中國(guó)石油辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(oa)采用internet/intranet技術(shù)，基于現(xiàn)代信息管理學(xué)的理念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作。以提高中國(guó)石油辦公自動(dòng)化水平，完善中國(guó)石油各部門(mén)公文、檔案等管理制度;推進(jìn)各部門(mén)辦公的自動(dòng)化、信息化和網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，同時(shí)提高網(wǎng)絡(luò)的利用率;在中國(guó)石油系統(tǒng)內(nèi)部建立同意的辦公管理的信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái);提高信息統(tǒng)計(jì)和分析的水平，實(shí)現(xiàn)預(yù)測(cè)和決策的輔助支持。

　　一、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(oa)主要作用

　　(一)建立內(nèi)部的信息通信平臺(tái)：建立單位內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，使單位內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。同時(shí)在單位內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場(chǎng)所，推進(jìn)了企業(yè)文化建設(shè)，例如企業(yè)門(mén)戶、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡(jiǎn)報(bào)、公告事項(xiàng)等能夠在企業(yè)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠及時(shí)了解企業(yè)的發(fā)展動(dòng)態(tài)，大大增強(qiáng)公司的凝聚力。另外oa系統(tǒng)中的功能模塊員工建議箱建立了員工與公司溝通的一個(gè)有效渠道，調(diào)動(dòng)員工關(guān)心企業(yè)、熱愛(ài)公司、積極參與公司管理的積極性。

　　(二)實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化：變革了單位傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、報(bào)表傳遞、文件管理、檔案管理、會(huì)議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會(huì)簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，提高辦公效率，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。所有人員不需要離開(kāi)辦公室，在微機(jī)上通過(guò)鼠標(biāo)點(diǎn)擊，就可使文件隨來(lái)隨辦、隨辦隨發(fā)、隨發(fā)隨收，文件收發(fā)實(shí)現(xiàn)“零距離”、“零時(shí)間”，大大提高了文件上傳下達(dá)效率，縮短了文件流轉(zhuǎn)周期，不僅降低了機(jī)關(guān)工作人員特別是文書(shū)人員的工作強(qiáng)度，增加了承辦部門(mén)辦理時(shí)間，還有效提高了辦文、辦公質(zhì)量和效率。

　　(三)實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動(dòng)化：可使各類文檔能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個(gè)方便的查找手段。文檔管理自動(dòng)化使各種文檔實(shí)現(xiàn)電子化，通過(guò)電子文件柜的形式實(shí)現(xiàn)文檔內(nèi)容進(jìn)行分門(mén)別類管理，按權(quán)限進(jìn)行使用和共享。同時(shí)也可以把培訓(xùn)員工的材料知識(shí)、規(guī)范制度以及所有有價(jià)值的文稿資料都納入系統(tǒng)中，供新老員工以各種形式進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。完全可以不受時(shí)間、空間的限制。

　　(四)實(shí)現(xiàn)分布式辦公：作為大型企業(yè)，部門(mén)眾多、人員眾多，分支機(jī)構(gòu)異地辦，甚至跨國(guó)，日常溝通的難度和成本都是很大的，有時(shí)還存在信息的誤傳。自動(dòng)化辦公變革了傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，擴(kuò)大了辦公區(qū)域，可在家中、城市各地甚至世界各個(gè)角落通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接隨時(shí)辦公，大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。

　　(五)推進(jìn)了無(wú)紙化辦公，節(jié)省企業(yè)的辦公費(fèi)用支出：將傳統(tǒng)的紙張?zhí)顚?xiě)過(guò)程電子化，尤其是長(zhǎng)途電話、傳真、復(fù)印、打印和辦公用紙費(fèi)用，真正實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的標(biāo)志。

