ERP系統(tǒng)運行問題與對策研究

　　A公司是一家大型煉化與銷售一體化的國有企業(yè)，自2006年開始ERP(企業(yè)資源計劃)建設(shè)，從2009年始，每年A公司郁有ERP的建設(shè)項目，而ERP的應(yīng)用依慣性前行。2011年8月22日，公司召開了第二次ERP系統(tǒng)升級動員會，為集團公司的FRP系統(tǒng)版本升級進行準(zhǔn)備，A公司系統(tǒng)應(yīng)該測試的業(yè)務(wù)流程有500個左右，工作角色有1300個左右，也就是說該公司的業(yè)務(wù)流程復(fù)雜，工作角色眾多。如何把復(fù)雜的ERP系統(tǒng)應(yīng)用好、如何及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)問題并及時總結(jié)分析繼續(xù)深化應(yīng)用，就成為當(dāng)前公司ERP系統(tǒng)運行維護的首要問題。

　　二、ERP系統(tǒng)運行中的主要問題

　　1.沒有形成統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程和制度體系

　　A公司ERP系統(tǒng)在逐漸整合統(tǒng)一的過程中，各二級單位尚沒有形成統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程和制度體系，信息系統(tǒng)尚不能全面支撐業(yè)務(wù)運行，系統(tǒng)內(nèi)對銜接的業(yè)務(wù)有不同的理解。

　　如對公司的產(chǎn)銷協(xié)同部分，生產(chǎn)企業(yè)和銷售企業(yè)就有不同的理解，同時公司的信息系統(tǒng)對所屬公司的管控剛剛起步，不論財務(wù)、人事、物資等主要管理內(nèi)容，還是生產(chǎn)、設(shè)備等專業(yè)管理內(nèi)容通過信息系統(tǒng)對所屬公司的管控還處于空白狀態(tài)。

　　2.ERP系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)統(tǒng)一性和協(xié)調(diào)性不足

　　ERP系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)問題突出，集團公司的數(shù)據(jù)脫胎于能源行業(yè)上游，對下游產(chǎn)業(yè)的數(shù)據(jù)特點考慮過少;A公司主力煉廠的數(shù)據(jù)過于個性，沒有全面考慮煉化產(chǎn)業(yè)的中小企業(yè);銷售、設(shè)備等數(shù)據(jù)缺乏統(tǒng)一的管理;HR等數(shù)據(jù)因控股聯(lián)營公司情況復(fù)雜而沒有涉及。這些造成了ERP系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、協(xié)調(diào)性差，統(tǒng)一應(yīng)用無從談起。

　　3.ERP系統(tǒng)運行維護人才流失嚴重

　　A公司的ERP系統(tǒng)運行隊伍主要以關(guān)鍵用戶為核心，很多人員是兼職進行ERP系統(tǒng)運行維護，造成運行維護隊伍的組織結(jié)構(gòu)薄弱松散。煉油和化工系統(tǒng)的關(guān)鍵用戶流失嚴重，運維護人員對系統(tǒng)只是局限在簡單的維護支持，深化應(yīng)用等開展較少。同時，集團公司ERP項目組人員流失也十分嚴重。

　　4.ERP系統(tǒng)的建設(shè)和管理還有待提高

　　下屬公司雖然在A公司總部的直接推動下開始了系統(tǒng)的建設(shè)并卓有成效，但實際上下屬公司的體系建設(shè)還處在發(fā)展過程中，ERP系統(tǒng)對業(yè)務(wù)的支撐、與業(yè)務(wù)的結(jié)合需要磨合一段時間。

　　A公司機關(guān)對系統(tǒng)應(yīng)用和管理較少也是一個問題，如公司的ERP系統(tǒng)財務(wù)模塊還只是簡單的財務(wù)應(yīng)用，HR模塊只應(yīng)用了機關(guān)的工資管理功能。整體上，公司機關(guān)員工并不太了解ERP系統(tǒng)，更淡不上應(yīng)用系統(tǒng)進行管理，其他的ERP系統(tǒng)子模塊在公司本部由于沒有業(yè)務(wù)需求，因而沒有實施，這就造成了本部ERP系統(tǒng)沒有實際的業(yè)務(wù)支撐與推進，管理層級上下沒有呼應(yīng)。

　　5.ERP系統(tǒng)軟件本身和配套系有待完善

　　目前，A公司有些下屬公司ERP系統(tǒng)銷售發(fā)貨單的打印速度非常慢，經(jīng)常點擊打印后沒有響應(yīng)，要過20min其至更久才能打印一張單據(jù)，嚴重影響了發(fā)貨的效率。

