ERP顧問必修:規(guī)劃中的木桶理論

　　ERP項(xiàng)目規(guī)劃的重要性雖然被越來越的人認(rèn)識到，但是，很多企業(yè)還不是很重視規(guī)劃問題，認(rèn)為變化沒有計(jì)劃快，還是隨機(jī)應(yīng)變好。所以，他們就沒做或者做的不適當(dāng)，導(dǎo)致后期實(shí)施時(shí)，實(shí)施范圍的無限擴(kuò)大，實(shí)施成本不斷攀升，項(xiàng)目周期不端延長。其實(shí)，做一個(gè)合理的ERP項(xiàng)目規(guī)劃不是非常難的事情，看過“木桶理論”后，對ERP項(xiàng)目規(guī)劃中常見的注意事項(xiàng)就有了個(gè)大概的了解。

　　木桶理論在中國，已經(jīng)成為了一個(gè)家喻戶曉的理論，但是隨著管理理論的發(fā)展，已經(jīng)發(fā)生了深刻的變革，其內(nèi)涵已經(jīng)豐富了很多。從“木桶理論”，我們可以知道ERP項(xiàng)目規(guī)劃時(shí)，要遵守的幾個(gè)基本準(zhǔn)則。

　　一、木桶的儲水量取決于最短板的長度

　　木捅理論的原始含義指的是木桶的儲水量取決于最短板的長度。若水代表企業(yè)優(yōu)勢的話，那么企業(yè)最大的優(yōu)勢還是取決于企業(yè)最弱的環(huán)節(jié)、最弱的部門。

　　ERP項(xiàng)目把整個(gè)企業(yè)連接成了一條鏈條，環(huán)環(huán)相扣。從銷售預(yù)測，到實(shí)際的銷售計(jì)劃與生產(chǎn)計(jì)劃，再到采購計(jì)劃，再到應(yīng)收應(yīng)付，中間還關(guān)聯(lián)著質(zhì)量、工藝、排程、成本等環(huán)節(jié)，哪一個(gè)環(huán)節(jié)出錯(cuò)，其他環(huán)節(jié)就會受到影響。銷售計(jì)劃不準(zhǔn)，采購計(jì)劃與生產(chǎn)計(jì)劃準(zhǔn)確度必然也不高;生產(chǎn)計(jì)劃不準(zhǔn)，企業(yè)按照什么排程、生產(chǎn);工藝不準(zhǔn)確，企業(yè)如何計(jì)算生產(chǎn)成本，如何安排生產(chǎn)計(jì)劃。

　　所以，企業(yè)管理中的這一個(gè)一個(gè)環(huán)相當(dāng)于組成木桶的一塊塊木版，要想提高企業(yè)的管理水平，提高ERP項(xiàng)目的實(shí)用效果，就要找到企業(yè)最薄弱的環(huán)節(jié)，在做項(xiàng)目規(guī)劃時(shí)，要把此環(huán)節(jié)作為重點(diǎn)考慮，無論在后期的選型，還是培訓(xùn)與流程重組階段，都要非常關(guān)注這些“短木板”，防止因某一環(huán)節(jié)的薄弱而影響到大局。

　　二、一個(gè)木桶的儲水量，還取決于木桶的直徑大小

　　每個(gè)企業(yè)都好比是一個(gè)木通，企業(yè)規(guī)模不同，木桶的直徑也不同;而直徑的大小，也是影響儲水量的非常重要的一個(gè)因素。

　　隨著企業(yè)的發(fā)展，木桶會越來越大，儲水量會越來越多，當(dāng)時(shí)小木桶的底板，變成大木桶后，儲水量提高了，木捅的材質(zhì)是否能承受隨之而來的壓力?

　　在做ERP項(xiàng)目規(guī)劃時(shí)，一方面，不要只著眼于ERP項(xiàng)目本身，其實(shí)，ERP項(xiàng)目規(guī)劃是企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的一部分，至少是企業(yè)信息化規(guī)劃的一部分。也就是說，在做ERP項(xiàng)目規(guī)劃時(shí)，要先考慮企業(yè)的信息化規(guī)劃，考慮在未來可以預(yù)見的年度內(nèi)，除了ERP項(xiàng)目外，是否需要上其他的信息化項(xiàng)目，如客戶關(guān)系管理(CRM)、工作流管理、辦公自動化(OA)系統(tǒng)、電子商務(wù)等，若要上的話，則要考慮后期ERP項(xiàng)目如何與這些項(xiàng)目進(jìn)行整和，而不讓其成為各自為政的系統(tǒng)。