　　(六)搭建知識(shí)管理平臺(tái)：現(xiàn)代oa系統(tǒng)的核心是知識(shí)的管理，目的幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有和潛在的知識(shí)，并在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候?qū)⒄�確的知識(shí)傳遞出去，使企業(yè)員工在實(shí)踐中學(xué)會(huì)采用最為合適的行動(dòng)，避免重復(fù)錯(cuò)誤和重復(fù)勞動(dòng)。系統(tǒng)性利用企業(yè)積累的信息資源、專家技能，改進(jìn)企業(yè)的創(chuàng)新能力、快速響應(yīng)能力、提高辦公效率和員工的技能素質(zhì)。

　　(七)增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控能力：強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理，增強(qiáng)管理層對(duì)組織的控制力，及時(shí)有效監(jiān)控各部門(mén)、各個(gè)人員的工作進(jìn)度情況;實(shí)時(shí)、全面掌控各部門(mén)的工作辦理狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，從而減少差錯(cuò)、防止低效辦公。

　　二、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(oa)目前使用現(xiàn)狀、存在問(wèn)題以及改進(jìn)建議

　　2005年系統(tǒng)實(shí)施至今，基本滿足了中國(guó)石油的遠(yuǎn)程通訊需求，無(wú)論是總公司用戶、領(lǐng)導(dǎo)或是外地分支機(jī)構(gòu)及出差在外人員都可以遠(yuǎn)程通訊及時(shí)的訪問(wèn)公司內(nèi)數(shù)據(jù)資源。但隨著社會(huì)的發(fā)展和管理理念的更新，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(oa)也存在一些不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展新形勢(shì)需要的弊端。

　　(一)安裝類問(wèn)題。oa在安裝過(guò)程中，使用的時(shí)間正字庫(kù)中方正仿宋簡(jiǎn)體、方正小標(biāo)宋簡(jiǎn)體等少量字體，但使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)完整的方正字庫(kù)51個(gè)字體中含有大量繁體字體，有必要精簡(jiǎn)一下安裝程序中集成的方正字庫(kù)，讓安裝包更加小巧一些。其次在正常運(yùn)行中文件模板損壞是常有的事，建議在本機(jī)安裝完之后自動(dòng)備份模板文件，模板損壞時(shí)可以一鍵恢復(fù)，減少重新安裝系統(tǒng)的麻煩。

　　(二)使用類問(wèn)題。1.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(oa)中收發(fā)文治理存在的問(wèn)題及對(duì)策。一是企業(yè)發(fā)文傳送到的用戶，流程無(wú)法進(jìn)行用戶是否打開(kāi)有關(guān)文件的跟蹤，文件治理人員也不知道文件送過(guò)去后，使用人員是否查看;oa中傳閱方式希望設(shè)計(jì)一個(gè)直觀統(tǒng)計(jì)被傳閱人是否已閱的界面;二是沒(méi)有作廢文件標(biāo)識(shí)或作廢文件專欄，作廢文件與現(xiàn)用文件無(wú)法分開(kāi)，也無(wú)法在文件上加注作廢標(biāo)識(shí);2.oa系統(tǒng)中郵件治理存在的問(wèn)題及對(duì)策。內(nèi)部電子郵件的用途是傳送用因工作需要的非正規(guī)材料。但是在應(yīng)用中，有些郵件涉及重要的生產(chǎn)資料、工作方案等企業(yè)內(nèi)部重要資料，在郵件傳送過(guò)程中，沒(méi)有流程跟蹤。因此，重要材料發(fā)郵件時(shí)無(wú)法實(shí)現(xiàn)痕跡治理。

　　三、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(oa)中石油企業(yè)的重要作用

　　2005年系統(tǒng)實(shí)施后至2011年，從各方面提高中國(guó)石油的信息共享、信息傳遞、信息管理的效率，從而提高中石油的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益�，F(xiàn)代企業(yè)要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中爭(zhēng)得一席之地，一是靠人才，二是靠信息，這是企業(yè)取勝的必備條件。企業(yè)的信息化保證企業(yè)全方位得到最新信息。通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，我們可及時(shí)掌握市場(chǎng)信息，正確決策，從而以最快的速度、最好的產(chǎn)品、最低的價(jià)格、最好的服務(wù)，參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，以達(dá)到企業(yè)取勝之目的。