到相互信任、團(tuán)結(jié)協(xié)作呢?又怎么能讓總經(jīng)理和大家相信ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)是真的呢?

　　2、梳理和優(yōu)化內(nèi)部業(yè)務(wù)流程。將企業(yè)中所有的業(yè)務(wù)流程都整理出來(lái)，把可能找到潛規(guī)則全面曝光并優(yōu)化后，再實(shí)現(xiàn)程序化和書(shū)面化。這樣實(shí)施ERP就會(huì)事半功倍。

　　3、分析外部潛規(guī)則，可以在短期內(nèi)規(guī)范化的，則納入ERP系統(tǒng)管理。需要長(zhǎng)期存在的，則暫時(shí)不納入系統(tǒng)管理。畢竟ERP只是企業(yè)管理的工具之一，它無(wú)法代替人的作用。

　　如同一把雙刃劍，積極、健康、向上的潛規(guī)則可以在企業(yè)中不斷發(fā)揚(yáng)，總結(jié)成比較好的規(guī)章制度，上升為企業(yè)文化，最后為企業(yè)服務(wù)。反之，消極的、不利的潛規(guī)則，諸如一些不能拿到桌面來(lái)談的東西，則屬于一種邊緣行為，需要消滅和改變的。

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