　　ERP系統(tǒng)上線之初開發(fā)了許多便于日常操作的ABAP報表，如銷售日報、訂單查詢、發(fā)票查詢等，提高了銷售業(yè)務(wù)日常操作的便利性。但目前多數(shù)公司反映，隨著時間推移，此類報表查詢速度很慢，經(jīng)常半小時也讀取不出一張報表，嚴重影響了工作效率。

　　6.設(shè)備數(shù)據(jù)管理水平有待提高

　　設(shè)備數(shù)據(jù)涉及設(shè)備描述、重量、規(guī)格型號、材質(zhì)、設(shè)備資產(chǎn)編碼、技術(shù)文檔、所屬組織結(jié)構(gòu)等多維度描述的數(shù)據(jù)，目前，A公司有些下屬公司對設(shè)備數(shù)據(jù)錄入不及時，導(dǎo)致很多設(shè)備數(shù)據(jù)維度不全面，主要設(shè)備數(shù)據(jù)分散在各部門，設(shè)備采購時的設(shè)備數(shù)據(jù)主要存放在采購部門，采購部門只把與采辦有關(guān)的數(shù)據(jù)錄入采購訂單，而未更新設(shè)備數(shù)據(jù)，同時設(shè)備還可分解為設(shè)備數(shù)據(jù)清單細化到部件，就需要更加仔細的數(shù)據(jù)錄入，責(zé)任到人。

　　7.設(shè)備維修管理有待提高

　　設(shè)備維修單的錄入數(shù)據(jù)過于簡單，維修內(nèi)容計劃的創(chuàng)建和維修計劃審批過于簡單，文字描述不多，不知道因何創(chuàng)建該工單，在維修過程中對故障描述和維修過程描述較少。導(dǎo)致設(shè)備維修記錄檔案不全面或參考價值降低，不能很好地為下次設(shè)備維修提供指導(dǎo)，同時，開展設(shè)備經(jīng)濟評價的單位很少，無法準(zhǔn)確判斷是維修還是購買新設(shè)備更經(jīng)濟，設(shè)備維修是設(shè)備投入使用最重要的管理內(nèi)容，是設(shè)備整個壽命周期管理的重點，通過完善設(shè)備維修數(shù)據(jù)，可對設(shè)備進行經(jīng)濟評價，同時可對設(shè)備生產(chǎn)廠商進行評價，重點設(shè)備可和生產(chǎn)廠商共同解決使用中的問題。

　　8.ERP系統(tǒng)中的設(shè)備報表有待進一步開發(fā)優(yōu)化

　　目前，A公司ERP系統(tǒng)中的設(shè)備報表主要是技術(shù)報表，設(shè)備維修業(yè)務(wù)在ERP實施前沒有關(guān)于維修費用方面的管理報表，需要到系統(tǒng)中查找相關(guān)數(shù)據(jù)。沒有關(guān)于安全費用方面的設(shè)備投入與維修報表，使得企業(yè)計算稅費時需要到系統(tǒng)中摘錄相關(guān)數(shù)據(jù)。如摘錄不全使得企業(yè)多繳納稅費，無法享受優(yōu)惠政策。

　　三、ERP系統(tǒng)運行對策與措施

　　1.加強制度建設(shè)，固化ERP系統(tǒng)流程

　　隨著A公司系統(tǒng)內(nèi)的制度體系建設(shè)逐步完善，圍繞著已經(jīng)確定好的流程進行ERP系統(tǒng)建設(shè)與深化應(yīng)用。新建和后續(xù)ERP系統(tǒng)依據(jù)制度體系，固化流程體系，完善制度的同時也完善ERP系統(tǒng)，讓制度的落實與ERP系統(tǒng)的固化相結(jié)合。

　　2.統(tǒng)一支持運行維護、規(guī)范流程

　　在A公司系統(tǒng)內(nèi)推進統(tǒng)一ERP系統(tǒng)的支持運行維護，統(tǒng)一規(guī)范運行維護流程。通過公司總體要求，規(guī)范ERP運行維護體系運作的各項細節(jié)，在人員流動及知識轉(zhuǎn)移、系統(tǒng)深化應(yīng)用等具體方面，予以重點要求;尋求培訓(xùn)資源對新增支持人員進行培訓(xùn)。參加集團總公司舉辦的新增關(guān)鍵用戶培訓(xùn)，或者自行組織人員培訓(xùn)，提高相關(guān)人員的技術(shù)水平。