　　另一方面，從ERP項(xiàng)目自身來說，企業(yè)要考慮日后發(fā)展的戰(zhàn)略，是專一的制造型企業(yè)的，還是有可能涉及到終端的銷售，有否可能進(jìn)軍到其他行業(yè)，有否可能在各地設(shè)立分廠等等因素。

　　因?yàn)镋RP是一套裝軟件，是基礎(chǔ)的管理軟件。隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，木桶也就越來越大，儲水量也就越來越多，木桶承受的壓力也就越來越大;雖然木桶越來越大，但是木桶的材質(zhì)沒有發(fā)生變化，其能承受的壓力，不會隨著儲水量的增多，而無限的提高，終有一天，會四分五裂。

　　所以，在ERP做規(guī)劃時(shí)，要給未來留下一定的發(fā)展空間，從ERP選型，到物料編碼的確定，到系統(tǒng)培訓(xùn)，到EDI(電子數(shù)據(jù)交換)，都要給未來可能出現(xiàn)的情況留下空間。

　　三、裝滿水的木痛，最后不一定仍然是滿的

　　儲水量的多少是動態(tài)的，目標(biāo)設(shè)定儲多少水，決定于做多少長的木板，而不是越多越好。多了是浪費(fèi)投資，少了是不求進(jìn)取。大家拿水的時(shí)候，若木桶裝的滿滿的，則拿到目的地的時(shí)候，不可能仍然還是這么滿，因?yàn)樵诼飞嫌捎趧邮幍脑�因，總會有點(diǎn)蕩出;而蕩出的多少，則要看路的狀況。

　　在做ERP規(guī)劃時(shí)，也要避免范圍做的太大、時(shí)間排的太緊、目標(biāo)定的太高。

　　要在長著一年，兩年，短著半年，3個(gè)月，在企業(yè)里實(shí)施ERP項(xiàng)目，企業(yè)資源(包括人力、財(cái)力)等會越顯緊張，所以，要控制ERP所涉及的范圍，不要面面俱到。如辦公用品，若對企業(yè)影響不大的話，就沒必要考慮到ERP系統(tǒng)中去。

　　雖然ERP項(xiàng)目時(shí)間緊，但仍然不能太趕，不能一口吃成大胖子。如有的企業(yè)為了趕進(jìn)度，需求調(diào)研做的粗粗糙糙，業(yè)務(wù)流程重組放棄，系統(tǒng)培訓(xùn)只做操作培訓(xùn)，這些趕進(jìn)度的做法，都給ERP的實(shí)施埋下了隱患。

　　做一個(gè)合理的ERP項(xiàng)目規(guī)劃不是非常難的事情，看過“木桶理論”后，對ERP項(xiàng)目規(guī)劃中常見的注意事項(xiàng)就有了個(gè)大概的了解。

　　有些企業(yè)把ERP看的很偉大，認(rèn)為有了他，就萬事順利，其實(shí)不然。ERP只是個(gè)工具，要靠人去用;ERP也不是神仙手中的點(diǎn)金棒，點(diǎn)點(diǎn)就可以變成金子。由于一開始對于ERP的期望過高，則在ERP項(xiàng)目的后續(xù)階段，都會過于追求完美，最后得不償失。如一家外貿(mào)公司的客戶，在物料編碼時(shí)，太過于追求完備，把海關(guān)編碼中的所有類別都考慮到了，導(dǎo)致編碼光種類就達(dá)好幾千種，在系統(tǒng)后續(xù)的操作中，給輸入、查詢都帶來了不少的麻煩，不但沒有提高效率，反而比以前更費(fèi)時(shí)。最后，只好從新來過。

　　所以，在做ERP規(guī)劃時(shí)，不要太過于追求完美，水不要裝的太滿，不然到時(shí)候由于路況差(企業(yè)基礎(chǔ)管理水平較弱)，反而蕩出的越多，得不償失。

　　四、木桶的形狀決定木桶的儲水量

　　從初中我們就學(xué)過，在周長相同的條件下，圓形的面積大于方形的面積;在高度相同情況下，圓形木桶的儲水量要大于方形木桶的儲水量。它強(qiáng)調(diào)組織結(jié)構(gòu)的運(yùn)作協(xié)調(diào)性和向心力，圍繞一個(gè)圓心，形成一個(gè)最適合自己的圓。

