ERP項目實施過程中要如何做好文檔工作

　　文檔是在項目實施過程中進行信息溝通的一種規(guī)范方式，可作為項目實施過程的一個成果進行交流、查閱、引用和保存。

　　從文檔的角度來看，ERP項目的實施過程就是一個文檔制作與實施的過程。以項目規(guī)劃而言，從開始生成項目規(guī)劃文檔初稿，到經過討論最終確定并形成項目規(guī)劃文檔，其實就是一系列文檔管理工作的流程。

　　在ERP項目實施過程中，文檔工作包括的內容相當廣泛，其中大多涉及到項目的具體實施工作。在ERP項目實施的過程中，每一項工作的事前指導、事中實施記錄、事后分析結果都要形成相應的文檔，以便對具體的項目執(zhí)行過程與具體的活動進行記錄。作為項目執(zhí)行過程的記錄，文檔包括了與項目相關的資源及其使用情況，以方便跟蹤與監(jiān)控項目的執(zhí)行。因而，文檔管理工作其實已經成為ERP項目管理過程中的一個重要組成部分，文檔管理工作的好壞，在某種程度上會反映到最終ERP項目的實施成果中。

　　一般來說，ERP項目實施過程中所涉及的文檔包括：項目規(guī)劃文檔、計劃文檔、業(yè)務流程調查報告、業(yè)務流程分析討論記錄、優(yōu)化方案報告、系統(tǒng)需求分析文檔、ERP系統(tǒng)解決方案文檔(包括從初稿到定稿的各階段文檔)、項目管理文檔、培訓文檔、項目變更文檔、項目核準文檔、基礎數(shù)據(jù)準備文檔、基礎數(shù)據(jù)審核批準文檔、軟件安裝文檔、軟件的客戶化過程文檔、軟件二次開發(fā)文檔、系統(tǒng)參數(shù)設置文檔、項目系統(tǒng)測試方案、系統(tǒng)測試過程記錄文檔、測試報告、系統(tǒng)結果確認書、系統(tǒng)維護與系統(tǒng)移交文檔等。

　　根據(jù)業(yè)內部分企業(yè)的經驗，在文檔管理過程中，企業(yè)可以對文檔目錄進行完整的四級管理。比如，其目錄結構中要包括：項目名稱-項目地點-實施階段-對應的ERP模塊名稱。值得提出的是，文件名最好能夠明白易懂，比如，本地生產計劃管理業(yè)務初次調研分析文檔可以命名為“Local_BI_PP_第一次調研記錄”。

　　另外，文檔的版本號管理可以參考以下規(guī)則：

　　創(chuàng)建文件時，文檔設為1.0版。如果內容有所調整，每次調整之后要進行版本升級，并由相關的實施人員簽署其更改人的姓名與更改時間。

　　初次提交給客戶的文檔作為實施人員最終形成的最高版本，但是仍屬于版本1的內容。經過客戶確認或者提出了修改意見后再次提交時，文檔可以由版本1升級為版本2，然后再正式提交，并進行文檔存檔。經過客戶修改后的文件可以逐次提高版本號。

　　在文檔開始部分，管理人員可以列明一個表格，以表明版本控制信息：

　　除用于溝通之外，重要的文檔需要進行各級審核。管理人員一般要確定文檔審核的默認時間(比如3天)，超過預定時間就可以視作確認處理。階段性成果審核的文檔應該由相關客戶公司主管經理簽字，以確認階段性成果符合要求并由客戶予以接受。

　　在ERP實施過程中，客戶可能還會經常發(fā)生項目實施范圍與計劃的變更情況。這時候，文檔管理人員要做的文檔內容應該包括：項目范圍或內容的變更情況以及變更理由、變更部分在項目實施過程中的狀態(tài)、變更對于項目進程和項目費用可能產生的影響等。在內容變更之后，項目文檔進入變更批準流程，經過討論、審核，提交給項目組各級領導。在提交給領導時，相關方面要根據(jù)影響的重要性確定文檔提交的領導層的高度。文檔批準以后方可執(zhí)行。

　　此外，項目文檔管理對于整個ERP項目實施的質量監(jiān)控具有重要意義，這一點就如同ISO體系中的質量記錄。通過對項目計劃與項目目標文檔進行對照，有關方面可以有效地監(jiān)控項目實施的質量。

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