　　3.加大ERP系統(tǒng)人才培養(yǎng)力度

　　對于ERP系統(tǒng)關(guān)鍵用戶及支持人員的培養(yǎng)，A公司應(yīng)做出明確規(guī)定，下屬公司人員調(diào)整需報公司總部審核，并做好相關(guān)交接工作。加大后續(xù)培訓(xùn)與支持力度，通過培訓(xùn)和考核選擇優(yōu)秀業(yè)務(wù)人員充實到ERP系統(tǒng)支持隊伍當(dāng)中。

　　4.提升硬件設(shè)施，完善ERP系統(tǒng)

　　加強各所屬公司網(wǎng)絡(luò)帶寬，目前很多公司的帶寬為2M。隨著視頻、NOTES等方面的流量不斷增加。及時進行帶寬擴容，保障ERP系統(tǒng)的正常運行。ERP系統(tǒng)運行一段時間后，數(shù)據(jù)量積累達到一定程度，抽取報表時需要對比往年數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)抽取及計算的復(fù)雜程度逐步提升，造成報表抽取速度大幅下降，同時需要對ABAP開發(fā)工具的處理功能進行完善加強。優(yōu)化本地客戶端設(shè)置，如客戶端對連接打印的本地設(shè)置應(yīng)盡量選擇群組等待。而非指定一個終端點進行等待，這樣可以在同等條件下由ERP系統(tǒng)自行進行優(yōu)先選擇，提高系統(tǒng)的運行效率。

　　5.加強跨部門合作，全面提升設(shè)備數(shù)據(jù)質(zhì)量

　　對設(shè)備主數(shù)據(jù)進行整理、修補和完善工作，列出設(shè)備數(shù)據(jù)維度清單，明確各部門職責(zé)和數(shù)據(jù)錄入責(zé)任主體，從采購、入庫、領(lǐng)料、維修、經(jīng)濟評價、報廢等各環(huán)節(jié)都提出數(shù)據(jù)錄入要求，從而保障數(shù)據(jù)的完整性。通過抽查和考核等方式檢查數(shù)據(jù)的質(zhì)量，保障數(shù)據(jù)真實準(zhǔn)確，切實提升設(shè)備的數(shù)據(jù)質(zhì)量，為設(shè)備的各項管理工作提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和素材。

　　6.加強設(shè)備人員的管理與培訓(xùn)

　　設(shè)備數(shù)據(jù)和維修出現(xiàn)的問題有管理問題也有培訓(xùn)問題。設(shè)備人員長期處于一線工作，接受培訓(xùn)的機會很少，有些企業(yè)對設(shè)備管理部門不重視，在企業(yè)中處于附屬地位。通過ERP系統(tǒng)的上線，發(fā)現(xiàn)設(shè)備是企業(yè)安全生產(chǎn)和效益的基本保障。通過在系統(tǒng)中與財務(wù)模塊的集成，能真實反映設(shè)備成本。

　　進一步明確ERP系統(tǒng)中各級設(shè)備管理人員、各崗位設(shè)備維護操作人員的權(quán)限和職責(zé)。通過崗位職責(zé)的明確和配套規(guī)章管理制度的到位實現(xiàn)了企業(yè)精細化管理。

　　強化對設(shè)設(shè)備管理等相關(guān)人員的培訓(xùn)工作，尤其是基層一線工作人員，多開展外部培訓(xùn)、多參加外部設(shè)備管理研討會開闊視野，把一線工作做扎實。

　　7.進一步拓展設(shè)備管理模塊的功能

　　在企業(yè)內(nèi)部，要根據(jù)管理需要并會同相關(guān)部門，共同開發(fā)設(shè)備維修費用、安全費用、設(shè)備年運行費用等報表生產(chǎn)功能，提升管理水平;同時密切與設(shè)備生產(chǎn)廠商和ERP系統(tǒng)提供商的合作，三方共同探討提升設(shè)備管理水平的途徑，不斷完善ERP系統(tǒng)中的設(shè)備管理模塊。

　　四、結(jié)論

　　經(jīng)過5年ERP系統(tǒng)運行，在的實踐中不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。提高了職工對ERP系統(tǒng)的認識，提升了系統(tǒng)內(nèi)部信息分析和決策發(fā)布能力，增強了公司的企業(yè)競爭力。通過ERP系統(tǒng)固化管理要求，梳理了A公司的業(yè)務(wù)流程，加強了內(nèi)部控制，提高了風(fēng)險管控能力，做到“只認系統(tǒng)不認人”如通過梳理風(fēng)險控制環(huán)節(jié)，利用系統(tǒng)功能，在財務(wù)的費用控制、設(shè)備管理、物資與采購庫存控制等方面進行了具體管控，降低了管理風(fēng)險。

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