　　從ERP項(xiàng)目的角度來講，在做規(guī)劃時(shí)，就要考慮組成一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，該團(tuán)隊(duì)要有非常好的運(yùn)作協(xié)調(diào)性和向心力，要能圍繞“成功實(shí)施ERP”這一目標(biāo)，把ERP的實(shí)施效果進(jìn)行的最好，使得木桶的儲水量最大。

　　但是，由于部門之間固有的利益沖突，以及部門之間踢皮球現(xiàn)象的存在，要建立一個(gè)有向心力的團(tuán)隊(duì)，不是非常容易的事情。

　　所以，企業(yè)在做ERP項(xiàng)目規(guī)劃時(shí)，就要考慮到這一難題，預(yù)先做一些人事的安排，或者相應(yīng)的培訓(xùn)交流，為后續(xù)的向心力團(tuán)隊(duì)，最好準(zhǔn)備。

　　五、木桶的儲水量還取決于木桶的使用狀態(tài)和相互配合

　　在特定的使用狀態(tài)下，通過相互配合，可增加一定的儲水量，如有意識地把木桶向長板方向傾斜，其儲水量就比正立時(shí)的木桶多得多;或?yàn)榱藭簳r(shí)的提升儲水量，可以將長板截下補(bǔ)到短板處，從而提高儲水量。木桶的長久儲水量，還取決于木桶各木板的配合緊密性，配合要有銜接，沒有空隙，每一塊木板都有其特定的位置和順序，不能出錯(cuò)。如果每塊木板間的配合不好，出現(xiàn)縫隙，最終只能導(dǎo)致漏水。

　　由于ERP項(xiàng)目的復(fù)雜性，決定了ERP不是一蹴而就的事情。所以，在ERP實(shí)施過程中，必然會存在著拆西墻，補(bǔ)東墻的情況。如在系統(tǒng)實(shí)施的第一階段，成本模塊運(yùn)行準(zhǔn)確幾率很小。此時(shí)，財(cái)務(wù)部門就只能先遷就一下，根據(jù)ERP的數(shù)據(jù)內(nèi)容，手動計(jì)算成本。

　　同時(shí)由于ERP各模塊內(nèi)在的聯(lián)系性，在ERP規(guī)劃時(shí)，要充分考慮此內(nèi)容，選擇模塊及安排實(shí)施順序。如若有工藝模塊，則上計(jì)件工資時(shí)，最好先上工藝模塊，因?yàn)槠涫怯?jì)件工資的作業(yè)的前續(xù)作業(yè)，否則的話，很多數(shù)據(jù)都要人工輸入;若不上工藝模塊，則計(jì)件工資可以放在第一階段實(shí)現(xiàn)。若此兩支作業(yè)前后順序顛倒，則會事倍功半，花了大力氣裝水，結(jié)果只有一半的效果，另一半都漏掉了。

　　六、把柄的領(lǐng)導(dǎo)作用

　　一個(gè)木桶，首先它至少要有兩塊最牢固的木板裝成提柄，以能輕松提取。這兩塊長板必須能負(fù)荷起整個(gè)木桶的重量。這就是領(lǐng)導(dǎo)的一把手作用：光光這木桶的板都一樣長，很密合，只是說明有這個(gè)儲水潛力，如何發(fā)揮潛力及把它運(yùn)用出來，必須要有一定的借力，運(yùn)用提或拉的動作操作起來。

　　在ERP項(xiàng)目中，一把手工程已經(jīng)達(dá)成共識。其實(shí)，在做前期的項(xiàng)目規(guī)劃時(shí)，就已經(jīng)開始了一把手工程。

　　前面講過，規(guī)劃是要跟企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略，至少是信息化發(fā)展的戰(zhàn)略結(jié)合起來，而這些戰(zhàn)略只有企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)才清楚。所以，在規(guī)劃時(shí)，企業(yè)的一把手、高層領(lǐng)導(dǎo)就應(yīng)該參與進(jìn)來。

　　在做ERP規(guī)劃時(shí)，要涉及企業(yè)的各方面的資源的調(diào)配，包括人力、時(shí)間、場所等，而只有企業(yè)的一把手才能統(tǒng)籌企業(yè)的全部資源。

　　所以，要搞好ERP實(shí)施，ERP實(shí)施顧問首先要學(xué)的就是如何進(jìn)行ERP規(guī)劃，揚(yáng)長避短，推進(jìn)ERP實(shí)施。

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